Demander un acompte pour confirmer un rendez-vous

Un rendez-vous non honoré, c'est un créneau perdu et une séance qui ne sera jamais rattrapée. Avec l'acompte à la demande, vous choisissez, rendez-vous par rendez-vous, de demander un acompte avant de confirmer : votre client règle en ligne, le rendez-vous se confirme tout seul, et le créneau se libère automatiquement si rien n'est réglé dans le délai. Rien ne change pour tous vos autres rendez-vous.

1. Comment ça fonctionne

Le principe tient en quatre étapes :

1. Sur un rendez-vous précis, vous demandez un acompte (montant et délai de votre choix).
2. Votre client reçoit un email avec un lien de paiement sécurisé.
3. Dès l'acompte réglé, le rendez-vous est confirmé automatiquement : votre client reçoit son email de confirmation habituel, et vous êtes prévenu. L'acompte est déduit du montant de la séance, le solde s'encaisse en séance comme d'habitude.
4. Sans règlement dans le délai, le rendez-vous est annulé automatiquement et le créneau redevient disponible.

L'acompte à la demande concerne les rendez-vous individuels. Pour sécuriser les inscriptions à un atelier collectif, voir la section 8.

Ne confondez pas avec le paiement à la réservation, qui se configure motif par motif et s'applique alors à toutes les réservations de ce motif (voir Activer la réservation en ligne, section 6). L'acompte à la demande, lui, est une décision au cas par cas : vous le demandez uniquement quand vous en ressentez le besoin.

Quand le proposer ? Trois situations typiques : un premier rendez-vous avec un client que vous ne connaissez pas encore, un client qui a déjà manqué une séance, ou un créneau particulièrement engageant pour vous (séance longue, déplacement à domicile).

2. Activer l'acompte à la demande

Avant de commencer

Deux prérequis :

• Être sur le forfait Proactivité ou Croissance (voir Tarifs et abonnements).
• Avoir activé l'encaissement en ligne avec votre compte Stripe, depuis Paramètres > Finance & Gestion > Paiements en ligne. Si ce n'est pas encore fait, comptez une dizaine de minutes de saisie, puis le temps de vérification de votre compte par Stripe : le guide complet est dans Paiements en ligne avec Stripe.

Étapes

1. Rendez-vous dans Paramètres > Gestion des RDV > Règles de réservation.
2. Dans la section « Délais et confirmation », repérez l'interrupteur « Acompte à la demande », juste sous « Réservation instantanée ».
3. Activez-le. C'est tout : les options d'acompte apparaissent désormais sur vos rendez-vous.

[📸 Screenshot : la section « Délais et confirmation » avec l'interrupteur « Acompte à la demande » activé]

L'option est désactivée par défaut. Tant que vous ne l'activez pas, aucun bouton ni aucune option d'acompte n'apparaît dans votre espace.

S'il vous manque un prérequis, l'interrupteur reste grisé et vous indique directement ce qu'il reste à faire, avec un lien vers la bonne page (passer au forfait Proactivité, ou activer l'encaissement en ligne).

3. Sur une demande de réservation en ligne

Cette section ne vous concerne que si vous êtes en confirmation manuelle, c'est-à-dire si la « Réservation instantanée » est décochée dans vos règles de réservation : chaque réservation en ligne arrive alors dans votre agenda avec le statut « À confirmer » (voir Activer la réservation en ligne, section 3). Si votre réservation instantanée est activée (le cas le plus fréquent), vos réservations en ligne sont confirmées directement : passez à la section 4, l'acompte à la demande s'applique alors aux rendez-vous que vous créez vous-même.

1. Ouvrez le rendez-vous « À confirmer » dans votre agenda.
2. En bas du panneau de détails qui s'ouvre sur la droite (le « volet »), à côté des boutons Accepter et Refuser, cliquez sur « Accepter avec acompte ».
3. Dans la fenêtre « Demander un acompte pour confirmer », vérifiez le montant : il est prérempli avec l'acompte configuré sur le motif ou, à défaut, avec 30 % du prix de la séance, arrondis à l'euro. Ce montant prérempli convient dans la plupart des cas ; vous pouvez l'ajuster si besoin, de 1 € au prix de la séance.
4. Choisissez le délai pour régler : 12, 24 ou 48 heures (24 heures sont présélectionnées lorsque le délai le permet). La date et l'heure limites s'affichent en toutes lettres.
5. Cliquez sur « Envoyer la demande ».

[📸 Screenshot : la fenêtre « Demander un acompte pour confirmer » avec le montant prérempli et le délai 24 h sélectionné]

Le rendez-vous passe alors « En attente d'acompte » et le créneau reste réservé pour votre client : personne d'autre ne peut le prendre pendant ce temps.

Pour un rendez-vous proche, les délais qui iraient au-delà de 2 heures avant la séance sont grisés. Et à moins de 3 heures de la séance, la demande n'est plus proposée du tout (le temps que votre client voie l'email, la séance serait passée) : acceptez le rendez-vous normalement, puis encaissez sur place ou par lien de paiement (voir Facturation et encaissements, « Payer par QR Code »).

4. À la création d'un rendez-vous

Deuxième cas : un rendez-vous que vous créez vous-même, par exemple pris au téléphone.

1. Créez le rendez-vous comme d'habitude (voir Gérer son calendrier au quotidien).
2. En bas du formulaire, dépliez « Plus d'options ».
3. Activez « Demander un acompte pour confirmer », puis vérifiez le montant et le délai (mêmes règles que ci-dessus).
4. Le bouton de validation devient « Créer et envoyer la demande d'acompte » : cliquez, tout part en une fois.

