Aller au contenu

Clients & dossiers

Gestion des clients

Organisez votre base clients : fiches détaillées, historique et communication.

Merci Solange centralise toutes les informations relatives à vos clients dans un espace dédié. Fiches détaillées, historique des rendez-vous, documents partagés, messagerie : tout est réuni pour vous offrir un suivi complet et personnalisé de chaque client.

1. La liste des clients

Accédez à vos clients via la section Clients dans la barre latérale. La page affiche tous vos clients, triés par nom, avec pour chacun :

  • Le nom et prénom, et l'email juste en dessous (un badge rouge signale les messages non lus le cas échéant).
  • Le téléphone : sur mobile, un appui sur le numéro lance l'appel.
  • La dernière séance : le dernier rendez-vous passé, honoré ou confirmé. Une absence ou une annulation ne compte pas.
  • Le prochain rendez-vous prévu.
  • Le nombre de séances et le total encaissé.

Le nombre de clients s'affiche sous le titre. Faites défiler la liste : la suite se charge toute seule, sans changer de page.

Rechercher un client

Tapez dans la barre de recherche n'importe quel morceau de ce que vous savez de votre client : son nom, son prénom, les deux dans n'importe quel ordre, son email, sa ville, son code postal, le nom de son entreprise, ou une partie de son numéro de téléphone.

  • Les accents et les majuscules n'ont pas d'importance : « helene » trouve « Hélène ».
  • Le numéro se tape comme vous voulez : « 06 20 47 », « 0620 » ou « +33 6 20 » retrouvent le même client, quel que soit le format dans lequel le numéro a été enregistré. Les numéros belges, suisses, luxembourgeois et monégasques sont reconnus de la même façon.
  • Plusieurs mots affinent la recherche : « martin aubagne » ne garde que les Martin d'Aubagne.

Filtrer la liste

Dès que votre fichier compte une quinzaine de clients, un bouton Filtres apparaît à côté de la recherche. Les filtres se combinent entre eux et avec la recherche :

  • Rendez-vous : prochain rendez-vous prévu, sans séance depuis 3 mois, 6 mois ou 1 an, aucune séance passée, a manqué un rendez-vous, reste à encaisser.
  • Origine : a déjà réservé en ligne sur votre site.
  • Lieu (si vous consultez dans plusieurs lieux) : clients vus dans un lieu donné.
  • Fiche : anniversaire ce mois-ci, message non lu, sans email, sans téléphone, client entreprise.

Les filtres actifs s'affichent sous la barre de recherche : un clic sur la croix en retire un, Tout effacer les retire tous. Les filtres et le tri restent en place si vous rechargez la page, et vous pouvez garder la page en favori pour retrouver une liste toute prête (par exemple vos clients sans séance depuis 6 mois).

Choisir les colonnes

Le bouton Colonnes vous permet d'afficher les informations qui vous sont utiles : coordonnées (téléphone, email, ville), rendez-vous (dernière et première séance, prochain rendez-vous, nombre de séances, rendez-vous manqués, annulations), encaissements (total encaissé, reste à encaisser, panier moyen) et fiche (client depuis, anniversaire, réservation en ligne, entreprise, accord pour recevoir vos communications). Votre choix est mémorisé sur cet appareil. Rétablir les colonnes par défaut revient à l'affichage d'origine.

Le total encaissé suit la même règle que votre page Facturation : les règlements reçus, moins les remboursements. Une séance réglée avec un bon cadeau n'y est pas comptée une deuxième fois (le bon l'a été à sa vente). Les colonnes d'encaissement n'apparaissent que si la facturation fait partie de votre forfait.

Trier

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier la liste (par exemple par total encaissé ou par dernière séance) ; un second clic inverse l'ordre. Sur mobile, utilisez le menu de tri à côté de la recherche.

Exporter la liste

Le bouton d'export (flèche vers le bas) télécharge la liste telle qu'elle est affichée, recherche et filtres compris, dans un fichier CSV qui s'ouvre avec Excel, Numbers ou LibreOffice. Le fichier contient les coordonnées, la date de naissance, les dates de séance, les compteurs de séances et, si la facturation fait partie de votre forfait, les montants encaissés et restant dus. Il reprend toujours toutes ces informations, quelles que soient les colonnes affichées à l'écran, et ne contient jamais vos notes de séance.

Ce fichier contient des données personnelles de vos clients : conservez-le en lieu sûr et supprimez-le quand vous n'en avez plus besoin. Si vous l'utilisez pour écrire à vos clients, par exemple pour proposer une nouvelle séance, prévoyez dans chaque message un moyen simple de ne plus en recevoir, et n'écrivez à des personnes qui ne sont pas encore clientes qu'avec leur accord préalable.

L'export est réservé aux membres du cabinet qui gèrent les clients : un accès en lecture seule ne peut pas exporter.

