Rappels de rendez-vous automatiques

Les absences de dernière minute sont l'un des plus grands défis d'un cabinet. Pour vous aider à les limiter, Merci Solange envoie automatiquement à vos clients un rappel avant chaque rendez-vous, par email et par SMS — sans que vous ayez rien à configurer.

Ce guide explique comment ces rappels fonctionnent, comment voir exactement ce que reçoivent vos clients, comment les modifier ou les désactiver, et comment fonctionnent les 100 SMS inclus chaque mois.

1. Déjà activés par défaut : rien à configurer

Dès que vous êtes sur le forfait Proactivité (ou Croissance), deux rappels sont préparés et activés automatiquement pour vous :

• un rappel par email, envoyé 24 h avant chaque rendez-vous confirmé ;
• un rappel par SMS, envoyé 24 h avant lui aussi.

Vous n'avez aucune manipulation à faire : vos clients reçoivent ces rappels signés de votre nom, à partir du moment où leur rendez-vous est confirmé dans votre agenda.

Dans Paramètres > Relation & Communication > Rappels de rendez-vous, ces deux rappels apparaissent avec un badge « Par défaut ». Vous restez entièrement libre : vous pouvez les modifier, en ajouter d'autres, les désactiver ou les supprimer à tout moment (voir la section « Activer, désactiver ou supprimer un rappel »).

[📸 Screenshot : l'écran Rappels de rendez-vous avec les deux cartes badgées « Par défaut » (email et SMS)]

Les rappels sont inclus à partir du forfait Proactivité (et dans le forfait Croissance). Sur le forfait Essentiel ou en période d'essai, vos rappels sont déjà préparés : ils s'activeront automatiquement dès votre passage à un forfait supérieur, sans configuration de votre part.

2. Voir ce que reçoivent vraiment vos clients

Vous voulez savoir, mot pour mot, ce que vos clients ont sous les yeux ? Depuis l'écran Rappels de rendez-vous, cliquez sur « Voir le SMS que reçoivent vos clients ».

Une fenêtre d'aperçu s'ouvre. Vous y retrouvez :

• un onglet SMS et un onglet Email ;
• un sélecteur Sur place / Visio / À domicile (les trois situations ont un message légèrement différent) ;
• le message réellement configuré pour votre cabinet, avec votre nom et votre lieu principal déjà remplis.

Par exemple, le SMS ressemblera à :

Rappel RDV le 12/08/2026 à 14:00 avec Nadia Bernard au Cabinet Équilibre, 12 rue des Lilas, 69003 Lyon.

[📸 Screenshot : la fenêtre d'aperçu, onglet SMS, avec l'exemple de message]

La date de l'aperçu est un exemple fictif. Pour chaque envoi réel, le nom du client, la date et le lieu sont remplacés automatiquement.

3. Les 100 SMS inclus chaque mois

Les forfaits Proactivité et Croissance incluent 100 SMS chaque mois. Ce compteur couvre l'ensemble des SMS envoyés pour votre cabinet : les rappels de rendez-vous, mais aussi les autres SMS (notifications, liste d'attente…).

Le compteur repart à 100 le 1er du mois

Vos 100 SMS inclus sont remis à 100 le premier jour de chaque mois. Ils ne se cumulent pas d'un mois sur l'autre : ce qui n'est pas utilisé un mois n'est pas reporté au mois suivant.

Vous suivez où vous en êtes directement dans l'application, à deux endroits :

• dans Paramètres > Relation & Communication > Rappels de rendez-vous, en haut de la section SMS ;
• dans Paramètres > Finance & Gestion > Mon Abonnement, dans la partie « Portefeuille & recharges ».

Le compteur affiche le nombre de SMS inclus restants pour le mois, par exemple « SMS offerts ce mois : 87 / 100 ».

[📸 Screenshot : le compteur « SMS offerts ce mois · 87 / 100 » avec sa barre de progression]

Au-delà de 100 SMS

Si vous envoyez plus de 100 SMS dans le mois, deux cas de figure :

• Vous avez acheté des crédits SMS : chaque SMS supplémentaire coûte 0,055 € TTC et est décompté de vos crédits. Vos SMS inclus sont toujours utilisés en premier, vos crédits achetés ensuite.
• Vous n'avez pas de crédits : le rappel part alors simplement par email. Aucun SMS n'est envoyé et vous n'êtes jamais facturé sans crédits — il n'y a pas de mauvaise surprise sur votre facture.

