Le coffre-fort : ranger vos documents

Bienvenue dans votre guide d'utilisation du coffre-fort de Merci Solange. Cet espace vous permet de centraliser, organiser et partager tous les documents nécessaires à votre activité de manière sécurisée et intuitive.

1. Qu'est-ce que le coffre-fort ?

Le coffre-fort est un espace de stockage numérique où vous pouvez ranger :

• Des comptes-rendus de séances.
• Des fiches d'exercices pour vos clients.
• Des audios de relaxation ou des vidéos.
• Tout autre document administratif lié à votre activité.

Vous y accédez via l'entrée Coffre-fort du menu, ou directement depuis la fiche d'un client.

2. Ajouter un fichier

Pour ajouter un nouveau document :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter un fichier » (en haut à droite de la liste).
2. Glissez-déposez votre fichier dans la zone prévue à cet effet ou cliquez pour le sélectionner sur votre ordinateur. Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, MP4, etc.
3. Avant de valider avec « Envoyer le fichier », vous pouvez configurer sa Visibilité et son Association (voir ci-dessous).

Vous avez un quota de stockage. Une barre de progression en haut de la page vous indique l'espace utilisé. Si vous atteignez la limite, vous devrez supprimer d'anciens fichiers pour en ajouter de nouveaux.

3. L'organisation interne : les « associations »

L'association sert à l'organisation interne de votre cabinet. Cela permet de répondre à la question : « À quoi se rapporte ce document ? »

Un fichier peut être :

• Lié à un client : depuis la fenêtre d'ajout, choisissez un client dans le champ « Association (Origine) ». Le document apparaîtra automatiquement dans l'onglet « Documents » de la fiche de ce client.
• Lié à un rendez-vous : cette association se crée lorsque vous ajoutez le fichier directement depuis un rendez-vous. Le document est alors rattaché à une date précise, ce qui est idéal pour retrouver les notes spécifiques à une séance.
• Sans association : pour des documents généraux (par exemple votre logo ou un modèle de facture).

4. Le partage : qui peut voir le document ?

C'est ici que vous décidez si le document reste confidentiel ou s'il est transmis au client. Il existe trois niveaux de visibilité :

🔒 Privé (par défaut)

Le document n'est visible que par l'équipe de votre cabinet. C'est le mode idéal pour vos notes personnelles ou vos dossiers confidentiels. Les clients n'ont jamais accès à ces fichiers.

👥 Partagé

Le document devient visible par le client dans son espace client.

• Important : vous devez sélectionner un ou plusieurs clients avec qui partager le fichier.
• Le client pourra consulter ou télécharger le document depuis son propre espace sécurisé.
• Vous pouvez partager un même document avec plusieurs clients (par exemple une fiche de conseils généraux).

🌍 Public

Le document est accessible via un lien internet direct. Toute personne possédant le lien peut le voir, même sans compte Merci Solange.

• Utile pour : un livret d'accueil, des tarifs généraux, ou un document que vous souhaitez mettre en lien sur vos réseaux sociaux ou votre site web.

5. Gérer vos fichiers au quotidien

Recherche et filtres

Au fur et à mesure que votre bibliothèque grandit, utilisez les outils en haut de la liste :

• Recherche : tapez le nom du fichier.
• Filtres : filtrez par type (images, documents, factures, vidéos, audio), par niveau de visibilité, par association (lié à un client, lié à un rendez-vous, sans association), par client précis ou par date d'ajout.
• Tri : rangez vos fichiers par nom, taille, date, client associé ou visibilité.

Actions rapides

Sur chaque fichier, vous trouverez des icônes d'action :

• 📥 Télécharger : récupérer le fichier sur votre ordinateur.
• ✏️ Modifier : changer l'association ou le niveau de partage.
• 🗑️ Supprimer : effacer définitivement le fichier (attention, cette action est irréversible). Les factures ne peuvent pas être supprimées.
• 🔗 Copier le lien public (uniquement pour les fichiers publics) : pour envoyer le lien à quelqu'un.

6. Astuces pratiques

• Lien rapide : si vous voyez une petite icône de calendrier ou de personne à côté d'un fichier, cliquez dessus. Cela ouvrira directement les détails du rendez-vous ou du client concerné sans quitter votre page.
• Vue vignette : si vous avez beaucoup d'images, utilisez le bouton d'affichage en grille (en haut à droite) pour voir des miniatures de vos fichiers plutôt qu'une simple liste.
• Confidentialité : n'oubliez pas que par défaut, tout est privé. Vous gardez le contrôle total sur ce que voient vos clients.

Des questions ? Écrivez-nous à [email protected], nous vous accompagnons dans la prise en main de vos outils.