Modèles de messages

Merci Solange envoie automatiquement des emails et des SMS à vos clients à différents moments clés de leur parcours : confirmation de rendez-vous, rappels, annulations, etc. La page Modèles de messages vous permet de personnaliser entièrement le contenu de ces communications pour qu'elles reflètent votre style et votre identité professionnelle.

1. Accéder aux modèles de messages

Rendez-vous dans Paramètres > Modèles de messages. Vous y trouverez la liste de tous les modèles disponibles, organisés par catégorie.

Chaque modèle est représenté par une carte indiquant :

• Son nom et sa description (par exemple : "Confirmation (Sur place)").
• Son état : "Défaut" si vous n'avez pas encore modifié le contenu, ou "Perso" si vous l'avez personnalisé.
• Des interrupteurs pour activer ou désactiver l'envoi par email et/ou par SMS.

Cliquez sur une carte pour ouvrir l'éditeur de ce modèle.

2. Types de modèles disponibles

Les modèles sont regroupés en plusieurs catégories :

Confirmations

• Confirmation (Sur place) : envoyé dès qu'un rendez-vous au cabinet est confirmé. Contient la date, l'heure et le lieu.
• Confirmation (Visio) : envoyé pour les rendez-vous à distance. Inclut automatiquement le lien de connexion à la visio.
• Confirmation (Domicile) : envoyé dès qu'un rendez-vous à domicile est confirmé.
• Demande reçue : accusé de réception envoyé lorsqu'un client soumet une demande de rendez-vous en attente de votre validation.

Rappels

• Rappel (Sur place) : envoyé un certain temps avant un rendez-vous au cabinet.
• Rappel (Visio) : envoyé avant un rendez-vous à distance, avec le rappel du lien de connexion.
• Rappel (Domicile) : envoyé avant un rendez-vous à domicile, avec l'adresse.

Les modèles de rappel ne disposent pas d'interrupteur d'activation sur cette page : à la place, un bouton Gérer vous renvoie vers les réglages dédiés. L'activation et le délai d'envoi des rappels se configurent dans Paramètres > Rappels de rendez-vous. Les modèles ici vous permettent uniquement de personnaliser le contenu du message.

Événements

• Annulation : notification envoyée immédiatement lorsqu'un rendez-vous est annulé.
• RDV Déplacé : confirmation envoyée lorsque vous déplacez un rendez-vous à une nouvelle date ou heure.
• Changement de lieu : notification envoyée si vous modifiez l'adresse d'un rendez-vous déjà confirmé.
• Changement d'adresse (Domicile) : notification envoyée si l'adresse d'un rendez-vous à domicile change.

Facturation

• Facture disponible : envoyé lorsqu'une facture est émise pour un client, avec un lien pour la consulter et la télécharger.

Avis

• Demande d'avis : envoyé après un rendez-vous terminé pour inviter le client à laisser un retour d'expérience.

3. Variables disponibles

Les variables sont des marqueurs dynamiques qui sont automatiquement remplacés par les informations réelles au moment de l'envoi. Elles vous permettent de personnaliser chaque message sans avoir à le rédiger manuellement pour chaque client.

Voici les variables que vous pouvez utiliser dans vos modèles :

Le nom interne des variables {{patientFirstName}} et {{patientLastName}} est hérité de la base de données. Dans l'application, elles désignent bien votre client.

Pour insérer une variable, placez votre curseur à l'endroit souhaité dans l'éditeur et sélectionnez la variable dans la liste proposée.

Ne supprimez pas les variables essentielles de vos modèles. Par exemple, retirer {{appointmentDate}} ou {{appointmentTime}} d'un message de confirmation rendrait le message incomplet et inutile pour votre client. De même, {{videoLink}} est indispensable dans les modèles de type Visio et {{reviewLink}} dans la demande d'avis.

4. Modifier un modèle email

Lorsque vous ouvrez un modèle, l'onglet "Modèle d'Email" est affiché par défaut. Vous pouvez modifier :

L'objet de l'email

Le champ en haut de l'éditeur vous permet de définir l'objet de l'email. C'est la première chose que votre client verra dans sa boîte de réception. Soyez concis et informatif (par exemple : "Confirmation de votre rendez-vous du {{appointmentDate}}").

