Paramètres généraux

La page Paramètres de Merci Solange centralise tous les réglages de votre compte et de votre cabinet. Elle est organisée en plusieurs grandes catégories, chacune regroupant plusieurs sections. Ce guide vous offre une vue d'ensemble de ces sections et de leurs fonctionnalités.

1. Cabinet & Profil

Mon Profil

La section Mon Profil contient les informations qui vous identifient en tant que professionnel. Ces informations sont utilisées à travers l'ensemble de la plateforme : dans les emails et SMS envoyés à vos clients, sur vos factures, etc.

• Prénom et nom : votre identité telle qu'elle apparaîtra auprès de vos clients.
• Téléphone : utilisé pour recevoir les notifications par SMS (par exemple, l'annulation d'un rendez-vous par un client).
• Activité principale : votre discipline (hypnothérapie, sophrologie, naturopathie, réflexologie, etc.). Choisissez « Autre » pour préciser une activité non listée.
• Adresse e-mail : votre adresse de connexion. Vous pouvez la modifier via le bouton « Modifier ». Vous recevrez un e-mail de confirmation à votre nouvelle adresse pour valider le changement.

Dans deux situations, le bouton « Modifier » refuse le changement. Voici quoi faire dans chaque cas.

Vous vous connectez avec « Continuer avec Google ». Votre adresse est celle de votre compte Google : c'est lui qui vous identifie, pas Merci Solange. Pour en changer, modifiez l'adresse directement dans votre compte Google ; elle sera reprise à votre prochaine connexion. Nous ne pouvons pas la modifier à votre place : cela ne changerait pas l'adresse avec laquelle vous vous connectez.

Vos paiements en ligne sont actifs. Votre adresse est rattachée à votre compte de paiement Stripe. Déconnectez-le d'abord depuis Paramètres > Finance & Gestion > Paiements en ligne, changez votre adresse, puis reconnectez-le.

Plus votre profil est complet, meilleur sera le résultat de la génération de votre site web par l'assistant Merci Solange. Il s'appuie sur ces informations pour créer un contenu personnalisé et pertinent.

La photo, la biographie et le contenu de présentation se règlent quant à eux directement dans l'éditeur de votre site web (section Site Web), et non dans cette page. Le chemin exact selon l'endroit où s'affiche votre photo est dans Changer votre photo sur votre site.

Identité de marque

La section Identité de marque rassemble ce que vos clients voient de votre cabinet, partout : sur votre site, sur vos bons cadeaux, sur vos factures, dans vos emails et sur vos supports imprimés. Vous la remplissez une fois, et tout le reste la reprend.

• Nom commercial : le nom affiché sur vos documents. Nous listons les noms déjà présents dans votre compte (titre de votre site, nom de votre lieu de rendez-vous, raison sociale de vos factures) avec leur provenance, et vous choisissez celui qui doit apparaître. « Un autre nom… » vous laisse en écrire un nouveau.
• Logo : un logo dédié à l'impression, en PNG ou JPG, 512 pixels de côté au minimum, fond transparent de préférence. Sans logo, un monogramme est dessiné avec la police et la couleur de votre site. Le logo s'imprime dans un rond : si votre fichier n'est pas carré (un logo composé en largeur, par exemple), une fenêtre vous propose de le cadrer dans ce rond, en le déplaçant et en zoomant, avant l'envoi. L'image cadrée garde la finesse de votre fichier d'origine ; si le cadrage descend sous 512 pixels, la fenêtre vous le dit avant que vous ne validiez. Le fichier d'origine rejoint votre bibliothèque, la version ronde y est rangée sous lui : vous pourrez la recadrer autrement plus tard.
• Intitulé d'activité : la ligne imprimée sous votre nom (par exemple « Praticienne en massage bien-être »). Laissé vide, il est repris de l'activité déclarée à votre inscription.
• Coordonnées affichées : le numéro de téléphone à imprimer (celui de votre facturation, celui de votre compte, votre numéro WhatsApp, ou aucun), puis les cases adresse, email et site. Ce choix vaut pour tous vos documents à la fois.
• Adresse imprimée par défaut : cette ligne n'apparaît que si vous recevez dans plusieurs lieux. Choisissez celui dont l'adresse figure sur vos documents ; les autres restent disponibles support par support (voir ci-dessous). Avec un seul lieu, il n'y a rien à choisir et la ligne ne s'affiche pas.
• Adresse email imprimée : l'adresse que vos clients liront. Sans elle, c'est votre adresse de connexion qui s'imprime.
• Couleurs et polices : lues depuis le thème de votre site. Pour les changer, passez par Site Web › Apparence.

Un intitulé d'activité qui reprend un titre réglementé (« ostéopathe », « psychologue », « masseur-kinésithérapeute »…) vous est signalé. Ces titres ne peuvent figurer sur un document commercial que si vous détenez le diplôme correspondant. C'est une information : rien n'est modifié ni bloqué, vous décidez et vous restez responsable de ce que vous imprimez.

