Agenda & rendez-vous
Proposer une prestation par écrit
Certaines prestations ne se font ni au cabinet, ni en visio, ni à domicile : votre client vous transmet sa demande, vous l'étudiez, puis vous lui répondez par écrit. Le mode « Par écrit » vous permet de proposer ce type de prestation en ligne, sans que votre client reçoive un lien de connexion ou une adresse qui ne le concernent pas.
1. À quoi ça sert
- Votre client réserve un jour : celui où il recevra votre réponse écrite.
- Le créneau réservé reste dans votre agenda : c'est le temps que vous bloquez pour étudier sa demande.
- Ses e-mails de confirmation et de rappel ne contiennent ni lien de connexion, ni lieu, ni heure : ils annoncent la date de votre réponse.
2. Passer un motif « par écrit »
Dans Paramètres > Gestion des RDV > Motifs de consultation, ouvrez la prestation concernée. Dans la section « Modalités de réservation », cliquez sur « Ce motif se fait par écrit ».
Si vous ne voyez pas ce bouton, cliquez sur le lien « Prestation sans rendez-vous en direct (par écrit) ? » sous les interrupteurs : l'option n'est affichée d'office qu'aux praticiens qui exercent à distance ou qui ont déjà une prestation par écrit.
Un motif par écrit est exclusif : il ne se propose ni en visio, ni à domicile, ni au cabinet, ni en séance de groupe. Pour revenir en arrière, cliquez sur « Revenir à un rendez-vous en direct ».
Les rendez-vous déjà pris gardent leur mode actuel : seules les nouvelles réservations se font par écrit.
3. Choisir vos plages d'étude
Toujours dans la prestation, cochez les plages horaires pendant lesquelles vous étudiez ces demandes (par exemple vos matinées en semaine). Ces plages passent automatiquement en « Par écrit » : la prestation n'est proposée que sur elles. Vos autres prestations continuent d'y être proposées comme avant, au cabinet ou en visio.
Dans l'éditeur d'une plage, l'interrupteur « Par écrit » est alors activé et verrouillé, avec la mention « Activé car un motif par écrit est proposé sur cette plage ».
Une plage peut être seulement « Par écrit » : personne n'y est reçu. Si vous y cochez une prestation ordinaire, un message vous prévient qu'elle n'y sera pas réservable.
4. Ce que voit votre client
Sur votre site, la prestation affiche « Par écrit : sans visio ni déplacement, vous recevez une réponse écrite ». Votre client :
- choisit la prestation (aucune étape « lieu ») ;
- choisit un jour (« Choisir ce jour »), sans heure ;
- voit le récapitulatif « Réponse écrite au plus tard le… » ;
- reçoit un e-mail « Confirmation de votre réservation (par écrit) ».
La date affichée à votre client l'engage et vous engage : envoyez votre réponse au plus tard ce jour-là. Vous pouvez l'envoyer depuis la fiche du client, onglet Messages : votre client la retrouve dans son espace client.
5. Vos modèles de messages
Dès qu'une prestation par écrit existe, quatre modèles apparaissent dans Paramètres > Relation & communication > Modèles de messages :
- Confirmation (Par écrit)
- Demande reçue (Par écrit) : réservation en attente de votre validation
- Rappel (Par écrit)
- Nouvelle date (Par écrit) : quand vous déplacez la date de votre réponse
Vous pouvez les personnaliser comme les autres. Gardez la date (variable « date du RDV ») et évitez d'y annoncer une heure de rendez-vous.
6. Bon à savoir
- Pas de liste d'attente ni de séance de groupe sur une prestation par écrit.
- Les rappels « visio uniquement » et « cabinet uniquement » ne concernent pas les prestations par écrit : utilisez la cible « tous les rendez-vous » pour leur rappeler la date de votre réponse.
- Dans votre agenda, ces rendez-vous portent une icône de stylo et la mention « Par écrit (sans rendez-vous en direct) ».