Le contenu du message

L'éditeur de texte riche vous permet de rédiger votre message avec une mise en forme complète : gras, italique, listes, liens, etc. Vous pouvez insérer des variables à n'importe quel endroit du texte.

Une fois vos modifications terminées, cliquez sur "Enregistrer ce modèle" pour sauvegarder.

5. Modifier un modèle SMS

Pour les modèles qui proposent une version SMS, vous pouvez basculer sur l'onglet "Modèle SMS" afin de personnaliser le texte envoyé par SMS. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur "Sauvegarder le SMS".

Contraintes du SMS

• Longueur : un SMS est limité à 160 caractères. Au-delà, le message sera découpé en plusieurs SMS et facturé en conséquence.
• Un compteur de caractères en temps réel (par exemple "78 / 160") vous aide à rester dans la limite.
• Pas de mise en forme : contrairement aux emails, les SMS ne supportent pas le gras, l'italique ou les liens enrichis. Le contenu doit être en texte brut.

Conseils pour les SMS

• Allez droit au but : date, heure, lieu.
• Évitez les signatures longues.
• Les caractères accentués spéciaux peuvent compter pour plusieurs caractères.

L'accès aux SMS est inclus dans les forfaits supérieurs. Si votre forfait ne l'inclut pas, un message vous invitera à passer à un forfait supérieur lorsque vous tenterez d'activer un envoi par SMS ou d'ouvrir l'onglet "Modèle SMS".

6. Signatures universelles

En bas de la page des modèles de messages, vous trouverez la section Signatures universelles. Elles sont automatiquement ajoutées à la fin de tous vos messages via la variable {{signature}}.

Vous pouvez configurer deux signatures distinctes :

• Signature Email : avec mise en forme riche (votre nom, votre titre, vos coordonnées, un lien vers votre site).
• Signature SMS : en texte brut, plus courte (votre nom et votre numéro de téléphone par exemple).

Chaque signature peut être activée ou désactivée individuellement.

7. Activer et désactiver les envois

Pour chaque type de message (sauf les rappels), vous pouvez contrôler indépendamment l'envoi par email et par SMS grâce aux interrupteurs présents sur chaque carte de modèle.

• Email activé : le message sera envoyé par email lors de l'événement déclencheur.
• SMS activé : le message sera également envoyé par SMS (consomme un crédit SMS).
• Les deux activés : le client reçoit le message par les deux canaux.
• Les deux désactivés : aucun message n'est envoyé pour cet événement.

8. Suivre vos personnalisations

Sur chaque carte de modèle, un indicateur vous montre l'état du contenu :

• "Défaut" : le contenu correspond toujours au modèle d'origine fourni par Merci Solange.
• "Perso" : vous avez modifié le contenu (objet, texte ou version SMS).

Pour les signatures, ces mêmes états s'affichent sous la forme "Par défaut" et "Personnalisée".

Tant que vous n'enregistrez pas de modification, le modèle conserve son contenu par défaut. Si vous personnalisez un modèle puis souhaitez retrouver la formulation d'origine, recopiez le texte par défaut avant de le modifier, ou contactez le support.

9. Bonnes pratiques

• Personnalisez au minimum l'objet de vos emails de confirmation pour y inclure votre nom de cabinet. Cela permet à vos clients de repérer immédiatement vos messages dans leur boîte de réception.
• Utilisez le prénom du client ({{patientFirstName}}) dès le début du message pour créer un lien personnel.
• Testez vos modèles en créant un rendez-vous fictif pour vous-même. Vous recevrez le message et pourrez vérifier le rendu final.
• Gardez vos SMS sous 160 caractères pour éviter la double facturation. Privilégiez l'essentiel : date, heure, lieu.
• Ne désactivez pas les confirmations email : c'est le minimum attendu par vos clients lorsqu'ils prennent rendez-vous en ligne.
• Configurez une signature professionnelle pour donner une touche soignée à tous vos messages automatiques.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.