Documents : ranger et envoyer vos documents

Tous vos documents se trouvent au même endroit : Clients › Documents dans le menu. Sur téléphone : Clients, puis l'onglet Documents en haut de la page.

Le principe tient en deux règles :

1. Chaque document a une place : réutilisable, dans le dossier d'un client, ou pour vous seul(e). C'est la seule chose que vous choisissez.
2. Un client ne voit un document que si vous le lui avez envoyé. Rien ne part tant que vous ne cliquez pas sur « Envoyer » (ou qu'un envoi automatique que vous avez réglé ne parte). Vous pouvez retirer l'accès à tout moment.

Vous cherchez l'ancien Coffre-fort ? Il est devenu la page Documents : l'ancienne adresse y mène directement. Votre ancienne page « Mes documents » s'appelle désormais Réutilisables. Vos questionnaires s'y trouvent aussi (l'ancienne entrée Clients › Questionnaires y mène).

Cet article est la référence pour ranger, déplacer, remplacer, retirer et supprimer. Pour l'envoi lui-même (d'où, à qui, limites, ce que reçoit le client), voir Envoyer un document à un client. Les réponses aux questions les plus courantes sont dans Documents : questions fréquentes.

1. Les trois places d'un document

La page Documents compte trois onglets, un par place :

Comment choisir

• Le document parle d'une personne précise (son nom, sa situation, ce que vous avez vu ensemble) : dossier du client.
• Le document est identique pour tout le monde, sans nom ni information sur un client : réutilisable.
• Aucun client ne doit le recevoir : pour moi.

Dans le doute, choisissez le dossier du client : c'est le choix le plus protecteur. Une fiche générique rangée par erreur dans un dossier peut devenir réutilisable plus tard (voir la partie 6).

Dans chaque onglet

• Réutilisables : une section « Questionnaires » (avec le bouton « Nouveau questionnaire »), puis une section « Fichiers ».
• Dossiers clients : le champ « Filtrer par client » affiche le dossier d'une seule personne. Le bouton « Questionnaires envoyés » liste les questionnaires partis chez tous vos clients, avec leurs réponses (voir Questionnaires : créer, envoyer, lire les réponses).
• Pour moi : vos documents de cabinet.

Le champ « Rechercher un document » cherche dans le nom des fichiers de l'onglet ouvert (et dans le titre des questionnaires, dans l'onglet Réutilisables).

Il n'y a ni sous-dossiers, ni dossiers à créer : le « dossier » d'un client, c'est l'ensemble des documents rangés pour lui.

Les documents « À ranger »

Ce sont des documents de l'ancien coffre-fort dont la place n'était pas évidente au moment de la refonte des documents (13/10/2026). Tant qu'il en reste :

• un bandeau l'indique en haut de la page, par exemple « 3 documents de l'ancien coffre-fort sont à ranger : réutilisable, pour un client, ou pour vous ? » ;
• un onglet « À ranger (3) » apparaît, avec leur nombre.

Pour les ranger :

1. Cliquez sur « Les ranger » dans le bandeau (ou sur l'onglet À ranger).
2. Cliquez sur « Ranger » à côté d'un document.
3. Répondez à la question « C'est pour qui ? », puis validez.

Ranger ne change pas qui y a accès : les clients qui l'avaient déjà le gardent, et aucun autre ne le reçoit sans envoi. Un document à ranger ne peut pas être envoyé. Vous pouvez en revanche l'ouvrir, le télécharger, le remplacer, retirer l'accès d'un client ou le supprimer. L'onglet disparaît quand tout est rangé.

Les images de votre site

Vos photos et votre logo ne sont pas dans cette page, car elles sont publiques. En bas de la page Documents, le lien « voir et gérer les images de votre site » y mène. Voir Les images de votre site.

