Configurer votre cabinet en 15 minutes

Vous venez de créer votre compte et vous vous demandez par où commencer ? Pas d'inquiétude : cette checklist vous guide pas à pas, dans l'ordre, jusqu'au moment où vous pourrez recevoir vos premières réservations en ligne.

Inutile d'être à l'aise avec l'informatique : chaque étape se fait en quelques clics, et Merci Solange vous accompagne tout au long du parcours. Vous pouvez vous arrêter et reprendre à tout moment, votre progression est conservée.

Sur votre page d'accueil, une barre Configuration affiche votre progression en pourcentage et vous indique la prochaine étape à réaliser. Le bouton Continuer vous emmène directement au bon endroit. C'est votre fil conducteur : suivez-le et vous ne pourrez pas vous tromper.

La checklist en un coup d'œil

1. Compléter votre profil
2. Ajouter un lieu de consultation (ou activer la pratique à distance)
3. Créer vos motifs de consultation (durée et tarif)
4. Définir vos horaires et disponibilités
5. Activer la réservation en ligne
6. Publier votre site web
7. Partager votre lien de réservation

Reprenons chaque étape ensemble.

Étape 1 — Compléter votre profil

Votre profil contient les informations qui vous identifient en tant que professionnel : elles apparaîtront dans les emails et SMS envoyés à vos clients, sur vos factures, et servent de base à la génération de votre site web.

Au tout premier démarrage, Merci Solange vous demande de renseigner votre prénom, votre nom et votre activité principale (sophrologie, naturopathie, hypnothérapie, réflexologie, etc.). Prenez ensuite un instant pour compléter le reste dans les paramètres de votre compte.

Plus votre profil est complet, meilleur sera le contenu proposé par l'assistant Merci Solange lorsqu'il génère votre site web. Il s'appuie sur ces informations pour rédiger une présentation personnalisée.

Pour le détail des champs disponibles, consultez le guide Paramètres généraux.

Étape 2 — Ajouter un lieu de consultation

Indiquez où vous recevez vos clients. Deux possibilités :

• Un lieu physique : ajoutez l'adresse de votre cabinet (nom, adresse, code postal, ville). Vous pouvez en créer plusieurs si vous exercez dans différents endroits.
• La pratique à distance : si vous consultez uniquement en visioconférence ou par téléphone, activez l'option correspondante. Dans ce cas, aucune adresse n'est nécessaire.

Cette étape se règle dans l'assistant de configuration des rendez-vous, ou dans Paramètres > Gestion des RDV > Lieux de consultation.

Vous pouvez tout à fait combiner les deux : un cabinet physique pour certaines séances et la visioconférence pour d'autres.

Étape 3 — Créer vos motifs de consultation

Les motifs de consultation (aussi appelés prestations) sont les différents types de séances que vous proposez. Pour chacun, vous renseignez :

• un nom (par exemple « Première consultation », « Séance de suivi ») ;
• une durée en minutes ;
• un tarif ;
• une couleur pour le repérer facilement dans votre agenda.

Créez au moins un motif pour que vos clients aient quelque chose à réserver. Vous pourrez en ajouter d'autres à tout moment.

Cette étape se trouve dans l'assistant de configuration des rendez-vous, ou dans Paramètres > Gestion des RDV > Motifs de consultation.

Étape 4 — Définir vos horaires et disponibilités

C'est ici que vous indiquez quand vous êtes disponible. Vous définissez des plages horaires récurrentes par jour de la semaine (par exemple : lundi de 9h à 12h et de 14h à 18h). Ces créneaux déterminent les horaires proposés à vos clients lors de la réservation en ligne.

Vous pouvez associer chaque plage à un ou plusieurs lieux et motifs, et copier une même plage sur plusieurs jours d'un coup.

Pour tout comprendre sur le sujet (plages récurrentes, créneaux ponctuels, congés), consultez le guide Configurer ses disponibilités.

Sans aucune disponibilité définie, vos clients ne verront aucun créneau libre à réserver. C'est l'étape qui « ouvre » réellement votre agenda.

Étape 5 — Activer la réservation en ligne

La réservation en ligne permet à vos clients de prendre rendez-vous directement, à toute heure. Les réglages se trouvent dans Paramètres > Gestion des RDV > Règles de réservation.

Vous y choisissez notamment :

• le mode de confirmation : instantané (le rendez-vous est confirmé automatiquement dès que le client réserve) ou manuel (chaque demande vous est soumise pour validation) ;
• le délai minimum avant un rendez-vous (pour éviter les réservations de dernière minute) ;
• le délai maximum jusqu'auquel vos clients peuvent réserver dans le futur.

Le guide La réservation en ligne détaille chacun de ces réglages et le parcours vécu par votre client.

Étape 6 — Publier votre site web

Votre site web est la vitrine qui présente votre activité et accueille le bouton de prise de rendez-vous. Depuis la section Site web, l'assistant Merci Solange peut générer un premier contenu à partir de vos informations ; il ne vous reste plus qu'à le personnaliser (textes, photos, blocs).

Lors de votre première publication, vous choisissez l'adresse web de votre site (par exemple marie-dupont-sophrologue, qui devient le début de l'adresse). Un clic sur Publier met votre site en ligne.

Le guide Publier son site et ouvrir la prise de rendez-vous vous accompagne de A à Z, de la préparation à la mise en ligne.

Si une des étapes précédentes (profil, lieu, motif, disponibilités) est incomplète, votre site pourra être publié mais la réservation en ligne ne fonctionnera pas correctement. Dans l'éditeur, un panneau de progression vous signale les éléments encore requis avant publication.

Étape 7 — Partager votre lien de réservation

Votre site est en ligne : il ne reste plus qu'à le faire connaître. Dès la première publication, un panneau Faites-vous connaître s'ouvre pour vous guider (copier votre lien, le partager, créer votre fiche Google, demander vos premiers avis).

Quelques idées pour diffuser votre lien :

• dans la bio de vos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn) ;
• sur votre fiche Google Business, comme site internet et comme lien de prise de rendez-vous ;
• dans votre signature email ou directement par message à vos clients existants ;
• via un QR code affiché en salle d'attente ou sur vos cartes de visite.

Vous retrouverez votre lien à tout moment dans Paramètres > Gestion des RDV > Bouton et lien de réservation. Les sections « Partager votre lien de réservation » du guide Publier son site et La réservation en ligne vous donnent tous les détails.

Et après ?

Bravo, votre cabinet est opérationnel et vous pouvez recevoir des réservations en ligne ! Pour aller plus loin, voici quelques pistes :

• Faites une réservation test vous-même pour vérifier que tout le parcours fonctionne comme prévu.
• Activez les rappels de rendez-vous par email ou SMS pour réduire les absences (voir Paramètres généraux).
• Connectez votre Google Agenda si vous en utilisez déjà un, afin d'éviter les doubles réservations.

Vous avez une question ou un blocage ? Écrivez-nous à [email protected], nous sommes là pour vous accompagner.