Rappels de rendez-vous automatiques

Les absences non prévues sont l'un des plus grands défis des praticiens. Merci Solange vous permet de configurer des rappels automatiques envoyés par email ou SMS avant chaque rendez-vous, afin de réduire ces absences et d'offrir une expérience professionnelle à vos clients.

1. Accéder aux paramètres de rappel

Pour configurer vos rappels, rendez-vous dans Paramètres > Relation & Communication > Rappels de rendez-vous. Vous y trouverez deux sections distinctes : les rappels par email et les rappels par SMS.

La fonctionnalité de rappels est disponible à partir du forfait Proactivité (et inclus dans le forfait Croissance). Si vous êtes sur le forfait Essentiel ou en période d'essai sans cette option, vous verrez un écran vous invitant à passer à un forfait supérieur.

2. Créer une règle de rappel

Pour ajouter un nouveau rappel, cliquez sur le bouton « Ajouter » dans la section correspondante (Rappels par email ou Rappels par SMS).

Un panneau latéral s'ouvre et vous propose de configurer les paramètres suivants :

Délai du rappel

Définissez combien de temps avant le rendez-vous le rappel doit être envoyé. Vous renseignez un nombre d'heures dans le champ « Délai (en heures avant le rendez-vous) ». Par exemple :

• 24 heures avant : le rappel classique, recommandé pour la plupart des praticiens.
• 2 heures avant : un rappel de dernière minute, utile pour les consultations en visio.
• 48 heures avant : pour donner le temps à votre client de se réorganiser si besoin.

Vous pouvez créer plusieurs règles de rappel pour combiner les délais. Par exemple, un rappel email 48h avant et un rappel SMS 2h avant.

Ciblage

Le champ « Ciblage » vous permet de choisir quels rendez-vous déclencheront le rappel :

• Tous les rendez-vous : le rappel s'applique à l'ensemble de votre agenda.
• Premier rendez-vous : uniquement pour les clients qui viennent pour la première fois.
• Personnes ayant déjà manqué un rendez-vous : uniquement pour les clients qui ont déjà eu une absence (rendez-vous marqué comme « absent ») par le passé. Pratique pour insister auprès des clients les plus à risque d'oubli.
• Rendez-vous en visio uniquement : utile pour rappeler le lien de connexion avant une consultation à distance.
• Rendez-vous au cabinet uniquement : pour les rendez-vous en présentiel (cette option s'applique à tous les rendez-vous qui ne sont pas en visio).

3. Canaux disponibles : email et SMS

Rappels par email

Les rappels par email n'entament pas votre solde de SMS : aucun crédit n'est consommé pour les envoyer. Le contenu du message est personnalisable via les modèles de messages (voir section 4). L'email contient les informations du rendez-vous et, pour les consultations en visio, le lien de connexion.

Rappels par SMS (crédits)

Les rappels par SMS sont généralement lus plus rapidement que les emails, ce qui en fait un canal efficace pour limiter les absences. Chaque SMS envoyé consomme un crédit de votre solde.

Votre solde de SMS restants est affiché directement dans la section « Rappels par SMS », avec un bouton « Acheter des crédits » pour recharger si nécessaire.

4. Contenu du rappel

Le contenu des messages de rappel est entièrement personnalisable. Vous pouvez modifier les modèles depuis Paramètres > Relation & Communication > Modèles de messages, dans la catégorie « Rappels ».

Il existe trois modèles de rappel distincts :

• Rappel (Sur place) : pour les rendez-vous en présentiel, incluant l'adresse du cabinet.
• Rappel (Visio) : pour les consultations à distance, incluant le lien de connexion.
• Rappel (Domicile) : pour les rendez-vous à domicile, incluant l'adresse de la consultation.

Chaque modèle dispose d'une version email et d'une version SMS.

Variables disponibles

Vous pouvez insérer des variables dynamiques dans vos messages pour les personnaliser automatiquement :

• {{patientFirstName}} — le prénom du client
• {{patientLastName}} — le nom du client
• {{appointmentDate}} — la date du rendez-vous
• {{appointmentTime}} — l'heure du rendez-vous
• {{appointmentReason}} — le motif du rendez-vous
• {{appointmentPlace}} — le lieu du rendez-vous
• {{practitionerFirstName}} — votre prénom
• {{practitionerLastName}} — votre nom
• {{videoLink}} — le lien de visio (pour les rappels de type Visio)
• {{clientPortalLink}} — le lien vers l'espace client
• {{signature}} — votre signature

5. Modifier ou supprimer une règle

Pour modifier un rappel existant, cliquez simplement sur sa carte. Le panneau latéral s'ouvre avec les valeurs actuelles, que vous pouvez ajuster.

Pour supprimer une règle, cliquez sur l'icône de corbeille présente sur sa carte (ou depuis le panneau latéral d'édition). Une confirmation vous sera demandée avant la suppression définitive.

6. Fonctionnement concret

Voici comment se déroule l'envoi d'un rappel dans la pratique :

1. Un rendez-vous est confirmé dans votre agenda (que ce soit par réservation en ligne ou par création manuelle).
2. Le système vérifie en continu les rendez-vous à venir et envoie le rappel lorsque le délai configuré est atteint.
3. Le rappel est alors envoyé à votre client par le canal choisi (email et/ou SMS), selon le ciblage de la règle.
4. Un même rappel n'est jamais envoyé deux fois pour le même rendez-vous.

Les rappels ne sont envoyés que pour les rendez-vous ayant le statut « Confirmé ». Les rendez-vous en attente de validation ne déclenchent pas de rappel.

7. Bonnes pratiques

Voici nos recommandations pour tirer le meilleur parti des rappels automatiques :

• Un rappel email 24h avant est un bon point de départ. C'est la configuration la plus courante et celle qui offre le meilleur rapport effort/résultat.
• Ajoutez un rappel SMS 2h avant pour les visio. Vos clients oublient parfois les consultations à distance ; un SMS de dernière minute avec le lien de connexion peut faire la différence.
• Combinez email et SMS pour les rendez-vous importants : l'email donne les détails complets, le SMS sert de rappel court.
• Gardez vos SMS courts. Limitez-vous aux informations essentielles : date, heure, lieu. Votre client peut consulter l'email pour les détails.
• Surveillez votre solde de SMS. Pensez à recharger des crédits avant qu'ils ne s'épuisent, surtout en période de forte activité.
• Personnalisez vos messages avec le prénom de votre client. Un message personnalisé est plus engageant qu'un message générique.

8. Cas particuliers

Rendez-vous créés manuellement

Les rappels fonctionnent de la même manière pour les rendez-vous que vous créez manuellement dans votre agenda. Il suffit que le rendez-vous ait le statut « Confirmé » et que votre client ait une adresse email (pour les rappels email) ou un numéro de téléphone (pour les rappels SMS).

Rendez-vous déplacés

Si vous déplacez un rendez-vous dont le rappel n'a pas encore été envoyé, celui-ci sera envoyé en fonction de la nouvelle date et heure. En revanche, si le rappel a déjà été envoyé avant le déplacement, il ne sera pas réémis pour la nouvelle date : votre client ne recevra jamais deux fois le même rappel pour un même rendez-vous. Pensez à le prévenir vous-même si vous repoussez un rendez-vous après l'envoi du rappel.

Rendez-vous annulés

Si un rendez-vous est annulé, il ne déclenche plus de rappel : votre client ne recevra aucun rappel pour un rendez-vous qui n'a plus lieu.

Des questions ? Notre équipe est disponible à l'adresse [email protected] pour vous accompagner.