2. Ajouter un document

1. Cliquez sur « Ajouter un document » (en haut à droite de la page).
2. Choisissez votre fichier ou déposez-le dans la zone prévue. La fenêtre indique « PDF, Word, image, audio ou vidéo, 100 Mo au plus ».
3. Répondez à la question « C'est pour qui ? » :
   • « Pour un client » : choisissez ensuite son dossier dans « Dossier du client » ;
   • « Réutilisable, pour plusieurs clients » ;
   • « Pour moi ».
4. Cliquez sur « Ajouter » (ou « Ajouter aux réutilisables »).

Le choix est déjà fait selon l'onglet ouvert : depuis Pour moi, « Pour moi » est présélectionné, par exemple.

Ajouter un document ne prévient personne : aucun client ne le reçoit tant que vous ne cliquez pas sur « Envoyer ».

La case « L'envoyer maintenant à {Prénom} » n'existe que pour un document rangé dans le dossier d'un client : elle ouvre la fenêtre d'envoi dans la foulée. Sans elle, le document reste visible par le cabinet seulement. Un réutilisable s'envoie ensuite avec le bouton « Envoyer » de sa ligne.

Depuis la fiche d'un client, un rendez-vous ou la messagerie

Depuis ces trois endroits, vous pouvez aussi choisir Réutilisable ou Pour moi (sauf dans la messagerie, qui propose « Pour {Prénom} seulement » ou réutilisable).

Une séance facturée ne se modifie plus : la section Documents du rendez-vous n'a plus de bouton « Ajouter un document ». Ajoutez-le depuis la fiche du client, onglet Documents : il ira dans son dossier.

Quand l'ajout est refusé

Le nom du fichier n'est jamais en cause : accents, apostrophes, espaces et noms longs sont acceptés.

Un cabinet paramétré sans données de santé ne peut pas ranger de document dans le dossier d'un client : l'option « Pour un client » ne lui est pas proposée.

3. La déclaration d'un document réutilisable

Un document réutilisable peut partir chez plusieurs personnes. Quand un document devient réutilisable, vous déclarez donc qu'il ne contient aucune information sur un client. La phrase nomme le document : « « Fiche respiration.pdf » ne contient aucune information sur un client. »

Simple geste ou case à cocher

• Ajout d'un nouveau fichier depuis la page Documents, en choisissant « Réutilisable » : pas de case. La fenêtre affiche « En l'ajoutant, vous déclarez que … » et le bouton « Ajouter aux réutilisables » vaut déclaration.
• Case obligatoire « J'ai vérifié : … » dans tous les autres cas :
  • ajout depuis la fiche d'un client, un rendez-vous ou la messagerie (le document a plus de chances de concerner la personne) ;
  • document déjà présent que vous rendez réutilisable (« Ajouter aux réutilisables » ou « Ranger ») ;
  • nouvelle version d'un document réutilisable (partie 8).

Sans la case cochée, le bouton reste grisé. Il n'y a pas de rangement groupé : chaque déclaration porte sur un seul document.

Quand le nom du fichier cite un client

Si le nom du fichier contient le nom ou le prénom d'un client lié au document (le client de la fiche, celui du dossier, ou un client qui l'a reçu), l'écran le signale : « Le nom du fichier contient « Dupont ». Vérifiez qu'il ne s'agit pas d'un document propre à ce client. » La case devient obligatoire et la phrase devient « … ne contient aucune information sur Camille Dupont, ni sur un autre client. »

Ce contrôle compare des mots entiers de 3 lettres ou plus, sans tenir compte des accents ni des majuscules. Il ne lit pas le contenu du fichier : il ne remplace pas votre relecture.

Ce qui est enregistré

Chaque déclaration est conservée : qui l'a faite, quand, le texte exact affiché et la façon (case cochée ou geste). Elle se refait à chaque nouvelle version d'un document réutilisable, puisque le contenu change.

