Créer et signer des devis

Vous pouvez créer des devis personnalisés que vous envoyez par email à votre client. Celui-ci consulte le devis sur une page dédiée, le signe en ligne, et vous le convertissez ensuite en facture en quelques secondes.

Les devis font partie de la facturation, incluse dans les plans Proactivité et Croissance. Avant de créer votre premier devis, complétez vos informations professionnelles (SIRET, adresse, etc.) dans Paramètres > Facturation : le bouton « Nouveau devis » reste désactivé tant qu'elles sont incomplètes.

1. À quoi servent les devis

Les devis sont utiles dès qu'il y a une prestation à valider formellement avant facturation, par exemple :

• Une intervention en entreprise (workshops, ateliers collectifs, séminaires bien-être)
• Un pack de plusieurs séances vendues à l'avance
• Toute prestation sur mesure dont les modalités méritent une trace écrite

Le devis donne au client une visibilité claire sur ce qui sera facturé et constitue une preuve d'accord en cas de désaccord ultérieur.

2. Créer un devis

L'accès aux devis se fait depuis l'onglet Devis de la page Facturation.

Étapes

1. Cliquez sur Nouveau devis.
2. Le panneau de création s'ouvre en 3 étapes :
   • Client : recherchez un client déjà enregistré ou saisissez ses coordonnées manuellement (nom et prénom, email, adresse, code postal, ville sont obligatoires). Activez l'option « Personne morale (entreprise / association) » pour renseigner la raison sociale, le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire (utiles pour les clients professionnels).
   • Prestations : ajoutez une ou plusieurs lignes (description, quantité, prix unitaire HT). Le total se met à jour automatiquement.
   • Récapitulatif : vérifiez la date de validité, les notes et les conditions de paiement, puis cliquez sur Enregistrer en brouillon.
3. Le devis est créé en statut Brouillon.

Pour pouvoir convertir le devis en facture par la suite, sélectionnez un client enregistré dans votre base à l'étape Client. Un devis créé pour un client saisi à la volée peut être envoyé et signé, mais devra d'abord être rattaché à un client enregistré pour être facturé.

TVA

La TVA appliquée est celle configurée dans vos paramètres de facturation (franchise en base de TVA art. 293 B du CGI, ou TVA standard). Elle s'applique à l'ensemble du devis : il n'y a pas de réglage de TVA ligne par ligne.

Mention légale

Une mention légale obligatoire est pré-remplie automatiquement dans les notes pour rappeler que les prestations relèvent du bien-être et non d'un acte médical. Vous pouvez l'éditer mais nous vous recommandons de la conserver.

3. Numérotation

Les devis ont leur propre séquence, indépendante de celle des factures, au format DEV-2026-0001 (préfixe DEV). Le numéro définitif n'est attribué qu'au moment de l'envoi : tant que le devis est en brouillon, il porte une référence provisoire.

Si l'option « Réinitialiser la numérotation chaque année » est activée dans Paramètres > Facturation, la séquence des devis repart à 1 au changement d'année (comme pour vos factures).

4. Envoyer le devis au client

Une fois le devis enregistré en brouillon, vous pouvez :

• Le modifier tant qu'il est en brouillon
• L'envoyer : le devis passe en statut Envoyé, votre client reçoit un email avec un lien sécurisé et le PDF en pièce jointe.

L'email contient :

• Le montant total TTC
• La date de validité
• Un bouton « Consulter et signer le devis » qui mène à une page dédiée, ainsi que le PDF en pièce jointe

5. Que voit votre client

En cliquant sur le lien de l'email, votre client arrive sur une page web dédiée où il consulte :

• Le numéro et la date de validité du devis
• Vos coordonnées (nom, adresse, SIRET, mention de TVA)
• Ses propres coordonnées
• Le détail des prestations (description, quantité, prix unitaire HT, total HT)
• Les totaux HT, TVA, TTC
• Vos notes et conditions de paiement
• Un bouton pour télécharger le PDF

Signature électronique

Sous le devis, un formulaire intitulé « Accepter ce devis » permet à votre client de :

1. Cocher qu'il a lu le devis et qu'il en accepte le contenu
2. Cocher qu'il renonce à son délai de rétractation de 14 jours pour les prestations qui commenceraient avant son expiration (mention prévue par le Code de la consommation)
3. Saisir la mention « Bon pour accord » dans le champ dédié (insensible à la casse et aux accents)
4. Cliquer sur Signer et accepter

Tant que les deux cases ne sont pas cochées et que la mention « Bon pour accord » n'est pas saisie correctement, le bouton reste inactif. Une fois le devis signé, il passe en statut Accepté.

Refus

Votre client peut aussi refuser le devis depuis cette même page, avec un commentaire optionnel pour expliquer sa décision.

6. Les statuts d'un devis

7. Expiration et délai de réponse

Chaque devis a une date de validité (par défaut, 30 jours après l'envoi) que vous pouvez ajuster.

Une fois la date de validité dépassée, votre client dispose encore de 24 heures de tolérance pour signer (par exemple s'il signe le soir même de l'expiration).

Au-delà, le devis passe automatiquement en statut Expiré et ne peut plus être signé. Vous devrez en émettre un nouveau si la prestation reste d'actualité.

8. Convertir un devis accepté en facture

Une fois le devis accepté, le bouton Convertir apparaît dans la liste des devis. Une fenêtre de confirmation récapitule ce qui va se passer ; cliquez sur Confirmer et émettre la facture.

En quelques secondes :

• Une facture standard est créée avec les mêmes prestations, le même client et les mêmes totaux que le devis
• Le devis passe en statut Converti
• La facture et le devis sont liés : la facture référence le numéro du devis et sa date d'acceptation

La conversion nécessite un client enregistré dans votre base. Si le devis a été créé pour un client saisi manuellement, enregistrez d'abord ce client avant de convertir.

Vous pouvez ensuite encaisser la facture via les méthodes habituelles (espèces, chèque, virement, Stripe).

9. PDF et signature

À tout moment, vous pouvez télécharger le PDF du devis depuis la liste des devis.

Le PDF inclut un encart « Bon pour accord » tant que le devis n'est pas signé. Une fois signé, cet encart est remplacé par un bandeau « Devis accepté le [date] » qui atteste la signature électronique.

Pour des raisons légales, l'adresse IP et le navigateur de votre client au moment de la signature sont enregistrés, ainsi qu'une empreinte (hash) du PDF signé pour garantir l'intégrité du document.

10. Annuler un devis

Vous pouvez annuler un devis tant qu'il est en brouillon ou envoyé (avant qu'il soit accepté). L'action Annuler est disponible dans la liste des devis. Le devis passe en statut Annulé et ne peut plus être signé par votre client.

Le renvoi d'un devis déjà envoyé n'est pas possible : pour émettre un nouveau lien de signature, annulez le devis et recréez-en un.

11. Bon à savoir

• Les devis utilisent les mêmes paramètres que vos factures (en-tête, logo, coordonnées, RIB, etc.). Si vous voulez modifier le pied de page ou le visuel, rendez-vous dans Paramètres > Facturation.
• Le wording des prestations et des notes est vérifié automatiquement pour éviter d'utiliser des termes médicaux réservés (diagnostic, traitement, guérir…). Si l'envoi est bloqué, modifiez les termes signalés et réessayez.
• Vos clients n'ont besoin d'aucun compte Merci Solange pour signer un devis. Tout se passe via le lien sécurisé qu'ils reçoivent par email.

Une question, un cas d'usage qui ne rentre pas dans ce qu'on a prévu ? Notre support est à votre écoute.