Synchroniser avec Google Agenda

Si vous utilisez Google Agenda au quotidien, la synchronisation avec Merci Solange vous permet de centraliser tous vos rendez-vous au même endroit. Plus besoin de jongler entre deux agendas : vos rendez-vous créés dans Merci Solange apparaissent automatiquement dans Google Agenda, et les événements de Google Agenda sont pris en compte pour bloquer vos créneaux dans Merci Solange. Ce guide vous accompagne dans la mise en place et l'utilisation de cette synchronisation.

1. Accéder aux paramètres de synchronisation

Pour configurer la synchronisation Google Agenda :

1. Rendez-vous dans Paramètres via le menu latéral de votre espace d'administration.
2. Cliquez sur la section Agenda Google.
3. Vous accédez à la page de configuration de la synchronisation.

Si vous n'avez jamais connecté de compte Google, cette page vous propose de lancer le processus de connexion.

2. Connecter votre compte Google

La connexion se fait via le protocole sécurisé OAuth de Google. Aucun mot de passe n'est partagé avec Merci Solange.

Étapes de connexion

1. Cliquez sur le bouton "Connecter Google Agenda".
2. Vous êtes redirigé vers la page d'authentification Google.
3. Connectez-vous avec le compte Google dont vous souhaitez synchroniser l'agenda.
4. Google vous demande d'autoriser Merci Solange à accéder à votre agenda. Cliquez sur "Autoriser".
5. Vous êtes redirigé vers Merci Solange. La connexion est établie.

Quelles autorisations sont demandées ?

Merci Solange demande l'accès nécessaire à la gestion de vos événements de calendrier :

• Lire vos agendas (pour détecter les créneaux occupés). Cet accès est en lecture seule et porte sur les agendas de votre compte Google.
• Créer des événements (pour y inscrire vos rendez-vous Merci Solange).
• Modifier et supprimer des événements (pour répercuter dans Google Agenda les modifications et annulations de vos rendez-vous Merci Solange).
• Votre adresse e-mail et les informations de base de votre profil Google (nom, photo), pour identifier le compte connecté.

Merci Solange n'a aucun accès à votre boîte Gmail, à vos contacts, à vos fichiers Drive ou à vos autres données Google. Les autorisations se limitent à votre adresse e-mail, à votre profil de base et à vos agendas. Vous gardez le contrôle : vous pouvez révoquer ces accès à tout moment depuis Merci Solange ou depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google.

3. Synchronisation bidirectionnelle

Une fois la connexion établie, vous activez la synchronisation en plaçant le bouton Activer la synchronisation sur « activé », puis en cliquant sur Enregistrer les paramètres. La synchronisation fonctionne alors dans les deux sens, en temps réel.

De Merci Solange vers Google Agenda

Chaque rendez-vous créé, modifié ou annulé dans Merci Solange est automatiquement répercuté dans votre Google Agenda :

• Création : Un nouvel événement apparaît dans votre Google Agenda avec le nom du client, le motif de la séance et le lieu.
• Modification : Si vous déplacez un rendez-vous (changement d'heure, de date ou de lieu), l'événement Google est mis à jour en conséquence.
• Annulation : Si un rendez-vous est annulé, l'événement est supprimé de votre Google Agenda.

De Google Agenda vers Merci Solange

Les événements présents dans les agendas que vous avez choisi de surveiller sont pris en compte par Merci Solange pour la gestion de vos disponibilités :

• Si vous avez un événement personnel dans un agenda surveillé (rendez-vous, réunion, etc.), le créneau correspondant sera automatiquement bloqué dans Merci Solange.
• Vos clients ne pourront pas réserver sur un créneau déjà occupé dans votre Google Agenda.
• Cela vous évite les doubles réservations et les conflits d'emploi du temps.

4. Gestion des conflits

La synchronisation bidirectionnelle implique une gestion intelligente des conflits de créneaux.

Comment les conflits sont gérés

• Lorsqu'un créneau est occupé par un événement d'un agenda surveillé, ce créneau apparaît comme indisponible dans votre agenda Merci Solange.
• Les clients qui tentent de réserver en ligne ne verront pas ce créneau dans les disponibilités proposées.