Un flyer distribué sur un forum peut porter l'adresse du lieu où vous y recevez, pendant que votre carte de visite garde celle de votre cabinet principal : le menu Lieu imprimé est dans Supports imprimés pour chaque support, et dans Bons & Forfaits › Apparence du bon pour vos bons cadeaux. C'est l'adresse du lieu qui change d'un document à l'autre, rien d'autre. Si vous n'avez pas encore de nom commercial et que c'est le nom d'un de vos lieux qui sert de titre, ce titre suit le lieu imprimé, pour que le nom et l'adresse désignent bien le même cabinet.

Le bloc Où votre identité est utilisée liste les six endroits qui la reprennent et signale ce qui diffère : si la raison sociale de vos factures ne correspond pas à votre nom commercial, l'écart est annoncé avec le chemin pour le corriger. C'est normal : une facture porte une raison sociale, qui n'a pas à suivre votre enseigne.

Équipe

La section Équipe vous permet d'inviter d'autres personnes à rejoindre votre cabinet et de gérer leurs accès. Pratique si vous travaillez à plusieurs ou si vous déléguez la gestion de votre agenda.

Export

La section Export vous permet de télécharger une copie de vos données (clients et rendez-vous, facturation, site web et médias, réglages) sous forme d'archive .zip. Vous choisissez les catégories à inclure. Réservée au propriétaire du cabinet, elle est utile pour garder une sauvegarde ou transmettre votre comptabilité à votre comptable. Pour en savoir plus, consultez le guide Exporter mes données.

2. Gestion des RDV

Cette catégorie regroupe tous les réglages liés à votre agenda et à la prise de rendez-vous.

Lieux de consultation

Configurez les adresses de vos cabinets. Vous pouvez définir plusieurs lieux si vous exercez dans différents cabinets. La visioconférence, elle, s'active sur vos motifs de consultation (option « Réalisable en visio »).

Horaires de travail

Définissez vos créneaux de disponibilité réguliers par jour de la semaine. Ces créneaux déterminent les horaires proposés à vos clients lors de la réservation en ligne.

Motifs de consultation

Créez vos différents types de séances (première consultation, suivi, séance spécifique, etc.) avec leur durée et leur tarif par défaut. Vous pouvez aussi y ajouter une note affichée à vos clients pendant la réservation en ligne (consigne de préparation, précision sur la séance) : voir le guide Activer la réservation en ligne.

Chaque motif peut également porter jusqu'à trois questions posées à votre client au moment où il réserve (« Est-ce votre première séance avec moi ? », « Comment m'avez-vous connu(e) ? »...). Les réponses arrivent sur le rendez-vous, dans votre agenda. Voir Questions posées à la réservation.

La section « Envois automatiques (facultatif) » d'un motif envoie tout seul un questionnaire ou un document réutilisable à vos clients : dès la confirmation, quelques jours après la réservation, quelques jours avant ou après la séance. Voir Questionnaires : créer, envoyer, lire les réponses.

Scribe Vocal IA

Configurez l'assistant de prise de notes vocale pour vos séances.

Règles de réservation

Paramétrez le mode de confirmation des rendez-vous (instantané ou manuel) et les délais minimum et maximum de réservation en ligne. Vous y activez aussi la liste d'attente, le cas échéant les règles de consultation à domicile, et un message affiché à tous vos clients avant la confirmation de leur rendez-vous.

Agenda Google

Synchronisez vos rendez-vous Merci Solange avec votre Google Agenda. La synchronisation est bidirectionnelle : vos rendez-vous apparaissent dans Google Agenda et les événements Google bloquent vos créneaux.

Bouton et lien de réservation

Récupérez votre lien de prise de rendez-vous à partager (par e-mail, sur vos réseaux sociaux, etc.) ou intégrez un bouton de réservation directement sur un site web existant.

3. Relation & Communication

Cette catégorie regroupe les outils de communication avec vos clients.

Rappels de rendez-vous

Configurez l'envoi automatique de rappels par email ou SMS avant chaque rendez-vous pour réduire les absences.

Modèles de messages

Personnalisez le contenu des emails et SMS envoyés automatiquement à vos clients (confirmations, rappels, annulations, etc.). La demande d'avis se personnalise uniquement en e-mail.

Récolte d'avis

Activez et configurez l'envoi automatique de demandes d'avis après vos rendez-vous. La demande part par e-mail ; vous choisissez le délai après la séance et les questions du questionnaire. En option, vous pouvez activer une invitation à laisser un avis sur Google, en renseignant le lien de votre fiche d'établissement Google. Chaque client est alors invité, quelle que soit sa note : Merci Solange ne trie pas les clients, conformément aux règles de Google.

Pour activer la récolte d'avis, votre site web doit d'abord être configuré et publié. Cette fonctionnalité dépend de votre forfait.

