Écrire à un client et lui envoyer un document

Après une séance, vous voulez envoyer à votre client l'exercice dont vous avez parlé, un audio de relaxation ou simplement un petit mot. Depuis sa fiche, vous lui écrivez en quelques secondes et vous joignez vos documents : il reçoit votre message par e-mail, à votre nom, et retrouve les documents dans son espace client. Plus besoin d'ouvrir votre boîte mail.

1. Comment ça fonctionne

1. Vous écrivez votre message depuis la fiche du client et vous joignez, si vous le souhaitez, un ou plusieurs documents.
2. Votre client reçoit un e-mail à votre nom qui contient le texte de votre message.
3. Les documents ne sont jamais joints à l'e-mail : ils l'attendent dans son espace client. Un bouton dans l'e-mail l'y conduit ; il reçoit alors un code par e-mail pour s'y connecter.
4. Pour vous répondre, votre client a deux possibilités :
   • répondre directement à l'e-mail : sa réponse arrive dans votre boîte e-mail habituelle ;
   • vous écrire depuis son espace client : sa réponse apparaît dans l'onglet Messages de sa fiche.

2. Écrire un message

Avant de commencer

• Votre propre adresse e-mail doit être confirmée. Si ce n'est pas encore fait, cliquez sur le lien reçu à votre inscription. Sans cette confirmation, l'envoi est refusé avec le message « Vérifiez votre adresse email pour publier votre site ou envoyer des communications. »
• Votre client doit avoir une adresse e-mail dans sa fiche (voir la partie 6).

Étapes

1. Ouvrez la fiche du client, puis l'onglet Messages. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Envoyer un message depuis la liste des clients. [📸 Screenshot : onglet Messages de la fiche client, zone d'écriture en bas]
2. Écrivez votre message dans la zone « Écrivez à {Prénom}… ». Un compteur indique où vous en êtes : 1 000 caractères au maximum.
3. Si vous le souhaitez, joignez des documents avec le trombone (voir la partie 3).
4. Cliquez sur le bouton d'envoi (la flèche).
5. Un message de confirmation s'affiche : « Message envoyé à {Prénom}. »

Sous la zone d'écriture, un rappel vous indique toujours à quelle adresse part le message : « {Prénom} recevra ce message par e-mail à {adresse}. Les documents restent dans son espace client. »

Le texte de votre message part par e-mail. Restez simple, par exemple « Voici l'exercice dont nous avons parlé », et gardez le détail pour le document joint ou pour la séance.

3. Joindre des documents

Cliquez sur le trombone (« Joindre un document ou un audio »). Vous pouvez joindre jusqu'à 5 documents par message, en choisissant parmi trois sources :

• Documents de {Prénom} : les documents déjà rangés dans la fiche de ce client.
• Mes documents : votre bibliothèque de documents réutilisables (exercices, fiches, audios) que vous envoyez à plusieurs clients.
• Importer un fichier : un fichier de votre ordinateur. Formats acceptés : PDF, Word, Excel, PowerPoint, images (JPG, PNG, WebP) et audio (MP3, M4A). [📸 Screenshot : menu du trombone avec les trois choix]

Ranger un fichier dans « Mes documents » pour le réutiliser

Quand vous importez un fichier, la case « Garder dans mes documents pour le réutiliser » vous permet de le ranger dans votre bibliothèque. Elle est décochée par défaut : sans elle, le fichier est simplement rangé dans la fiche du client.

Cochez-la uniquement pour un document général, qui ne contient aucune information sur un client (par exemple une fiche d'exercice de respiration ou un audio de relaxation). Comme l'écran vous le rappelle : « Ne choisissez ici que des documents qui ne contiennent aucune information sur un client : ils peuvent être partagés avec plusieurs personnes. »

Les documents joints à un message sont automatiquement partagés avec le client : il peut les consulter et les télécharger depuis son espace client. Le nom des fichiers n'apparaît pas dans l'e-mail.

