Configurer ses disponibilités

La configuration de vos disponibilités est une étape fondamentale pour que la réservation en ligne fonctionne correctement. Vos créneaux définissent les horaires proposés à vos clients et structurent votre semaine de travail. Ce guide vous explique comment configurer vos créneaux récurrents, gérer les exceptions et comprendre l'impact sur la prise de rendez-vous.

1. Accéder aux horaires de travail

Plusieurs chemins mènent à la configuration de vos créneaux récurrents :

• Depuis les Paramètres, ouvrez la section Horaires de travail.
• Depuis les paramètres du calendrier, sélectionnez Horaires de travail.

La page Horaires de travail affiche votre semaine type, jour par jour. Vous y retrouvez vos créneaux existants et pouvez en ajouter de nouveaux.

2. Créneaux récurrents

Les créneaux récurrents représentent votre emploi du temps type, celui qui se répète chaque semaine.

Créer un créneau

1. Cliquez sur Nouveau créneau (ou sur Ajouter sous le jour concerné).
2. Définissez l'heure de début et l'heure de fin (par exemple : 9h00 - 12h00).
3. Sélectionnez le ou les jours de la semaine auxquels ce créneau s'applique. Vous pouvez en cocher plusieurs : un créneau sera créé pour chacun.
4. Sélectionnez les motifs de rendez-vous acceptés sur ce créneau. Vous pouvez choisir tous les motifs ou seulement certains.
5. Choisissez les modes disponibles sur cette plage : un lieu de consultation, la visioconférence et/ou le rendez-vous au domicile du client. Un créneau doit proposer au moins un mode.
6. Réglez les options de réservation en ligne (voir ci-dessous).
7. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer.

Réservation en ligne et ordre des créneaux

Dans le bloc Réservation en ligne, l'interrupteur Réservable en ligne détermine si ce créneau apparaît sur votre page de réservation. S'il est désactivé, le créneau reste dans votre planning mais n'est pas proposé à vos clients.

Vous choisissez aussi comment les rendez-vous se positionnent dans la plage :

• Proposer tous les rendez-vous possibles : tous les créneaux qui tiennent dans la plage sont proposés.
• Proposer le premier rendez-vous disponible : un seul créneau, au début de la plage.
• Proposer le dernier rendez-vous disponible : un seul créneau, à la fin de la plage.

Exemples de configuration

• Généraliste : Lundi à vendredi, 9h-12h et 14h-18h, tous motifs, au cabinet.
• Multi-lieux : Lundi et mercredi au cabinet A, mardi et jeudi au cabinet B.
• Mixte : Le matin en présentiel, l'après-midi en visioconférence.
• Temps partiel : Mardi, mercredi et jeudi seulement.

Modifier ou supprimer un créneau

Cliquez sur un créneau pour rouvrir le formulaire. Vous pouvez y ajuster les horaires, les motifs et les modes, puis Enregistrer. Le bouton Supprimer retire la plage horaire.

Les modifications de créneaux récurrents prennent effet immédiatement. Les rendez-vous déjà réservés par des clients ne sont pas affectés.

3. Durée des rendez-vous

La durée d'un rendez-vous est déterminée par le motif sélectionné par le client. Chaque motif a sa propre durée (par exemple : 1h pour une première consultation, 45 min pour un suivi).

Pour ajuster la durée d'un motif :

1. Rendez-vous dans Paramètres > Motifs de consultation.
2. Ouvrez le motif à modifier.
3. Réglez le champ Durée du rendez-vous. Vous pouvez aussi définir une Pause avant rendez-vous suivant pour vous laisser le temps de souffler et de prendre vos notes entre deux clients.

Le système utilise cette durée (et cette pause) pour calculer les créneaux proposés. Par exemple, si votre plage va de 9h à 12h et qu'un motif dure 1h sans pause, trois rendez-vous seront proposés : 9h, 10h et 11h.

4. Fermetures exceptionnelles (absences)

Les fermetures exceptionnelles vous permettent de bloquer une période dans votre agenda pour empêcher toute réservation en ligne. C'est l'outil idéal pour vos vacances, formations, congés ou tout autre empêchement.

