Activer la réservation en ligne

La réservation en ligne est l'un des piliers de Merci Solange. Elle permet à vos clients de prendre rendez-vous directement depuis votre site web professionnel, 24h/24 et 7j/7, sans que vous ayez besoin de décrocher le téléphone. Ce guide vous explique en détail le parcours que vivent vos clients et les options de configuration à votre disposition.

1. Le parcours de réservation

Lorsqu'un client accède à votre page de réservation, il suit un parcours fluide et guidé, étape par étape.

Étape 1 — Choix du motif de consultation

Le client commence par sélectionner le motif de sa visite parmi la liste que vous avez configurée dans Paramètres > Motifs de consultation. Chaque motif affiche son nom, sa durée estimée et son tarif, ce qui permet au client de choisir en toute transparence.

Étape 2 — Choix du lieu (si plusieurs options)

Si vous exercez dans plusieurs cabinets, ou si vous proposez des consultations en visio ou au domicile du client, ce dernier est invité à choisir le mode qui lui convient. Chaque option affiche son adresse complète pour faciliter la décision.

Si vous ne disposez que d'une seule option, cette étape est automatiquement sautée.

Si votre client choisit « À domicile », une étape supplémentaire de saisie de son adresse s'ajoute juste après — voir la doc RDV au domicile du client pour les détails.

Étape 3 — Choix du créneau

Le client visualise les créneaux disponibles sous forme de calendrier. Seuls les créneaux compatibles avec vos disponibilités, vos délais de réservation et la durée du motif choisi sont proposés. Le client sélectionne simplement la date et l'heure qui lui conviennent.

Étape 4 — Informations personnelles

Le client renseigne ses coordonnées :

• Nom et prénom : pour vous permettre de l'identifier.
• Adresse email : pour vérifier son identité et recevoir la confirmation et les éventuels rappels.
• Numéro de téléphone : pour les rappels SMS (si activés) et pour vous permettre de le contacter en cas de besoin.

Une date de naissance et un message facultatifs peuvent également être renseignés.

Si le client possède un code de bon cadeau, il peut le saisir à cette étape. Le système vérifie la validité du code et applique automatiquement la réduction correspondante.

Si vous demandez un paiement à la réservation pour ce motif (voir section 6), l'adresse postale complète (rue, code postal, ville) devient obligatoire à cette étape afin d'émettre une facture conforme.

Étape 5 — Vérification de l'adresse email

Pour limiter les fausses réservations, le client doit confirmer son adresse email avant que le rendez-vous soit créé. Après avoir validé le formulaire, il reçoit un email contenant un lien « Continuer ma réservation », valable 30 minutes. En cliquant sur ce lien, il revient sur la page de réservation avec ses informations pré-remplies pour finaliser sa demande.

Un client déjà connecté à son espace client n'a pas besoin de repasser par cette vérification : son rendez-vous se finalise directement.

Étape 6 — Confirmation (ou paiement)

Le client voit un récapitulatif complet de son rendez-vous (motif, date, heure, lieu, tarif) et confirme sa demande. Selon votre configuration :

• Si le motif ne demande pas de paiement à la réservation, le rendez-vous est soit immédiatement confirmé, soit mis en attente de votre validation (voir section 3).
• Si le motif demande un paiement à la réservation, le client est redirigé vers une page de paiement sécurisée pour régler avant que le rendez-vous soit confirmé (voir section 6).

2. Confirmation automatique par email

Dès qu'un rendez-vous est confirmé (immédiatement ou après votre validation manuelle), le client reçoit un email de confirmation automatique. Par défaut, ce message contient :

• La date et l'heure du rendez-vous.
• Le lieu (pour un rendez-vous au cabinet ou à domicile) ou le lien de visio.
• Un lien vers son espace client pour annuler ou modifier le rendez-vous.
• Votre signature de praticien.

Ces messages sont entièrement personnalisables depuis Paramètres > Modèles de messages. Les confirmations y sont déclinées selon le mode du rendez-vous (Confirmation (au cabinet), Confirmation (visio), Confirmation (à domicile)). Vous pouvez y ajouter d'autres informations, comme le motif de consultation, en insérant les variables disponibles. En mode confirmation manuelle, le client reçoit d'abord le modèle Rendez-vous en attente.

3. Mode instantané ou confirmation manuelle

Merci Solange vous propose deux modes de fonctionnement pour la prise de rendez-vous en ligne. Vous choisissez celui qui correspond le mieux à votre pratique depuis Paramètres > Règles de réservation, via l'option « Réservation instantanée ».

Mode instantané (recommandé)

Lorsque la réservation instantanée est activée, le rendez-vous est automatiquement confirmé dès que le client finalise sa réservation. C'est le mode le plus courant et le plus apprécié, car il offre une expérience fluide et immédiate.

• Le créneau est immédiatement bloqué dans votre agenda.
• Le client reçoit sa confirmation dans la foulée.
• Vous recevez une notification pour vous informer du nouveau rendez-vous.