4. Lire une ligne de document

Chaque ligne indique le nom du fichier, sa taille, sa date d'ajout et, dans les onglets Dossiers clients et À ranger, sa place (par exemple « Réutilisable », « Dossier de Camille Martin · séance du 13/10 », « Pour moi » ou « Facture · Camille Martin »). Dessous, en clair, qui y a accès :

Cliquez sur le nom pour afficher un aperçu.

Savoir qui a reçu un document : menu « … », « Retirer l'accès ». La fenêtre liste les clients qui y ont accès ; rien n'est retiré tant que vous ne cliquez pas sur un bouton. Pour un client donné, sa fiche, onglet Documents, section « Envoyés à {Prénom} », montre tout ce qu'il a reçu.

5. Envoyer un document (l'essentiel)

Le bouton « Envoyer » est sur la ligne des documents réutilisables et des documents de dossier :

• un réutilisable part chez 20 clients au plus à la fois ;
• un document de dossier ne part que chez son client ;
• une ligne « Pour moi », une facture ou un document « À ranger » n'a pas de bouton « Envoyer ».

Chaque client reçoit son propre e-mail, sans pièce jointe et sans le nom du document, qui l'invite à ouvrir son espace client. Tout le détail (les autres endroits d'où envoyer, les limites, les cas où l'e-mail ne part pas, ce que voit le client) : Envoyer un document à un client.

6. Changer un document de place

Le menu « … » de chaque ligne propose, selon la place actuelle :

• Ajouter aux réutilisables ;
• Classer dans le dossier d'un client (ou Changer de client pour un document déjà dans un dossier) ;
• Garder pour moi.

Une fenêtre « Ranger « nom du fichier » » s'ouvre : choisissez la place, le client si besoin, cochez la déclaration pour un réutilisable, puis validez.

Changer de place ne change jamais qui y a accès : les clients qui ont reçu le document le gardent, et aucun autre ne le reçoit sans envoi.

Ce qui est possible, ce qui ne l'est pas

Jamais possible :

• une facture : elle reste dans le dossier du client, c'est une pièce comptable ;
• un document qui part automatiquement avec un motif de rendez-vous : il ne peut quitter les réutilisables (ni dossier, ni « Pour moi ») tant que l'envoi automatique est actif ;
• une image du site : elle se gère dans l'éditeur du site ;
• revenir dans « À ranger ».

Pourquoi ces règles

• Un document de séance (plan d'action, notes rangées avec un rendez-vous) concerne presque toujours la personne : il reste dans son dossier.
• Un document de dossier ne peut être accessible qu'à son client, et un document « Pour moi » à personne. Si d'autres clients l'ont reçu, retirez-leur l'accès d'abord (partie 7).
• Un envoi automatique serait coupé au prochain rendez-vous. Retirez d'abord le document de l'envoi automatique, dans les réglages du motif.

Les raisons affichées à l'écran

Une action impossible n'est pas cachée : elle est grisée, avec sa raison juste en dessous.

Changer de client n'est pas grisé quand le client actuel a reçu le document, mais le rangement est refusé avec le message « Ce document a été envoyé à d'autres clients : retirez-leur l'accès avant de le classer dans un dossier. » Retirez d'abord l'accès au client actuel, puis changez de client.

Un document classé chez un autre client se détache de la séance à laquelle il était rangé. Un document rendu réutilisable quitte le dossier du client (« Il ne sera plus rangé dans le dossier de … »).

7. Retirer l'accès

1. Menu « … » de la ligne, « Retirer l'accès ».
2. La fenêtre liste les clients qui y ont accès. Cliquez sur « Retirer l'accès » à côté du nom.
3. Un message confirme : « Camille Martin n'a plus accès à ce document. » La fenêtre se ferme : rouvrez-la pour un autre client.