[📸 Screenshot : le formulaire de création avec « Plus d'options » déplié et l'option d'acompte activée]

La demande part par email : la fiche de votre client doit comporter une adresse email. Si elle en est dépourvue, complétez d'abord la fiche.

Si nos emails n'ont pas pu être remis à ce client (adresse erronée ou désinscription de nos envois), l'application vous prévient au moment où vous créez la demande, et vous propose de transmettre le lien de paiement vous-même. Rien n'est perdu : voir la section 6.

5. Ce que reçoit votre client

Votre client reçoit un email clair avec le motif, la date du rendez-vous, le montant de l'acompte et la date limite de règlement, ainsi qu'un rappel des conditions de remboursement et un lien vers les conditions d'annulation de votre site. Le ton reste simple et courtois : l'acompte y est présenté comme l'étape qui confirme le rendez-vous, le créneau étant déjà réservé pour votre client. Demander un acompte est une pratique courante et professionnelle ; et si vous préférez finalement ne pas attendre le règlement, le bouton « Confirmer sans acompte » reste disponible à tout moment (voir la section 6).

Le bouton de l'email ouvre une page de paiement sécurisée : le règlement se fait par carte bancaire via Stripe, comme pour les paiements à la réservation, et les données bancaires ne transitent jamais par Merci Solange.

Dès que l'acompte est réglé :

• Le rendez-vous est confirmé automatiquement, sans action de votre part.
• Votre client reçoit l'email de confirmation habituel.
• Vous recevez une notification.
• L'acompte est enregistré dans votre suivi d'activité et déduit du montant de la séance : le jour venu, vous n'encaissez que le solde. Une facture d'acompte est émise, ou reste à émettre plus tard, selon votre réglage d'émission des factures (voir Facturation et encaissements).

6. Pendant l'attente du règlement

Tant que l'acompte n'est pas réglé, le rendez-vous porte le badge « En attente d'acompte » et son volet affiche une section « Acompte demandé » : montant, date limite et état de la demande.

Dès l'envoi de la demande, et à tout moment, trois boutons vous y laissent la main :

• « Copier le lien de paiement » : envoyez le lien vous-même, par SMS ou par messagerie par exemple. C'est la solution quand l'adresse email de votre client ne peut pas recevoir nos messages (adresse bloquée ou désinscrite) : l'application vous le signale dès la création de la demande.
• « Prolonger le délai » : accordez une nouvelle fenêtre de 12, 24 ou 48 heures (toujours plafonnée à 2 heures avant la séance).
• « Confirmer sans acompte » : le rendez-vous est confirmé immédiatement, votre client reçoit sa confirmation, et la totalité de la séance s'encaissera le jour venu. Utile après un échange de vive voix, par exemple.

[📸 Screenshot : la section « Acompte demandé » du volet de rendez-vous avec les trois boutons]

À mi-parcours du délai (au bout de 12 heures pour un délai de 24 heures, par exemple), si rien n'est réglé, une relance automatique part à votre client, et vous êtes prévenu (notification dans l'application et par email) : c'est le bon moment pour prolonger le délai, confirmer sans acompte, ou tout simplement appeler votre client.

Vous pouvez aussi, à tout moment, annuler le rendez-vous depuis son volet : la demande d'acompte est alors annulée et le lien de paiement cesse de fonctionner.

7. Si l'acompte n'est pas réglé à temps

À l'expiration du délai, tout se fait sans vous :

• Le rendez-vous est annulé automatiquement et le créneau redevient réservable en ligne.
• Le lien de paiement cesse d'accepter les règlements : la page indique à votre client que la demande a expiré, il ne peut pas payer après coup.
• Votre client reçoit un email l'informant que son rendez-vous n'a pas pu être confirmé, avec une invitation à reprendre rendez-vous.
• Vous recevez une notification pour vous tenir informé.

Dans le cas très rare d'un règlement qui se croise avec l'expiration, tout est géré automatiquement : le rendez-vous est reconfirmé si le créneau est encore libre, sinon l'acompte est intégralement remboursé.

Si le client revient vers vous, reprenez simplement un rendez-vous, avec ou sans nouvelle demande d'acompte : à vous de juger.

8. Limites et cas particuliers

• Séances de groupe et ateliers : l'acompte à la demande ne s'applique pas aux séances collectives. Pour sécuriser les inscriptions d'un atelier, utilisez le paiement à la réservation du motif concerné (Paramètres > Gestion des RDV > Motifs de consultation, section « Paiement à la réservation »).
• Une seule demande à la fois : un rendez-vous déjà en attente d'acompte ne peut pas recevoir une seconde demande. Pour relancer, utilisez « Prolonger le délai » ou « Copier le lien de paiement ».
• Remboursement : si le rendez-vous est annulé après le règlement, l'acompte suit le délai de remboursement configuré sur le motif (champ « Délai de remboursement en cas d'annulation », dans Paramètres > Gestion des RDV > Motifs de consultation), exactement comme un paiement à la réservation : remboursement automatique si l'annulation intervient dans la fenêtre autorisée, remboursement manuel possible depuis le volet du rendez-vous sinon. En cas d'absence de votre client le jour de la séance, le sort de l'acompte relève des conditions d'annulation publiées sur votre site : traitez chaque situation au cas par cas depuis le volet du rendez-vous.
• Rendez-vous imminent : à moins de 3 heures de la séance, la demande d'acompte n'est plus proposée. Encaissez sur place ou par lien de paiement (voir Facturation et encaissements, « Payer par QR Code »).

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