Créer une fermeture exceptionnelle

1. Depuis le calendrier, cliquez sur Absence, ou faites un clic droit sur le créneau souhaité puis choisissez Absence.
2. Définissez la date et l'heure de début ainsi que la date et l'heure de fin de votre absence.
3. Vous pouvez ajouter un commentaire (visible uniquement par vous : vacances, formation, etc.).
4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer.

Impact sur le calendrier

• Les créneaux de la période concernée disparaissent de la réservation en ligne.
• La période bloquée apparaît dans votre calendrier.
• Les rendez-vous déjà réservés avant la création de la fermeture ne sont pas annulés automatiquement. Pensez à les gérer manuellement si nécessaire.

Si vous avez des rendez-vous confirmés pendant la période que vous bloquez, vous devrez les annuler ou les déplacer manuellement. La fermeture exceptionnelle empêche uniquement les futures réservations.

5. Ouvertures exceptionnelles

À l'inverse des fermetures, les ouvertures exceptionnelles vous permettent d'ouvrir un créneau en dehors de votre planning habituel. Par exemple, pour rattraper des séances ou répondre à une demande ponctuelle.

Créer une ouverture exceptionnelle

1. Depuis le calendrier, faites un clic droit sur le créneau souhaité, puis choisissez Ouverture exceptionnelle.
2. Ajustez la date et l'heure de début ainsi que la date et l'heure de fin.
3. Sélectionnez les motifs de rendez-vous acceptés.
4. Choisissez les modes disponibles : lieu, visioconférence et/ou domicile du client.
5. Réglez la réservation en ligne (réservable ou non, ordre des rendez-vous).
6. Cliquez sur Ajouter.

Ce créneau apparaîtra dans la réservation en ligne uniquement pour la date choisie, en complément de vos créneaux récurrents.

6. Impact sur la réservation en ligne

Comprendre comment vos disponibilités se traduisent pour vos clients est essentiel.

Ce que voit le client

Lorsqu'un client accède à votre page de réservation, le calendrier interactif lui propose uniquement les créneaux résultant de la combinaison de :

• Vos créneaux récurrents réservables en ligne.
• Vos ouvertures exceptionnelles.
• Moins vos fermetures exceptionnelles.
• Moins les créneaux déjà réservés.

Filtrage par motif

Si un client sélectionne un motif spécifique, seuls les créneaux qui acceptent ce motif apparaissent. Par exemple, si vous ne proposez la première consultation que le matin, les créneaux de l'après-midi n'apparaîtront pas pour ce motif.

Filtrage par mode (lieu, visio, domicile)

De même, seuls les créneaux qui proposent le mode demandé sont affichés. Un client qui choisit la visioconférence ne verra que les plages où la visioconférence est activée.

Délai minimum et maximum de réservation

Dans Paramètres > Règles de réservation, vous définissez un délai minimum et un délai maximum de réservation (en jours et en heures) :

• Le délai minimum masque les créneaux trop proches dans le temps. Avec un délai de 2 heures, un créneau dans 1 heure ne sera pas proposé.
• Le délai maximum limite jusqu'où dans le futur vos clients peuvent réserver.

7. Bonnes pratiques

• Gardez des marges : utilisez le champ Pause avant rendez-vous suivant de vos motifs pour vous réserver 10 à 15 minutes entre deux rendez-vous, le temps des transitions et de la prise de notes.
• Anticipez vos absences : créez vos fermetures exceptionnelles dès que vous les connaissez pour éviter les réservations sur ces dates.
• Révisez régulièrement : ajustez vos créneaux en fonction de la demande. Si certains horaires ne sont jamais réservés, envisagez de les supprimer ou de les déplacer.
• Diversifiez les motifs par créneau : réservez certains créneaux aux premières consultations (plus longues) et d'autres aux suivis (plus courts) pour optimiser votre planning.
• Testez la réservation : après chaque modification importante, testez le parcours de réservation depuis votre site public pour vérifier que les créneaux affichés correspondent à vos attentes.

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