Mode confirmation manuelle

Lorsque la réservation instantanée est désactivée, le rendez-vous reste en attente jusqu'à ce que vous le validiez manuellement dans votre agenda. Ce mode est utile si vous souhaitez filtrer les demandes avant de les accepter.

• Le client reçoit un email d'accusé de réception (modèle Rendez-vous en attente) indiquant que sa demande est en cours de traitement.
• Vous recevez une notification vous invitant à valider la demande.
• Le créneau reste provisoirement bloqué pendant la durée de votre examen.

En mode confirmation manuelle, pensez à traiter les demandes rapidement pour éviter de laisser vos clients dans l'incertitude. Un délai de réponse trop long peut décourager les prises de rendez-vous.

4. Délais de réservation

Les délais de réservation vous permettent de contrôler la fenêtre temporelle dans laquelle vos clients peuvent réserver. Vous les configurez dans Paramètres > Règles de réservation.

Délai minimum

C'est le temps minimum qui doit séparer le moment de la réservation et le début du rendez-vous. Par exemple, un délai minimum de 24 heures signifie que personne ne peut réserver un créneau qui commence dans moins de 24 heures.

Cela vous laisse le temps de vous préparer et évite les réservations de dernière minute qui pourraient désorganiser votre journée.

Délai maximum

C'est la fenêtre maximale d'ouverture de votre agenda dans le futur. Par exemple, un délai maximum de 60 jours signifie que les clients ne verront que les créneaux des 60 prochains jours.

Les délais se configurent en jours et en heures pour une précision optimale. La sauvegarde est automatique dès que vous modifiez une valeur.

5. Utilisation d'un bon cadeau lors de la réservation

Si vous avez activé les bons cadeaux dans Merci Solange, vos clients peuvent les utiliser directement lors de la réservation en ligne.

1. À l'étape des informations personnelles, le client saisit son code de bon cadeau dans le champ dédié.
2. Le système vérifie automatiquement la validité du code (existence, date d'expiration, solde disponible).
3. Si le code est valide, le montant du bon est déduit du tarif de la consultation.
4. Le client finalise la réservation normalement.

Le solde restant sur le bon (s'il y en a) est conservé pour une utilisation ultérieure.

Pour un motif avec paiement à la réservation, seul un bon cadeau couvrant la totalité du tarif est accepté ; les bons partiels ne le sont pas dans ce cas.

6. Demander un paiement à la réservation

Pour les motifs de votre choix, vous pouvez exiger un paiement au moment de la réservation. Cette option se configure motif par motif, dans le formulaire d'un motif de consultation (Paramètres > Motifs de consultation), à la section « Paiement à la réservation ».

Le paiement à la réservation nécessite d'avoir connecté votre compte de paiement Stripe au préalable, depuis Paramètres > Paiements en ligne.

Deux montants possibles :

• Paiement intégral : le client règle la totalité du tarif du motif.
• Acompte : le client règle seulement un montant que vous définissez (inférieur ou égal au prix de la séance) ; le solde est encaissé plus tard.

Vous pouvez aussi limiter cette exigence aux consultations en visio uniquement, ou l'appliquer à toutes les consultations.

Lorsqu'un paiement est requis, le rendez-vous reste en attente de paiement tant que le client n'a pas réglé. À l'étape de confirmation, il est redirigé vers une page de paiement sécurisée ; une fois le paiement encaissé, le rendez-vous est confirmé et le créneau bloqué dans votre agenda. Un règlement non finalisé dans les 30 minutes libère automatiquement le créneau.

7. Accès à la page de réservation

Votre page de réservation en ligne est accessible de plusieurs manières :

• Via votre site web professionnel : si vous avez créé un site avec Merci Solange, un bouton "Prendre rendez-vous" est automatiquement intégré dans votre site.
• Via un lien direct ou un bouton à intégrer : depuis Paramètres > Bouton et lien de réservation, récupérez votre lien de réservation à partager sur vos réseaux sociaux, dans votre signature email ou sur votre fiche Google, ou un bouton à intégrer sur un site existant.
• Via l'espace client : les clients qui possèdent déjà un compte peuvent réserver directement depuis leur espace personnel, sans repasser par la vérification de leur adresse email.

8. Bonnes pratiques

• Activez la réservation instantanée si votre agenda est bien configuré. Vos clients apprécient la confirmation immédiate et vous gagnez du temps.
• Définissez un délai minimum de 24h pour éviter les réservations de dernière minute et garder le contrôle de votre planning.
• Vérifiez vos motifs de consultation régulièrement pour vous assurer que les durées et tarifs affichés sont à jour.
• Testez le parcours vous-même en vous rendant sur votre site public. Cela vous permet de voir exactement ce que vivent vos clients.
• Partagez votre lien de réservation sur tous vos canaux de communication pour maximiser les prises de rendez-vous en ligne.

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