Vous êtes prévenu lorsque vous approchez de la fin de vos SMS inclus (vers 90 % d'utilisation) et lorsque le compteur est épuisé, afin de pouvoir ajouter des crédits si vous le souhaitez.

Pour un cabinet solo, 100 SMS suffisent généralement à couvrir tous les rendez-vous du mois. Le rappel par email, lui, est illimité et n'entame jamais votre compteur SMS.

4. Accéder aux paramètres de rappel

Pour configurer vos rappels, rendez-vous dans Paramètres > Relation & Communication > Rappels de rendez-vous. Vous y trouverez deux sections distinctes : les rappels par email et les rappels par SMS, chacune avec vos rappels par défaut déjà en place.

5. Créer ou ajuster une règle de rappel

Pour ajouter un nouveau rappel, cliquez sur le bouton « Ajouter » dans la section correspondante (Rappels par email ou Rappels par SMS). Pour modifier un rappel existant (y compris un rappel par défaut), cliquez simplement sur sa carte.

Un panneau latéral s'ouvre et vous propose de configurer les paramètres suivants :

Délai du rappel

Définissez combien de temps avant le rendez-vous le rappel doit être envoyé, en heures. Par défaut, vos rappels sont réglés sur 24 heures avant. Quelques exemples :

• 24 heures avant : le rappel classique, recommandé pour la plupart des praticiens (c'est le réglage par défaut).
• 2 heures avant : un rappel de dernière minute, utile pour les consultations en visio.
• 48 heures avant : pour donner le temps à votre client de se réorganiser si besoin.

Vous pouvez créer plusieurs règles de rappel pour combiner les délais. Par exemple, un rappel email 48 h avant et un rappel SMS 2 h avant.

Ciblage

Le champ « Ciblage » vous permet de choisir quels rendez-vous déclencheront le rappel :

• Tous les rendez-vous : le rappel s'applique à l'ensemble de votre agenda.
• Premier rendez-vous : uniquement pour les clients qui viennent pour la première fois.
• Personnes ayant déjà manqué un rendez-vous : uniquement pour les clients qui ont déjà eu une absence par le passé. Pratique pour insister auprès des clients les plus à risque d'oubli.
• Rendez-vous en visio uniquement : utile pour rappeler le lien de connexion avant une consultation à distance.
• Rendez-vous au cabinet uniquement : pour les rendez-vous en présentiel (cette option s'applique à tous les rendez-vous qui ne sont pas en visio).

6. Les deux canaux : email et SMS

Rappels par email

Les rappels par email n'entament jamais votre compteur SMS : aucun SMS inclus ni crédit n'est consommé pour les envoyer, et ils sont illimités. L'email contient les informations du rendez-vous et, pour les consultations en visio, le lien de connexion.

C'est aussi votre filet de sécurité : même si vos SMS inclus et vos crédits sont épuisés, le rappel par email continue de partir, tant que la règle est active.

Rappels par SMS

Les rappels par SMS sont généralement lus plus rapidement que les emails, ce qui en fait un canal efficace pour limiter les absences. Chaque SMS envoyé décompte d'abord vos SMS inclus du mois (100), puis vos crédits achetés une fois les inclus épuisés (voir la section « Les 100 SMS inclus chaque mois »).

7. Contenu du rappel

Le contenu des messages de rappel est entièrement personnalisable. Vous pouvez modifier les modèles depuis Paramètres > Relation & Communication > Modèles de messages, dans la catégorie « Rappels ».

Il existe trois modèles de rappel distincts :

• Rappel (Sur place) : pour les rendez-vous en présentiel, incluant l'adresse du cabinet.
• Rappel (Visio) : pour les consultations à distance, incluant le lien de connexion.
• Rappel (Domicile) : pour les rendez-vous à domicile, incluant l'adresse de la consultation.

Chaque modèle dispose d'une version email et d'une version SMS.

Les rappels sont des messages de service (ils accompagnent un rendez-vous déjà réservé) : ils ne nécessitent pas de mention « STOP ». N'y ajoutez pas d'offre commerciale ou de promotion : votre message deviendrait un message publicitaire, soumis à des règles différentes. Si un client vous demande de ne plus recevoir de rappels, respectez sa demande.