4. Suivre vos messages

Sous chaque message que vous avez envoyé, une petite mention vous indique ce qu'il est devenu :

• « Envoyé par e-mail » : votre client a bien reçu l'e-mail.
• « Non envoyé par e-mail » : le message est enregistré dans son espace client, mais aucun e-mail n'est parti (limite atteinte ou adresse qui refuse nos envois, voir la partie 6).
• « Lu » : votre client a ouvert le message dans son espace client.

« Lu » signifie que votre client a ouvert son espace client et vu le message. Un client qui lit seulement l'e-mail sans se connecter à son espace n'apparaîtra pas comme « Lu ».

5. Les alertes qui vous aident à bien écrire

Pendant que vous écrivez, des alertes peuvent s'afficher. Elles ne bloquent pas l'envoi : elles vous invitent simplement à relire.

• Un mot lié à la santé : « Votre message mentionne « {mot} ». Un e-mail peut être lu par d'autres personnes : mieux vaut garder ce détail pour la séance ou pour un document joint, qui reste dans son espace client. »
• Des mots commerciaux (offre, promotion, nouvelle prestation…) : si votre message présente une autre prestation ou une offre, il devient un message commercial, et un message commercial exige l'accord préalable de la personne.
• Une adresse jamais confirmée par le client : « Cette adresse n'a pas encore été confirmée par {Prénom} : vérifiez-la avant d'envoyer. » Cela arrive quand le client n'a jamais réservé en ligne ni ouvert son espace client. Vérifiez qu'il n'y a pas de faute de frappe avant d'envoyer.

6. Limites et cas particuliers

• Client sans adresse e-mail : vous ne pouvez pas lui écrire, car c'est son adresse qui lui donne accès à son espace client. Cliquez sur « Ajouter son e-mail » pour compléter sa fiche.
• Nombre d'e-mails limité : au plus 5 e-mails par client et 50 e-mails pour tout votre cabinet sur 24 heures. Au-delà, votre message est bien enregistré dans l'espace client, mais il n'est pas envoyé par e-mail, et un message vous le signale. Ces limites protègent vos clients des envois en trop grand nombre.
• Adresse qui refuse nos envois : si la messagerie de votre client a déjà refusé un de vos e-mails, le message reste dans son espace client. Vérifiez son adresse dans sa fiche (voir Gestion des clients).
• Pas d'envoi groupé : chaque message part à un seul client. Il n'y a ni newsletter, ni envoi libre à plusieurs clients, ni SMS. Pour une séance collective, voir la partie 8.

7. Prévenir un client quand vous ajoutez un document dans sa fiche

Vous pouvez aussi partager un document sans écrire de message :

1. Ouvrez la fiche du client, onglet Documents, puis cliquez sur « Ajouter un fichier ».
2. Choisissez la visibilité « Partagé ».
3. La case « Prévenir {Prénom} par e-mail » apparaît, cochée par défaut : votre client recevra un e-mail lui indiquant qu'un document l'attend dans son espace client. Décochez-la si vous ne souhaitez pas le prévenir. [📸 Screenshot : fenêtre d'ajout de fichier avec la case « Prévenir par e-mail »]

Le partage depuis la page Coffre-fort (plusieurs clients à la fois) ne prévient personne. Pour en savoir plus sur le partage de documents, consultez Le coffre-fort : ranger vos documents.

8. Envoyer un support après une séance collective

Après un atelier ou une séance de groupe, vous pouvez envoyer un exercice ou un support à toutes les personnes inscrites :

1. Dans votre agenda, ouvrez la séance collective et cliquez sur « Écrire aux personnes inscrites ».
2. Dans Sujet, choisissez « Suite de la séance (exercice, support) ».
3. Écrivez votre message puis cliquez sur « Joindre depuis Mes documents » pour ajouter vos supports. [📸 Screenshot : fenêtre « Écrire aux personnes inscrites » avec la catégorie Suite de la séance]

Chaque personne inscrite reçoit le message séparément par e-mail et retrouve les documents dans son espace client.

Pour une séance collective, seuls les documents de Mes documents peuvent être joints, car ils sont envoyés à plusieurs personnes. N'y mentionnez aucune information personnelle sur une personne inscrite.

Des questions ? Écrivez-nous à [email protected], nous vous accompagnons.