Événements pris en compte

Seuls les événements marqués comme occupés dans Google Agenda (le réglage par défaut) bloquent vos créneaux. Les types suivants sont pris en compte :

• Événements simples (rendez-vous, réunions).
• Événements récurrents (cours hebdomadaire, réunion mensuelle).
• Événements sur la journée entière (jour férié, vacances).

Un événement Google dont la disponibilité est réglée sur « Disponible » (au lieu de « Occupé ») ne bloque aucun créneau dans Merci Solange. Si vous souhaitez qu'un événement bloque vos disponibilités, vérifiez qu'il est bien marqué comme « Occupé » dans Google Agenda.

Les événements créés par Merci Solange dans votre Google Agenda ne sont pas comptés comme des créneaux occupés : ils correspondent déjà à vos rendez-vous Merci Solange, il n'y a donc aucun risque de doublon.

5. Choisir vos agendas

Merci Solange distingue deux réglages, que vous pouvez configurer indépendamment si votre compte Google possède plusieurs agendas (personnel, professionnel, partagé).

Agenda de destination

Une liste déroulante Agenda de destination vous permet de choisir où les rendez-vous Merci Solange seront ajoutés. Tous vos rendez-vous Merci Solange seront créés dans cet agenda.

Agendas à surveiller (blocage)

En dessous, chaque agenda de votre compte Google dispose d'un bouton. Activez-le pour que les événements de cet agenda bloquent les créneaux proposés à la réservation. Vous pouvez surveiller plusieurs agendas en même temps.

Pensez à cliquer sur Enregistrer les paramètres après chaque modification. Vous pouvez changer ces réglages à tout moment ; les événements déjà créés dans l'agenda de destination précédent resteront en place.

Anonymiser les événements

Un bouton Anonymiser les événements vous permet de protéger la confidentialité de vos clients dans votre agenda Google. Lorsqu'il est activé, seule l'initiale du nom de famille du client est affichée dans l'événement (par exemple « Jean D. »). Ce réglage est activé par défaut.

Bonnes pratiques

• Agenda dédié : Vous pouvez créer un agenda Google spécifique pour votre activité et le choisir comme agenda de destination. Cela vous permet de bien séparer vos rendez-vous professionnels de vos événements personnels dans Google Agenda.
• Agenda existant : Si vous préférez tout centraliser, choisissez votre agenda principal comme destination et surveillez-le également pour le blocage. Tous vos rendez-vous (personnels et professionnels) seront visibles au même endroit.

6. Déconnexion

Si vous souhaitez arrêter la synchronisation, vous pouvez révoquer l'accès de Merci Solange à votre Google Agenda à tout moment.

Comment se déconnecter

1. Rendez-vous dans Paramètres > Agenda Google.
2. Cliquez sur le bouton "Déconnecter".
3. Confirmez la déconnexion. L'accès de Merci Solange à votre Google Agenda est immédiatement révoqué.

Un bouton "Reconnecter (Rafraîchir)" est également disponible : il relance l'autorisation Google sans déconnecter votre compte, utile si la synchronisation est interrompue.

Ce qui se passe après la déconnexion

• Les événements déjà créés dans votre Google Agenda par Merci Solange ne sont pas supprimés. Ils restent dans votre calendrier Google.
• Les rendez-vous dans Merci Solange ne sont pas affectés.
• La synchronisation est simplement arrêtée : les nouveaux rendez-vous ne seront plus créés dans Google Agenda, et les événements Google ne bloqueront plus vos créneaux dans Merci Solange.

Vous pouvez reconnecter votre compte à tout moment en suivant à nouveau les étapes de connexion.

7. Disponibilité selon votre abonnement

La synchronisation Google Agenda est incluse dès le plan Essentiel, et donc dans tous les plans payants de Merci Solange (Essentiel, Proactivité, Croissance).

• Pendant votre essai gratuit de 2 mois (plan Essentiel), la synchronisation est accessible pour que vous puissiez la tester.
• Après l'essai, cette fonctionnalité reste incluse dans tous nos forfaits.
• Pour vérifier votre plan actuel ou changer d'abonnement, rendez-vous dans Paramètres > Mon Abonnement.

La synchronisation vous fait gagner un temps précieux en éliminant la double saisie et en évitant les conflits de créneaux. C'est un outil essentiel si vous utilisez déjà Google Agenda dans votre quotidien.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.