Ce qui se passe ensuite :

• le document disparaît de l'espace client de cette personne (onglet Documents) ;
• dans ses Messages, à la place du document, elle lit « Un document joint à ce message a été retiré par votre praticien. » ;
• aucun e-mail ne la prévient ;
• s'il l'avait déjà ouvert ou téléchargé, il en garde sa copie : retirer l'accès ne peut pas effacer un fichier enregistré sur son appareil ;
• le retrait est enregistré. Quand plus personne n'y a accès, la ligne affiche « accès retiré le … ».

Pour lui redonner accès plus tard, cliquez simplement sur « Envoyer » : c'est un nouvel envoi, avec un nouvel e-mail.

« Retirer l'accès » est grisé quand personne n'y a accès (« Aucun client n'y a accès. ») et n'existe pas pour une facture.

8. Remplacer par une nouvelle version

Vous avez corrigé une coquille ? Menu « … », « Remplacer par une nouvelle version », choisissez le nouveau fichier, puis « Remplacer ».

• Le nouveau fichier prend la place de l'ancien, avec son nom.
• Les clients qui l'ont reçu voient la nouvelle version, sans nouvel envoi.
• Les envois automatiques continuent avec la nouvelle version.
• Ceux qui avaient déjà téléchargé l'ancienne version la gardent.
• L'ancienne version n'est pas conservée, nulle part : aucun historique. Pour la garder, téléchargez-la avant de la remplacer.

Pour un réutilisable, la déclaration est à refaire (case à cocher).

Prévenir les clients : si 1 à 20 clients l'ont reçu, une case cochée par défaut (« Prévenir Camille Martin, qui l'a reçu » ou « Prévenir les 4 clients qui l'ont reçu ») leur envoie un e-mail avec un court message modifiable (« J'ai mis à jour un document que je vous avais transmis. »). C'est un envoi ordinaire : il compte dans les limites d'e-mails. Décochez-la pour remplacer sans prévenir. Au-delà de 20 clients, la case n'est pas proposée : prévenez-les avec « Envoyer », 20 par 20.

Si la nouvelle version est en place mais que l'envoi échoue, l'écran l'indique : « Nouvelle version en place, mais les clients n'ont pas pu être prévenus : … ». Renvoyez-la avec « Envoyer ».

Une facture ne se remplace pas : « Une facture ne se remplace pas : annulez-la depuis la facturation. »

9. Supprimer

Menu « … », « Supprimer », puis confirmez. La fenêtre rappelle qui l'a reçu : « Camille Martin ne le verra plus dans son espace client. S'il l'a déjà ouvert ou téléchargé, il en garde sa copie. La suppression ne peut pas être annulée. »

• Le document disparaît de votre cabinet et de l'espace client de tous ceux qui l'avaient reçu, y compris des messages qui l'avaient apporté. Comme pour un retrait d'accès, le message affiche « Un document joint à ce message a été retiré par votre praticien. », sans nommer le document.
• La suppression est définitive pour vous. Comme toutes les données, le fichier peut subsister jusqu'à 12 mois dans les sauvegardes chiffrées, sans être réutilisé (voir la politique de confidentialité).
• L'espace qu'il occupait est libéré.

Ce qui empêche de supprimer :

Vous voulez seulement qu'un client ne le voie plus ? Préférez « Retirer l'accès » : le document reste chez vous et le client lit une mention claire dans son message.

10. Les factures dans vos documents

Une facture rattachée à un client apparaît :

• dans sa fiche, onglet Documents, section « Factures » ;
• dans Clients › Documents, onglet Dossiers clients, avec l'étiquette « Facture · Prénom Nom » ;
• dans son espace client, onglet Documents, section « Factures ».

Elle est en lecture seule : aperçu et téléchargement seulement. Elle ne se supprime pas, ne se remplace pas, ne change pas de place et ne s'envoie pas depuis Documents (elle est déjà dans l'espace du client). Pour la corriger, annulez-la depuis la facturation : voir Facturation.

Une facture sans client rattaché apparaît dans l'onglet Pour moi, avec le statut « Pour le cabinet ».

