Bons cadeaux et forfaits

Merci Solange vous permet de proposer à vos clients d'acheter des prestations à l'avance, que ce soit pour offrir (bons cadeaux) ou pour un suivi régulier (forfaits de séances).

Les bons cadeaux et forfaits font partie des fonctionnalités du plan Croissance. Si vous n'y avez pas accès, une page vous propose de passer à ce plan depuis le menu Bons & Forfaits.

1. Configurer vos offres

Vos offres se gèrent depuis le menu Bons & Forfaits, dans l'onglet Mes Offres. Cliquez sur Nouvelle offre pour en créer une :

• Bon cadeau (valeur monétaire) : le client achète un montant (par exemple 50 €) utilisable sur n'importe quelle prestation.
• Forfait de séances : le client achète un nombre défini de séances (par exemple un forfait de 5 séances).

Pour chaque offre, vous renseignez un nom, un type, un prix de vente, la valeur (montant ou nombre de séances) et, en option, une description marketing.

Pour vendre des bons en ligne, vous devez avoir connecté votre compte de paiement Stripe et complété vos informations de facturation. Tant que ces deux étapes ne sont pas remplies, la page Bons & Forfaits vous guide pour les configurer.

2. Vendre un bon cadeau

Vous pouvez vendre vos bons de deux façons, et les conditions ne sont pas les mêmes :

• Vendre à la main, au cabinet : aucune configuration de paiement en ligne n'est nécessaire. Vous encaissez vous-même en espèces, chèque, virement ou carte, et vous enregistrez la vente. Vos informations de facturation (raison sociale, adresse, SIRET, numérotation) doivent en revanche être complétées, puisqu'une facture est émise pour la vente — sauf si vous avez choisi le mode Désactivée, auquel cas rien ne vous est demandé.
• Vendre en ligne, sur votre site : cela suppose d'avoir activé les paiements en ligne (Stripe), puisque c'est votre client qui paie directement depuis le site.

En ligne, sur votre site internet

Si vous ajoutez un bloc « Bons & Forfaits » sur une page de votre site, vos offres y apparaissent et vos clients peuvent les acheter directement.

• Le client peut choisir d'acheter pour lui-même ou pour offrir.
• Une facture est générée lors de l'achat si votre mode d'émission est Automatique (voir plus bas).
• L'acheteur reçoit par email un code unique ainsi qu'un PDF du bon, à imprimer ou à transférer au bénéficiaire s'il s'agit d'un cadeau.

Le bon cadeau (code + PDF) est toujours envoyé à l'acheteur, même lorsqu'il achète pour offrir. C'est donc à lui de le transmettre au bénéficiaire (par email, impression ou de la main à la main).

À la main, depuis votre espace

Depuis le menu Bons & Forfaits, le bouton Vendre un bon vous permet d'enregistrer une vente réalisée sur place (espèces, chèque, virement ou carte).

Avant de valider, une case Envoyer le bon par email au client vous laisse le choix. Elle est cochée par défaut ; décochez-la si vous remettez le bon en main propre et que l'email ferait doublon.

Si le client n'a pas d'adresse email dans sa fiche, la case est grisée : rien ne peut lui être envoyé, mais la vente s'enregistre normalement et le bon reste retrouvable depuis sa fiche client. C'est le cas courant des fiches reprises d'un carnet papier.

L'émission d'une facture suit le mode que vous avez choisi dans Paramètres > Facturation clients : automatique, à la demande, ou aucune. Voir l'article Facturation.

Chaque bon vendu est valable un an à compter de son achat.

Encaisser un forfait en plusieurs fois

Un client qui règle un forfait de 250 € en deux fois, 60 € en espèces aujourd'hui et le reste par chèque la semaine prochaine, n'a pas besoin d'un traitement particulier.

1. Vendez le forfait à son prix réel (250 €).
2. Dans la fenêtre d'encaissement, saisissez le montant effectivement reçu (60 €). Un message vous confirme ce qui restera dû : « Versement partiel : il restera 190,00 € à encaisser sur ce forfait. »
3. Le forfait est immédiatement utilisable, et sa vente apparaît dans Facturation avec le statut Partiel.
4. Le jour du second versement, ouvrez cette ligne dans Facturation, cliquez sur Encaisser et saisissez le solde.

Le montant que vous saisissez à l'encaissement est ce que vous recevez, pas le prix du forfait. Si vous vendez un forfait à 250 € en n'inscrivant que les 60 € reçus, les 190 € restants n'existent nulle part : ni dans le solde du client, ni dans vos impayés. Pour changer le prix lui-même, utilisez Ajuster le prix (voir « Corriger une vente » plus bas).

