Gérer son calendrier au quotidien

Le calendrier est le coeur de votre activité sur Merci Solange. Il vous permet de visualiser, créer et gérer tous vos rendez-vous au quotidien. Ce guide vous présente les différentes vues, les actions disponibles et les bonnes pratiques pour un planning bien organisé.

1. Les vues du calendrier

Votre calendrier propose deux modes de visualisation. Pour passer de l'un à l'autre, ouvrez le menu (icône en haut à droite) et choisissez Vue semaine ou Vue planning.

Vue semaine

La vue par défaut affiche votre semaine complète avec les créneaux horaires en lignes et les jours en colonnes. Vous y voyez :

• Vos rendez-vous sous forme de blocs colorés positionnés sur les créneaux correspondants.
• Vos créneaux de disponibilité récurrents (zones légères en arrière-plan).
• Les absences ponctuelles (zones hachurées ou grisées).

Pour changer de période, utilisez le sélecteur de mois et d'année en haut à gauche. Vous pouvez aussi ajuster la hauteur des créneaux avec les boutons de zoom (loupe + / loupe −) pour rendre la grille plus compacte ou plus aérée.

Vue planning

La vue planning affiche vos rendez-vous sous forme de liste chronologique. Elle est particulièrement utile pour :

• Avoir une vision rapide des rendez-vous à venir.
• Consulter votre planning sur mobile.
• Voir les détails essentiels (heure, client, motif, lieu) en un coup d'oeil.

Lorsque vous avez fait défiler la liste, un bouton Aujourd'hui apparaît pour revenir rapidement à la date du jour.

2. Créer un rendez-vous

Pour créer un nouveau rendez-vous :

1. Cliquez sur un créneau libre dans la vue semaine, ou cliquez sur le bouton + en haut à droite puis choisissez Rendez-vous.
2. Un volet latéral s'ouvre avec le formulaire de création (intitulé Nouveau rendez-vous).
3. Renseignez les informations :
   • Motif de rendez-vous : Choisissez parmi les motifs que vous avez configurés. Vous pouvez en créer un nouveau directement depuis le bouton Nouveau. Le motif fixe par défaut la durée, le tarif et la pause après la séance — chacun reste ajustable.
   • Date et heure : Soit vous laissez Merci Solange vous proposer des créneaux disponibles (Choisir un créneau), soit vous saisissez l'horaire vous-même (Heure manuelle).
   • Client : Recherchez un client existant ou créez-en un nouveau via le bouton Nouveau.
   • Lieu de rendez-vous : Sélectionnez le lieu de consultation, ou activez Rendez-vous en visio ou Au domicile du client.
4. Cliquez sur Créer le RDV pour enregistrer le rendez-vous.

Si la réservation en ligne est activée, les rendez-vous pris par vos clients apparaissent automatiquement dans votre calendrier. Vous n'avez rien à faire.

3. Consulter les détails d'un rendez-vous

Cliquez sur n'importe quel rendez-vous dans le calendrier pour ouvrir le volet Détails du rendez-vous. Il affiche :

• Le statut actuel du rendez-vous.
• Le nom du client, avec ses coordonnées (appeler, envoyer un email) et un lien vers son profil.
• Les informations du rendez-vous (date, heure, durée, lieu, motif, tarif).
• Les notes de séance (voir section 6).
• Les documents joints.
• Le suivi du paiement et l'encaissement.
• Les actions disponibles (confirmer, marquer comme effectué, encaisser, annuler, etc.).

4. Modifier un rendez-vous

Depuis le volet de détails, cliquez sur l'icône crayon (en haut, à côté du statut) pour rouvrir le formulaire et modifier :

• La date et l'heure.
• Le lieu de consultation (cabinet, visio ou domicile).
• Le motif et la durée.
• Le tarif de la séance.

Lorsque vous modifiez l'horaire ou le lieu, Merci Solange vous propose d'envoyer un email au client pour l'informer du changement.

