Comment sont calculés vos créneaux

Un créneau n'apparaît sur votre page de réservation que si tous vos réglages le permettent en même temps : vos plages, vos motifs, vos délais, vos absences, votre agenda Google… Quand un créneau manque, c'est presque toujours un de ces réglages, et pas une panne. Cette page explique le calcul étape par étape, avec les mots de l'application, et comment vérifier ou corriger vos réglages en un clic.

Le plus simple : demandez à l'assistant « pourquoi je n'ai pas de créneau samedi ? » ou « vérifie mon agenda ». Il lit vos vrais réglages, vous donne la cause avec vos chiffres et peut vous préparer la correction.

Les dix étapes d'un créneau

Pour chaque motif, l'application passe ces étapes dans l'ordre. Un créneau est proposé seulement s'il les franchit toutes.

1. Votre cabinet prend les réservations en ligne. Votre essai est en cours ou vous avez un forfait, votre site est en ligne, et Paramètres > Où vos clients réservent est réglé sur Merci Solange. Réglé sur une autre plateforme (Calendly, Resalib…), vos plages ne produisent aucun créneau sur Merci Solange.
2. Le motif est réservable en ligne. Interrupteur Réservable en ligne du motif (Paramètres > Motifs de consultation).
3. La date est dans vos délais. Le Délai minimum (24 h par défaut) empêche de réserver trop tard, le Délai maximum (60 jours par défaut) trop tôt. Les deux se règlent dans Paramètres > Règles de réservation, et un motif peut avoir les siens (« Délai minimum avant le rendez-vous », « Réservable sur »).
4. Une plage existe ce jour-là. Une plage récurrente (Paramètres > Plages horaires récurrentes) ou une ouverture exceptionnelle. Une plage récurrente ne compte pas pendant une pause de vos horaires, ni pendant une semaine inactive d'une alternance « 1 semaine sur 2 ».
5. La plage propose ce motif. Un motif n'est proposé que sur les plages où il est coché. Vous le cochez dans la plage (« Motifs de rendez-vous ») ou dans le motif (« Plages horaires associées ») : c'est le même réglage vu des deux côtés. Une plage sans aucun motif ne produit rien. C'est ce qui arrive quand on supprime le seul motif d'une plage.
6. La plage est réservable en ligne. Interrupteur Réservable en ligne de la plage.
7. Le lieu ou le mode correspond. Chaque plage porte un seul lieu, et éventuellement la visioconférence, le domicile ou le « par écrit » (bloc Modes disponibles sur cette plage). Un motif « Réalisable en visio » n'est proposé en visio que sur les plages où Visioconférence est activé. Le mode Par téléphone (dans « Réalisable en visio ») utilise ces mêmes plages, sans lien de visio. Un lieu sans plage n'est jamais proposé.
8. Le motif tient dans la plage. Une plage de 1 h 25 ne peut pas accueillir un rendez-vous de 1 h 30. Deux plages qui se touchent s'additionnent, à condition d'avoir le même lieu, les mêmes modes, la même façon de proposer les créneaux, et d'être toutes les deux réservables en ligne.
9. Rien n'occupe le créneau. Ni une Absence, ni un rendez-vous déjà pris (avec sa pause), ni un événement « occupé » de vos agendas Google surveillés. Un créneau est aussi gardé 10 minutes au client qui est en train de réserver. Un rendez-vous de groupe reste proposé tant qu'il reste une place.
10. Le créneau tombe au bon endroit. Avec « Proposer tous les rendez-vous possibles », les créneaux se suivent depuis le début de la plage, séparés par la Pause avant rendez-vous suivant du motif (ou la pause propre à la plage). Une plage de 14 h à 18 h propose ainsi des séances d'1 h 30 avec 15 minutes de pause à 14 h 00 et 15 h 45, pas à 15 h 00. Avec « Proposer le premier rendez-vous disponible », la plage ne propose qu'un seul créneau, en début de plage.

L'application ne connaît pas les jours fériés : vos plages y restent réservables. Pour un jour férié chômé, posez une Absence.

Les mots de l'agenda

Vérifier votre agenda

En tête de Paramètres > Aperçu de vos créneaux, le panneau Vérifier mon agenda liste ce qui mérite votre attention :

• Empêche des réservations : un réglage qui retire des créneaux que vous vouliez proposer. Exemples : un motif coché sur aucune plage, une plage plus courte que ses motifs, des ouvertures au-delà de votre délai maximum.
• À vérifier : un réglage souvent involontaire, mais qui peut être voulu. Exemples : un lieu sans plage, une synchronisation Google sans agenda de destination.
• Pour proposer plus de créneaux : des conseils, repliés par défaut.

Chaque point propose Corriger (le bon réglage s'ouvre), C'est voulu (il n'est plus signalé tant que l'élément ne change pas) et Demander à Solange.

Quand vous enregistrez une plage, une ouverture ou un motif qui ne produira aucun créneau, le message de confirmation devient orange et dit pourquoi. Votre enregistrement est bien fait : le message vous évite seulement de découvrir le problème plus tard.

Dans la vue Semaine de l'aperçu, cliquez sur une case vide : l'application vous dit pourquoi il n'y a pas de créneau à cette heure-là, et quels créneaux sont les plus proches.

Laisser l'assistant corriger avec vous

L'assistant peut préparer une modification de vos plages, ouvertures, motifs, délais, pauses ou absences. Il vous la montre d'abord dans une carte, avec ce qui change et l'effet estimé sur vos créneaux, calculé sur votre agenda du jour (par exemple « Avec ce changement, vos clients auraient 4 créneaux de plus sur les 4 prochaines semaines »).

• Rien n'est modifié avant votre clic sur Appliquer ces changements.
• Vos rendez-vous déjà pris ne bougent jamais.
• Pendant 7 jours, Annuler cette modification (sous la carte) remet votre agenda comme avant, sauf ce que vous avez modifié vous-même entre-temps, et la liste d'attente si la modification l'avait activée.

Questions fréquentes

J'ai bien enregistré ma plage, pourquoi ne la vois-je pas sur mon site ? Comparez sa durée à celle de vos motifs (étape 8), puis vérifiez qu'elle propose vos motifs (étape 5) et qu'elle est réservable en ligne (étape 6). Le plus rapide : cliquez sur la case dans l'aperçu, ou demandez à l'assistant.

Il me marque « complet », c'est un bug ? Le plus souvent, tous vos créneaux sont pris par des rendez-vous, ou une absence couvre la période. Pour garder les clients qui ne trouvent pas de place, activez la liste d'attente dans Paramètres > Règles de réservation.

Je dois cocher les horaires d'un motif ou je ne coche rien ? Il faut cocher : un motif n'est proposé que sur les plages où il est coché (étape 5).

Des questions ? Écrivez-nous à [email protected], nous sommes là pour vous accompagner.