11. La fiche d'un client, onglet Documents

L'onglet Documents de la fiche client réunit tout ce qui concerne ce client, en trois sections :

• « Envoyés à {Prénom} » : ce qu'il voit dans son espace client, réutilisables compris ;
• « Visibles par le cabinet seulement » : les documents de son dossier qui ne lui ont pas été envoyés ;
• « Factures » : ses factures, si vous en avez émis.

Le bouton « Envoyer » d'un réutilisable y vise directement ce client. Les actions du menu « … » sont les mêmes que partout ailleurs.

Cet onglet n'apparaît pas pour un cabinet paramétré sans données de santé.

12. Espace de stockage

En bas de la page Documents : « Espace utilisé : … sur … ».

Ce qui compte : tous vos documents (réutilisables, dossiers, pour moi, à ranger), les PDF de vos factures et les images de votre site (originaux). Les versions recadrées d'une image ont leur propre espace, de la même taille, et ne comptent pas dans ce total.

Quand l'espace est plein, l'ajout affiche « Votre espace de stockage est plein : supprimez des documents, ou passez à un forfait supérieur. » Pour libérer de la place : supprimez des documents ou des images du site devenus inutiles (les plus lourds d'abord : vidéos, audios). Une nouvelle version plus lourde ne compte que la différence.

13. Confidentialité et sécurité

• Chiffrés et hébergés en France : les documents de votre page Documents (dossiers, réutilisables, pour moi, factures) sont chiffrés au repos et hébergés en France.
• Les images du site ne le sont pas : elles sont publiques, visibles par tous les visiteurs de votre site. N'y mettez jamais un document ou une photo d'un client.
• Jamais en pièce jointe : un document ne part jamais par e-mail. Le client l'ouvre dans son espace client, après avoir reçu un code par e-mail.
• Rien ne part sans vous : un client ne reçoit un document que par un envoi que vous faites, ou par un envoi automatique que vous avez réglé.

Les documents à ne jamais déposer

Merci Solange n'est pas certifié HDS (hébergeur de données de santé) et n'est pas un dossier médical. Vos conditions d'utilisation (article 6.2) vous engagent à ne pas importer :

• les documents issus du parcours de soins de vos clients : ordonnances, résultats d'analyses ou d'imagerie, documents d'hospitalisation, courriers de médecins ;
• le numéro de sécurité sociale d'un client.

Si un client vous remet un tel document, gardez-le hors de l'outil. Plus largement, ne gardez que ce qui est utile à votre accompagnement.

Ce que voit l'assistant

L'assistant Solange n'a pas accès au contenu de vos documents : il ne peut ni les ouvrir, ni les envoyer, ni les ranger. Il vous explique comment faire. Pour les réponses aux questionnaires, voir Questionnaires : créer, envoyer, lire les réponses.

Les mesures de sécurité et les accès sont décrits dans la politique de confidentialité.

14. Rôles, fin d'essai et téléphone

Qui peut faire quoi dans le cabinet

Tous les membres du cabinet voient tous les documents.

Essai terminé ou abonnement arrêté

Votre cabinet passe en lecture seule : vous pouvez consulter et télécharger vos documents. Toute action (ajouter, envoyer, ranger, supprimer) affiche « Votre période d'essai est terminée. Abonnez-vous pour continuer à utiliser cette fonctionnalité. » Vos clients gardent l'accès à ce que vous leur avez envoyé. Les envois automatiques sont en pause.

Sur téléphone

• Clients, puis l'onglet Documents en haut de la page. Les onglets défilent vers la gauche si l'écran est étroit.
• Touchez le nom d'un document pour l'aperçu ; le bouton « Envoyer » et le menu « … » sont sous le nom.
• « Ajouter un document » vous laisse choisir un fichier ou une photo de votre téléphone.
• Les images du site : menu Plus, Images du site.

Des questions ? Écrivez-nous à [email protected], nous vous accompagnons dans la prise en main de vos outils.