Variables disponibles

Vous pouvez insérer des variables dynamiques dans vos messages pour les personnaliser automatiquement. Écrivez-les exactement comme ci-dessous ; elles sont remplacées automatiquement à l'envoi :

• {{patientFirstName}} — le prénom du client
• {{patientLastName}} — le nom du client
• {{appointmentDate}} — la date du rendez-vous
• {{appointmentTime}} — l'heure du rendez-vous
• {{appointmentPlace}} — le lieu du rendez-vous
• {{practitionerFirstName}} — votre prénom
• {{practitionerLastName}} — votre nom
• {{videoLink}} — le lien de visio (pour les rappels de type Visio)
• {{clientPortalLink}} — le lien vers l'espace client
• {{signature}} — votre signature

Gardez vos SMS courts : date, heure, lieu suffisent. Un SMS est limité à 160 caractères ; au-delà, il est découpé en plusieurs SMS, qui décomptent d'autant votre compteur.

8. Activer, désactiver ou supprimer un rappel

Vous gardez la main à tout moment.

• Désactiver un rappel : sur sa carte, dans Paramètres > Rappels de rendez-vous, basculez l'interrupteur en position désactivée. Le rappel est mis en pause sans être supprimé — vous pouvez le réactiver quand vous voulez.
• Modifier un rappel : cliquez sur sa carte pour changer le délai, le canal ou le ciblage.
• Supprimer une règle : cliquez sur l'icône de corbeille présente sur sa carte. Une confirmation vous est demandée avant la suppression définitive.

Tout désactiver en un clic

Si vous préférez ne plus envoyer aucun rappel automatique, vous pouvez tout couper d'un coup :

• depuis le bandeau « Vos rappels de rendez-vous sont maintenant actifs » affiché sur votre tableau de bord, via le bouton « Désactiver » ;
• ou depuis le lien de désactivation présent dans l'email d'annonce que nous vous avons envoyé.

Une confirmation vous est demandée. Vos clients ne recevront alors plus aucun rappel, ni par email ni par SMS — et vous pourrez réactiver le tout à tout moment depuis vos réglages.

9. Comment se déroule un envoi

Voici comment se déroule l'envoi d'un rappel dans la pratique :

1. Un rendez-vous est confirmé dans votre agenda (par réservation en ligne ou par création manuelle).
2. Le système vérifie en continu les rendez-vous à venir et déclenche le rappel lorsque le délai configuré est atteint.
3. Le rappel est envoyé à votre client par le canal choisi (email et/ou SMS), selon le ciblage de la règle.
4. Un même rappel n'est jamais envoyé deux fois pour le même rendez-vous.

Les rappels ne sont envoyés que pour les rendez-vous ayant le statut « Confirmé ». Les rendez-vous en attente de validation ne déclenchent pas de rappel.

10. Bonnes pratiques

Voici nos recommandations pour tirer le meilleur parti des rappels automatiques :

• Laissez les rappels par défaut en place. Le duo email + SMS 24 h avant couvre l'immense majorité des situations, sans effort de votre part.
• Ajoutez un rappel SMS 2 h avant pour les visio. Vos clients oublient parfois les consultations à distance ; un SMS de dernière minute avec le lien de connexion peut faire la différence.
• Combinez email et SMS pour les rendez-vous importants : l'email donne les détails complets, le SMS sert de rappel court.
• Gardez vos SMS courts pour ménager votre compteur : l'essentiel (date, heure, lieu) tient largement en un seul SMS.
• Jetez un œil à votre compteur SMS en période de forte activité. Si vous approchez des 100, vous pouvez ajouter des crédits — et de toute façon, le rappel par email continue de partir.

11. Cas particuliers

Rendez-vous créés manuellement

Les rappels fonctionnent de la même manière pour les rendez-vous que vous créez manuellement dans votre agenda. Il suffit que le rendez-vous ait le statut « Confirmé » et que votre client ait une adresse email (pour les rappels email) ou un numéro de téléphone (pour les rappels SMS).

Rendez-vous déplacés

Si vous déplacez un rendez-vous dont le rappel n'a pas encore été envoyé, celui-ci sera envoyé en fonction de la nouvelle date et heure. En revanche, si le rappel a déjà été envoyé avant le déplacement, il ne sera pas réémis pour la nouvelle date : votre client ne recevra jamais deux fois le même rappel pour un même rendez-vous. Pensez à le prévenir vous-même si vous repoussez un rendez-vous après l'envoi du rappel.

Rendez-vous annulés

Si un rendez-vous est annulé, il ne déclenche plus de rappel : votre client ne recevra aucun rappel pour un rendez-vous qui n'a plus lieu.

Des questions ? Notre équipe est disponible à l'adresse [email protected] pour vous accompagner.