Vos notifications

Paramétrez les notifications que vous recevez (par email, SMS et navigateur) : nouveaux rendez-vous, messages, rappels, etc.

Chaque type de notification se règle indépendamment sur trois canaux : App (dans l'application et sur votre navigateur), SMS et Email. Quelques types ne proposent pas les trois : la ligne « Anniversaires de vos clients » n'est pas disponible par SMS, car elle contient une liste de noms et consommerait votre quota pour un rappel qui n'a rien d'urgent. La ligne « Questionnaire rempli » ne l'est pas non plus : elle vous prévient qu'un client a envoyé ses réponses, sans jamais citer son nom ni ses réponses, que vous lisez sur sa fiche.

Tant que vous n'avez rien modifié sur une ligne, les notifications qui demandent une réaction de votre part vous arrivent dans l'app et par email : nouveaux rendez-vous pris en ligne, annulations par un client, nouveaux messages de vos clients, questionnaires remplis, relances d'acompte et messages concernant votre fiche Google. Les autres arrivent dans l'app seulement. Les cases cochées montrent toujours ce qui vous sera réellement envoyé.

La ligne Anniversaires de vos clients pilote aussi l'encart « Anniversaires du mois » de votre tableau de bord : si vous décochez App, l'encart disparaît. Voir l'article Gestion des clients pour le détail.

4. Finance & Gestion

Cette catégorie regroupe les réglages liés à la facturation, aux paiements et à votre abonnement.

Mon Abonnement

Gérez votre forfait Merci Solange : consultez votre forfait actuel, changez de forfait, accédez à votre facturation et gérez vos crédits SMS.

• Forfait actuel : le nom et les détails de votre forfait en cours (Essentiel, Proactivité ou Croissance).
• Période d'essai : si vous êtes en période d'essai gratuit, le nombre de jours restants est affiché clairement.
• Changer de forfait : passez à un forfait supérieur pour débloquer de nouvelles fonctionnalités, ou revenez à un forfait inférieur.
• Gérer ma facturation : ouvre votre espace de facturation Stripe (moyen de paiement, factures d'abonnement).
• Crédits SMS : consultez votre solde et achetez des crédits supplémentaires.

Seul le propriétaire du cabinet peut gérer le forfait. Les autres membres bénéficient des fonctionnalités du forfait en cours.

Facturation clients

Renseignez les informations légales et administratives nécessaires à l'émission de vos factures conformes au format Factur-X.

• Numéro SIRET : le numéro d'identification de votre entreprise.
• Numéro ADELI / RPPS : votre numéro d'identification professionnel (pour les professions réglementées).
• Forme juridique : le statut de votre entreprise.
• Adresse, code postal et ville : l'adresse qui figurera sur vos factures.
• TVA : votre régime de TVA (franchise en base ou assujetti) et, le cas échéant, votre numéro de TVA intracommunautaire.
• Numérotation : le format et le prochain numéro de facture.

Vos informations de facturation doivent être exactes et à jour. Des informations incorrectes sur vos factures peuvent poser des problèmes en cas de contrôle fiscal ou de demande de remboursement par un client.

Paiements en ligne

Connectez votre compte Stripe pour accepter les paiements en ligne de vos clients (acompte ou règlement d'une séance, bons cadeaux, paiement par QR code). Stripe est une référence du paiement en ligne — Merci Solange ne stocke jamais vos données bancaires.

5. Naviguer dans les paramètres

La page Paramètres est accessible depuis l'entrée « Paramètres » (icône d'engrenage), en bas du menu latéral ; sur téléphone, elle se trouve dans Plus. Elle s'organise en plusieurs catégories (Cabinet & Profil, Gestion des RDV, Relation & Communication, Finance & Gestion, Parrainage, et Boussole si vous y avez accès), chacune découpée en sections.

Chaque section ouvre son propre formulaire. Selon la section, les modifications sont enregistrées automatiquement ou via un bouton « Enregistrer ».

Raccourcis utiles

Certaines sections de paramètres sont également accessibles depuis d'autres endroits de l'application :

• Réglages de l'agenda : depuis la vue Agenda, un menu de réglages donne accès direct aux horaires, motifs et lieux de consultation. Chaque raccourci ouvre la page Paramètres avec la section correspondante déjà sélectionnée.

6. Bonnes pratiques

• Complétez votre profil dès le départ. Un profil complet améliore la qualité du site web généré par l'assistant Merci Solange et la confiance de vos clients.
• Renseignez vos informations de facturation avant votre premier encaissement. Cela garantit que vos factures seront conformes dès le début.
• Connectez Stripe rapidement si vous souhaitez proposer la vente de bons cadeaux ou le paiement en ligne. Le processus prend quelques minutes.
• Activez la synchronisation avec Google Agenda pour éviter les doubles réservations si vous utilisez déjà un agenda Google.
• Vérifiez régulièrement votre solde de crédits SMS pour ne pas être pris au dépourvu.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.