Dicter vos notes de séance (Scribe vocal)

Le Scribe Vocal IA est un assistant de dictée intégré à Merci Solange. Il vous permet de dicter vos notes de séance à voix haute et de laisser l'assistant les transcrire, les structurer et les reformuler en un compte-rendu professionnel. Plus besoin de taper de longs comptes-rendus entre deux clients : parlez, et l'assistant s'occupe du reste.

1. Accéder au Scribe vocal

Le Scribe vocal est accessible depuis les notes de n'importe quel rendez-vous de votre agenda.

1. Ouvrez le détail d'un rendez-vous en cliquant dessus dans votre agenda.
2. Repérez la section Notes dans le volet latéral du rendez-vous.
3. Cliquez sur l'icône micro affichée dans les actions de la section Notes.

La fenêtre du Scribe vocal s'ouvre et vous êtes prêt à commencer.

Votre navigateur vous demandera l'autorisation d'accéder au microphone de votre appareil lors de la première utilisation. Acceptez cette demande pour pouvoir utiliser le Scribe vocal.

Si une note existe déjà sur ce rendez-vous, une confirmation vous prévient que le contenu actuel sera remplacé par le compte-rendu généré.

2. Enregistrer votre dictée

Démarrer l'enregistrement

Cliquez sur le bouton « Démarrer l'enregistrement » au centre de la fenêtre. Un visualiseur audio animé apparaît pour vous confirmer que le micro capte bien votre voix.

Pendant l'enregistrement

• Un compteur de temps affiche la durée de votre enregistrement en temps réel.
• Le visualiseur réagit à votre voix : les barres s'animent lorsque vous parlez.
• La durée maximale d'un enregistrement est de 3 minutes. Au-delà, l'enregistrement s'arrête automatiquement.

Arrêter l'enregistrement

Cliquez sur le bouton « Terminer » pour mettre fin à l'enregistrement. Votre audio est conservé sur votre appareil et prêt à être traité.

3. Réécouter et valider

Une fois l'enregistrement terminé, vous pouvez le réécouter avant de lancer la transcription.

• Cliquez sur le bouton lecture pour écouter votre enregistrement.
• Si vous n'êtes pas satisfait, cliquez sur « Recommencer » pour supprimer l'enregistrement et en refaire un nouveau.
• Si vous êtes satisfait, cliquez sur « Générer le rapport » pour lancer la transcription par l'assistant.

4. Transcription et structuration par l'assistant

Lorsque vous cliquez sur « Générer le rapport », l'assistant prend le relais :

1. Transcription : votre dictée vocale est convertie en texte.
2. Structuration : le contenu est organisé en un compte-rendu clair, avec des sections lisibles et un langage professionnel.
3. Reformulation : les hésitations, répétitions et tournures orales sont nettoyées pour produire un texte fluide.

Le traitement prend quelques secondes. Un indicateur de chargement vous informe de l'avancement.

5. Insertion dans les notes du rendez-vous

Une fois le compte-rendu généré, il est inséré dans les notes du rendez-vous et enregistré automatiquement. Vous pouvez ensuite :

• Relire et corriger le texte directement dans l'éditeur de notes. L'assistant produit un bon brouillon, mais vous restez maître du contenu final.
• Compléter avec des observations supplémentaires que vous n'auriez pas dictées.
• Mettre en forme le texte grâce à l'éditeur (gras, italique, listes, titres).

Pour modifier la note, cliquez sur l'icône crayon (« Modifier manuellement ») dans la section Notes.

6. Personnaliser le compte-rendu (facultatif)

Vous pouvez adapter la façon dont l'assistant structure vos comptes-rendus à votre pratique.

1. Allez dans Réglages.
2. Ouvrez la section Scribe Vocal IA.
3. Saisissez vos instructions personnalisées (par exemple les sections que vous souhaitez voir apparaître), puis enregistrez.

À défaut d'instructions personnalisées, l'assistant utilise un format par défaut : un compte-rendu neutre et bienveillant, structuré en sections pertinentes (par exemple Objectifs, Observations, Plan d'action).

7. Cas d'usage courants

Le Scribe vocal s'adapte à différentes situations de votre quotidien de praticien :

Compte-rendu entre deux séances

Vous disposez de quelques minutes entre deux clients ? Dictez rapidement vos observations sur la séance qui vient de se terminer. L'assistant transforme votre dictée spontanée en un compte-rendu structuré.

Notes rapides en fin de journée

En fin de journée, reprenez vos rendez-vous un par un et dictez vos notes pour chacun. C'est bien plus rapide que de tout taper au clavier.

Observations en fin de séance

Si votre pratique le permet, vous pouvez utiliser le Scribe vocal en fin de séance, avec votre client, pour résumer ensemble les points abordés et les prochaines étapes.

Transmission à un confrère

Dictez un résumé de suivi pour un client que vous orientez vers un confrère. Le compte-rendu structuré produit par l'assistant est directement réutilisable dans un courrier professionnel.

8. Confidentialité et sécurité

La confidentialité de vos données et de celles de vos clients est une priorité :

• Conservation sur votre appareil : l'enregistrement audio reste sur votre appareil jusqu'à son envoi pour transcription.
• Transmission chiffrée : l'audio est envoyé via une connexion HTTPS sécurisée, puis transmis au modèle de transcription.
• Pas de conservation de l'audio : l'enregistrement vocal n'est pas stocké sur nos serveurs après la transcription. Seul le texte final est enregistré dans les notes du rendez-vous.
• Traitement en Europe : la transcription utilise un modèle Google Gemini hébergé dans la région Paris (europe-west9), conforme au RGPD.

9. Disponibilité et prérequis

Quota d'utilisation selon votre offre

Le Scribe Vocal IA est inclus dans toutes les offres Merci Solange, avec un quota mensuel qui dépend de votre formule :

• Essentiel : 5 comptes-rendus par mois
• Proactivité : 15 comptes-rendus par mois
• Croissance : 100 comptes-rendus par mois

Le quota est renouvelé chaque mois. Lorsque vous avez atteint votre quota du mois, une fenêtre vous invite à passer à une offre supérieure pour bénéficier de davantage de comptes-rendus. Vous retrouvez votre quota au mois suivant.

Prérequis techniques

• Un microphone fonctionnel : microphone intégré à votre ordinateur, casque avec micro, ou micro externe.
• Un navigateur récent : Chrome, Firefox, Edge ou Safari dans une version récente.
• Une connexion internet : nécessaire pour la transcription (l'enregistrement fonctionne hors ligne, mais la génération du compte-rendu nécessite une connexion).

10. Conseils pour une dictée efficace

• Parlez clairement et à un rythme normal. Inutile de ralentir exagérément, l'assistant comprend très bien le langage naturel.
• Structurez votre pensée avant de commencer. Un bref moment de réflexion avant de cliquer sur « Démarrer » vous évitera les digressions.
• Utilisez des marqueurs de section. Dites par exemple « Motif de la consultation », « Observations », « Plan d'action » pour aider l'assistant à structurer le compte-rendu.
• Ne vous souciez pas des hésitations. L'assistant filtre automatiquement les « euh », « donc », répétitions et autres tics de langage.
• Relisez toujours le compte-rendu généré. L'assistant est un bon point de départ, mais la relecture reste indispensable pour garantir l'exactitude de vos notes.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.