Dès qu'un rendez-vous est rattaché à une facture finalisée, le bouton d'annulation disparaît du volet : un rendez-vous facturé ne peut plus être annulé directement, pour préserver la cohérence de votre comptabilité.

L'icône de modification (le crayon) suit une règle plus stricte : elle disparaît uniquement lorsqu'une facture de séance finalisée (hors facture d'acompte) est rattachée au rendez-vous et qu'aucun avoir ne l'a annulée. Tant qu'il s'agit seulement d'un acompte, vous pouvez encore modifier le rendez-vous, mais plus l'annuler.

Pour rouvrir entièrement un rendez-vous facturé, créditez d'abord la facture concernée par un avoir.

5. Les statuts de rendez-vous

Chaque rendez-vous possède un statut qui reflète son état dans le cycle de vie :

• À confirmer : Le rendez-vous a été demandé (réservation en ligne avec confirmation manuelle) et attend votre validation.
• En attente de paiement : Le rendez-vous attend le règlement de l'acompte ou du paiement demandé à la réservation.
• Confirmé : Le rendez-vous est validé et inscrit dans le planning.
• Effectué : La séance a eu lieu. Ce statut déclenche, si vous l'avez configuré, l'envoi automatique d'une demande d'avis quelques heures plus tard.
• Absent : Le client ne s'est pas présenté. Utile pour le suivi statistique.
• Annulé : Le rendez-vous a été annulé par vos soins.
• Annulé par le client : Le rendez-vous a été annulé à l'initiative du client.

Pour changer le statut, ouvrez le volet de détails du rendez-vous : selon l'état du rendez-vous, les boutons d'action en bas du volet vous permettent de l'Accepter, le Refuser, le marquer Absent ou Effectué, ou de l'annuler.

Lorsque vous confirmez, refusez ou annulez un rendez-vous, Merci Solange vous propose d'envoyer une notification par email au client pour l'en informer.

6. Notes de séance

Chaque rendez-vous dispose d'un espace de notes intégré pour consigner vos observations.

Éditeur enrichi

L'éditeur de notes offre des options de mise en forme :

• Texte en gras, italique, souligné.
• Listes à puces et listes numérotées.
• Titres pour structurer vos notes.

Vous pouvez aussi remplir vos notes automatiquement grâce au Scribe vocal (dictée de la séance) ou au Scan de notes (numérisation d'un document manuscrit).

Documents joints

Vous pouvez joindre des fichiers au rendez-vous (images, PDF, documents). Ils apparaissent dans la section Documents du volet et restent rattachés au client.

Confidentialité

Les notes de séance sont strictement privées. Elles ne sont jamais visibles par le client, sauf si vous partagez explicitement un document via l'espace documents.

7. Actions rapides depuis la page d'accueil

Votre tableau de bord met en avant le rendez-vous sélectionné du jour avec des actions rapides :

• Voir le RDV : Ouvrir le volet de détails du rendez-vous.
• Fiche client : Ouvrir le profil du client.
• Absent : Marquer le client comme non présenté.
• Terminer : Marquer la séance comme effectuée.
• Encaisser le rendez-vous : Ouvrir l'écran d'encaissement pour enregistrer le paiement.
• Annuler le rendez-vous : Annuler le rendez-vous (avec notification optionnelle au client).

Selon que le rendez-vous est à venir ou déjà passé, seules les actions pertinentes sont proposées.

8. Conseils pour un calendrier bien géré

• Mettez à jour les statuts : En fin de journée, prenez l'habitude de marquer vos séances comme effectuées ou absentes. Cela alimente vos statistiques et déclenche les demandes d'avis automatiques.
• Utilisez les notes : Consignez vos observations après chaque séance pour garder un suivi précis de chaque client.
• Vérifiez vos disponibilités : Avant les périodes de vacances ou de formation, pensez à créer des absences ponctuelles pour bloquer les réservations en ligne.
• Consultez votre planning le matin : La page d'accueil vous donne en un coup d'oeil tout ce que vous devez savoir pour la journée.

Des questions ? Écrivez-nous à [email protected], nous sommes là pour vous accompagner.