3. Utiliser un bon pour régler une séance

Lorsqu'un client possède un bon, il peut l'utiliser de deux manières.

A. Lors de la prise de rendez-vous en ligne

Le client saisit son code dans le champ prévu à cet effet. Si le code est valide et couvre l'intégralité du montant, la séance est réglée sans paiement supplémentaire.

B. Lors d'un encaissement manuel

Quand vous encaissez une séance manuellement :

1. Dans la fenêtre d'encaissement, choisissez le mode de paiement « Bon cadeau ».
2. Les bons de ce client vous sont proposés directement : vous n'avez rien à ressaisir. Vous pouvez aussi saisir un code à la main, ou scanner le QR code du bon.
3. Le montant de la séance est déduit du solde du bon.

Si le solde ne couvre pas toute la séance, la différence reste à encaisser : un forfait auquel il reste 10 € sur une séance à 60 € déduit ces 10 €, et vous encaissez les 50 € restants par un autre moyen.

Une séance déjà entièrement réglée ne peut plus être défalquée d'un forfait. Le mode de paiement « Bon cadeau » est alors refusé, avec le message « Cette séance est déjà entièrement réglée : il n'y a rien à défalquer du forfait ». Sans ce garde-fou, le client perdait une séance de son forfait sans que rien ne soit encaissé en face. Si vous vous êtes trompé de mode de paiement, annulez d'abord l'encaissement (voir l'article Facturation), puis recommencez avec le forfait.

4. Ce que devient votre chiffre d'affaires

C'est le point qui surprend le plus, et il est important de le comprendre avant de vendre votre premier forfait.

L'argent d'un forfait est encaissé une seule fois : au moment où vous le vendez. Un forfait vendu 200 € entre dans votre chiffre d'affaires ce jour-là, pour 200 €. Les séances réglées ensuite avec ce forfait ne rapportent plus d'argent : elles consomment un crédit déjà payé.

Concrètement :

• La facture de vente du forfait porte le montant réellement versé par votre client.
• La facture d'une séance réglée par le forfait documente la prestation à son prix, puis la déduit. Elle porte donc un total de 0 €, avec une ligne « Réglé par forfait n° … » qui nomme le bon débité. Votre client garde un justificatif de sa séance, utile pour sa mutuelle, sans payer deux fois.
• Votre chiffre d'affaires ne compte que l'argent réellement reçu. Une séance réglée par forfait ne l'augmente pas.

C'est la règle des recettes encaissées, celle qui s'applique à la plupart de nos praticiens. Compter à la fois la vente du forfait et les séances qu'il paie reviendrait à déclarer deux fois le même euro.

5. Corriger une vente

Un forfait enregistré au mauvais prix se rattrape sans supprimer quoi que ce soit. Le bouton Ajuster le prix est disponible dans la fenêtre d'encaissement de la vente, et le bouton Corriger, à côté du champ Prix du forfait, dans la fenêtre Modifier le paiement (page Facturation).

Ce que vous corrigez, c'est le prix payé par le client. Les règlements déjà saisis ne bougent pas, et la valeur du forfait (son montant ou son nombre de séances) reste celle de l'offre vendue : votre client conserve exactement ce qu'il peut consommer.

Deux refus possibles, tous deux explicites :

• Une facture a déjà été émise pour cette vente. Un montant facturé ne se réécrit pas : annulez la facture par un avoir, puis corrigez le prix.
• Le nouveau prix est inférieur à ce que vous avez déjà encaissé. Annulez d'abord l'encaissement en trop, puis corrigez.

6. Suivre vos ventes et vos soldes

L'onglet Ventes & Suivi du menu Bons & Forfaits récapitule l'ensemble des bons vendus : nom de l'acheteur, code, date d'achat, statut de paiement et solde restant.

En dépliant une ligne, vous accédez à l'historique d'utilisation de chaque bon : montant ou nombre de séances consommé, date, et rendez-vous associé. Vous pouvez ainsi tenir votre client informé de l'état de son forfait en un coup d'œil.

7. Contrôles de validité

Avant d'accepter un bon, le système vérifie automatiquement plusieurs points :

• Le code existe bien et appartient à votre cabinet.
• Le bon n'est pas expiré.
• Le solde (montant ou nombre de séances) est suffisant.

Chaque vente et chaque utilisation de bon sont enregistrées dans votre journal des événements, ce qui vous permet de suivre l'historique de consommation de chaque client.

Besoin d'aide pour configurer vos forfaits ? Écrivez-nous à [email protected].