2. Ajouter un nouveau client

Pour créer manuellement une fiche client :

  1. Cliquez sur le bouton Nouveau client en haut à droite de la liste. Un panneau latéral s'ouvre.
  2. Renseignez les informations :
    • Prénom et Nom (obligatoires).
    • Email : nécessaire pour la communication (rappels, factures, demandes d'avis).
    • Personne morale : activez cette option si le client est une entreprise. Vous pourrez alors saisir la raison sociale (obligatoire), le SIRET et le numéro de TVA — utiles pour la facturation.
    • Téléphone : utile pour les rappels par SMS.
    • Date de naissance : optionnelle.
    • Adresse : commencez à taper pour utiliser l'autocomplétion. Le code postal et la ville sont extraits automatiquement, et restent modifiables manuellement.
    • Notes : un champ libre pour toute information complémentaire (contexte, préférences, objectifs de la personne).
  3. Cliquez sur Ajouter le client pour créer la fiche.
Les clients qui prennent rendez-vous en ligne via votre site sont automatiquement ajoutés à votre base : le rapprochement se fait sur l'adresse email. Vous n'avez pas besoin de les créer manuellement.

Reprendre une base clients existante

Vous arrivez d'un autre logiciel avec une liste de clients déjà constituée ? Il n'existe pas d'import de fichier en libre-service dans l'application, mais nous le faisons pour vous :

  1. Exportez votre base depuis votre ancien outil au format CSV ou Excel (la plupart des logiciels proposent un bouton « Exporter »).
  2. Envoyez le fichier à [email protected] depuis l'adresse email de votre compte.
  3. Nous vérifions le contenu avec vous, puis nous intégrons les fiches dans votre cabinet. Vous recevez une confirmation quand c'est en ligne.

Les colonnes reprises sont celles de la fiche client : prénom, nom, email, téléphone, date de naissance et adresse. N'y joignez jamais de notes de séance ni d'information sur la santé de vos clients. Les doublons sont rapprochés sur l'adresse email : un client déjà présent dans votre base n'est jamais créé deux fois.

En dessous d'une vingtaine de clients, la saisie manuelle est souvent plus rapide que l'export : comptez une trentaine de secondes par fiche. Au-delà, l'import vous fait gagner du temps.

3. La fiche client détaillée

Cliquez sur un client dans la liste (ou sur l'icône Voir le dossier) pour ouvrir sa fiche complète dans un panneau latéral. En haut du panneau, des boutons d'action permettent de Modifier la fiche, de créer un Nouveau rendez-vous ou un Nouveau devis. La fiche est organisée en cinq onglets :

Vue d'ensemble

L'onglet d'accueil regroupe l'essentiel : les coordonnées du client, ses prochains rendez-vous, ses documents et ses bons cadeaux éventuels.

Rendez-vous

Retrouvez la liste de tous les rendez-vous du client :

  • Date et motif de chaque séance.
  • Statut (confirmé, effectué, absent, annulé).
  • Montant et statut de paiement.

Cliquez sur un rendez-vous pour ouvrir son détail complet.

Notes

Cet onglet réunit deux espaces :

  • Notes personnelles : un bloc de texte libre pour vos notes de suivi. Elles sont enregistrées automatiquement dès que vous quittez le champ.
  • Suivi des séances : la liste des séances pour lesquelles vous avez saisi des notes. Cliquez sur une séance pour rouvrir son détail.

Messages

Si le client utilise son espace client en ligne, cet onglet vous permet d'échanger des messages avec lui. Les messages non lus sont signalés par un badge dans la liste des clients.

Documents

Les documents associés au client apparaissent ici. Vous pouvez en ajouter, les prévisualiser ou les supprimer. Voir l'article Le coffre-fort : ranger vos documents pour en savoir plus.

4. Modifier les informations d'un client

Pour modifier les coordonnées d'un client :

  1. Depuis la liste, cliquez sur l'icône Modifier le client, ou ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton Modifier en haut du panneau.
  2. Le même panneau de saisie que pour la création s'ouvre, pré-rempli avec les informations existantes.
  3. Modifiez les champs souhaités et cliquez sur Modifier le client pour enregistrer.

Les notes personnelles font exception : vous pouvez les éditer directement dans l'onglet Notes de la fiche, elles sont enregistrées automatiquement.

La modification de l'email d'un client met à jour l'adresse utilisée pour les rappels automatiques, les factures et les demandes d'avis. Assurez-vous de l'exactitude de cette information.

5. Communication avec vos clients

Merci Solange offre plusieurs canaux de communication avec vos clients :

Messagerie intégrée

Depuis la fiche client, l'onglet Messages vous permet d'écrire à un client et de lui joindre des documents (exercice, fiche, audio). Il reçoit votre message par e-mail et retrouve les documents dans son espace client : voir Écrire à un client et lui envoyer un document.

  • Les messages sont stockés de manière sécurisée dans votre espace.
  • Lorsqu'un client vous écrit depuis son espace, vous recevez une notification (cloche). Un badge rouge signale les messages non lus dans la liste des clients.
  • Vous pouvez aussi ouvrir la messagerie d'un client directement depuis la liste, via l'icône Envoyer un message ou le badge de messages non lus.

Rappels automatiques

Si vous avez configuré les rappels dans Paramètres > Relation & Communication > Rappels de rendez-vous, vos clients reçoivent automatiquement un rappel avant chaque rendez-vous (par email ou SMS).

Demandes d'avis

Après une séance marquée comme terminée, une demande d'avis est envoyée automatiquement au client (si la fonctionnalité est activée). Consultez l'article Récolter des avis pour rassurer vos futurs clients pour en savoir plus.

Quand un email n'arrive pas chez votre client

Si la messagerie de votre client refuse un email que vous lui avez envoyé (confirmation, rappel, facture…) parce que son adresse n'existe pas ou n'est plus active, Merci Solange vous prévient :

  • une notification apparaît sur votre tableau de bord, dans le groupe Emails non remis, et vous la recevez aussi par email ;
  • la fiche du client affiche l'encart Les emails n'arrivent pas à cette adresse, avec l'email concerné et l'adresse en entier, pour repérer facilement une faute de frappe.

Vérifiez l'adresse avec votre client, puis cliquez sur Corriger l'adresse dans l'encart. L'encart disparaît dès que l'adresse est modifiée, et les emails suivants partent vers la nouvelle adresse.

Corriger l'adresse ne renvoie pas l'email perdu. S'il s'agissait d'une facture, téléchargez-la depuis l'onglet Rendez-vous de la fiche pour la transmettre à votre client. S'il s'agissait d'une confirmation ou d'un rappel, prévenez-le par un autre moyen : les SMS, eux, ne dépendent pas de l'adresse email.

Deux précisions utiles :

  • Vous ne recevez qu'une alerte par adresse. Si un rappel échoue ensuite à la même adresse, aucune seconde notification ne part : l'encart de la fiche reste affiché tant que l'adresse n'est pas corrigée.
  • Si votre client vous confirme que l'adresse est la bonne (une boîte fermée puis réactivée, par exemple), écrivez-nous à [email protected].

Vous pouvez choisir comment recevoir cette alerte depuis Paramètres > Vos notifications, à la ligne « Email non remis à un client ».

Les anniversaires du mois

Le 1er de chaque mois, Merci Solange vous signale les clients dont l'anniversaire tombe dans le mois qui commence. Vous recevez une notification, et la liste s'affiche également sur votre tableau de bord, avec le jour de chacun.

Chaque nom est cliquable : vous arrivez directement sur la fiche du client, d'où vous pouvez lui poser un rendez-vous ou consulter vos notes.

Rien n'est envoyé à vos clients. Ce rappel vous est destiné à vous seul : Merci Solange n'écrit jamais à vos clients pour leur anniversaire. Le geste que vous souhaitez faire (un mot, une attention, un tarif préférentiel) reste entièrement le vôtre.

Pour que cela fonctionne, la date de naissance doit être renseignée dans la fiche du client. Elle se saisit à la création de la fiche ou plus tard, via le bouton Modifier.

Deux précisions utiles :

  • Si aucun de vos clients n'a son anniversaire ce mois-ci, vous ne recevez rien et rien ne s'affiche sur votre tableau de bord. C'est normal : nous préférons ne rien afficher plutôt qu'un encart vide.
  • Vous pouvez désactiver ce rappel, ou le recevoir par email plutôt que dans l'application, depuis Paramètres > Vos notifications, à la ligne « Anniversaires de vos clients ». Décocher App retire aussi la liste du tableau de bord.

6. Supprimer un client

Si vous devez supprimer une fiche client :

  1. Dans la liste, cliquez sur l'icône Supprimer le client (corbeille) sur la ligne du client concerné.
  2. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s'affiche.
La suppression masque définitivement le client de votre interface : vous ne pourrez plus le retrouver dans la liste, dans les recherches ni dans les statistiques. Pour des raisons légales (comptabilité, traçabilité des séances facturées), les données associées (rendez-vous passés, factures, notes) sont conservées en base mais ne vous sont plus accessibles. Une restauration n'est possible que par notre support, sur demande explicite.

7. Bonnes pratiques de gestion

  • Renseignez l'email systématiquement : c'est le canal principal de communication (rappels, factures, avis). Un client sans email ne pourra pas recevoir ces notifications.
  • Utilisez les notes : le champ de notes libres de la fiche client est idéal pour consigner des informations de contexte (préférences, objectifs, points d'attention) qui ne sont pas liées à une séance spécifique.
  • Consultez l'historique : avant chaque séance, jetez un oeil aux notes de la séance précédente et à l'historique du client pour assurer un suivi de qualité.
  • Évitez les doublons : si un client réserve en ligne avec une adresse email différente de celle déjà enregistrée, une seconde fiche peut être créée. Pensez à conserver une seule fiche par client.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.