Clients & dossiers

Documents : questions fréquentes

Coffre-fort et Public / Privé disparus, bouton Envoyer grisé, document envoyé au mauvais client, client qui n'a rien reçu, image impossible à supprimer, espace de stockage, sécurité et HDS, export : les réponses courtes, avec le chemin exact dans l'outil.

Les réponses courtes aux questions les plus fréquentes sur vos documents. Chaque réponse renvoie à l'article de référence pour le détail : Documents : ranger et envoyer vos documents, Envoyer un document à un client et Les images de votre site.

Retrouver ses documents

Où est passé le Coffre-fort ?

Il est devenu Clients › Documents (sur téléphone : Clients, puis l'onglet Documents en haut de la page). Vos anciens documents y sont, rangés à leur place quand elle était évidente. Les autres attendent dans l'onglet « À ranger ». L'ancienne adresse du coffre-fort mène directement à la nouvelle page.

Où est passé « Mes documents » ?

C'est désormais l'onglet Réutilisables de Clients › Documents. Les documents que vous y aviez rangés y sont toujours.

Où sont passés mes questionnaires ?

Dans Clients › Documents :

vos questionnaires : onglet Réutilisables, section « Questionnaires » ;
ce que vous avez envoyé et les réponses : onglet Dossiers clients, bouton « Questionnaires envoyés » ;
pour un client : sa fiche, onglet Questionnaires.

Les anciens liens vers Clients › Questionnaires mènent à ces écrans. Voir Questionnaires : créer, envoyer, lire les réponses.

Mon ancienne fiche est dans « À ranger » : que faire ?

C'est un document de l'ancien coffre-fort dont la place n'était pas évidente. Onglet À ranger, bouton « Ranger », puis choisissez :

« Réutilisable, pour plusieurs clients » si c'est une fiche générique, sans information sur un client (case de déclaration à cocher) ;
« Pour un client » si elle concerne une personne ;
« Pour moi » si elle ne doit partir chez personne.

Ranger ne change pas qui y a accès. Tant qu'il n'est pas rangé, le document ne peut pas être envoyé.

Où voir toutes les images et photos de mon site ?

En bas de Clients › Documents, lien « voir et gérer les images de votre site », ou tapez « images » dans « Aller à… ». Dans l'éditeur : « Choisir une image », onglet « Ma Bibliothèque ». Voir Les images de votre site.

Où sont passés les réglages Public, Privé, Partagé ?

Ils n'existent plus. Qui voit un document ne se règle plus :

pour qu'un client le voie, envoyez-le-lui (bouton « Envoyer » de la ligne) ;
pour qu'il ne le voie plus, retirez-lui l'accès (menu « … », « Retirer l'accès », bouton à côté de son nom). Une copie déjà ouverte ou téléchargée reste chez lui.

Ranger ou déplacer un document ne change jamais qui y a accès. « Public » ne concerne plus que les images de votre site : un document d'un client n'est jamais public.

Puis-je envoyer un document depuis mon téléphone ?

Même écran : Clients, puis l'onglet Documents. Les onglets défilent vers la gauche si l'écran est étroit. Le bouton « Envoyer » et le menu « … » sont sous le nom du document : rien ne dépend du survol. Vous pouvez donc envoyer un document depuis votre téléphone.

Puis-je créer des dossiers ou des sous-dossiers ?

Non. Chaque document a une place : réutilisable, dossier d'un client ou pour vous. Le « dossier » d'un client réunit ce qui le concerne ; utilisez « Filtrer par client » (onglet Dossiers clients) ou sa fiche, onglet Documents.

Ranger

Réutilisable, dossier d'un client ou pour moi : comment choisir ?

Il parle d'une personne précise : dossier du client.
Il est identique pour tout le monde, sans nom ni information sur un client : réutilisable.
Personne ne doit le recevoir (diplôme, assurance) : pour moi.

Dans le doute, le dossier du client est le choix le plus protecteur.

J'ai rangé un document dans Réutilisables : mes clients l'ont-ils reçu ?

Non. Ranger ne change pas qui y a accès : ceux qui l'avaient le gardent, et aucun autre ne le reçoit tant que vous ne cliquez pas sur « Envoyer ». De même, ajouter un document ne prévient personne.

À quoi sert « Pour moi » ? Suis-je seul(e) à le voir ?

« Pour moi » range ce qui reste au cabinet : diplômes, attestations, documents administratifs. Ces documents n'ont pas de bouton « Envoyer » et ne sont jamais proposés dans le trombone de la messagerie. Aucun client n'y a accès, mais tous les membres du cabinet les voient : la ligne affiche « Visible par le cabinet seulement ». Les factures sans client rattaché y apparaissent aussi (« Pour le cabinet »).

La case « J'ai vérifié : … ne contient aucune information sur un client » est-elle obligatoire ?

C'est votre déclaration qu'un document réutilisable, qui pourra partir chez plusieurs personnes, ne parle d'aucun client.

Pas de case pour un nouveau fichier ajouté depuis la page Documents en « Réutilisable » : le clic sur « Ajouter aux réutilisables » vaut déclaration.
Case obligatoire pour un ajout depuis la fiche d'un client, un rendez-vous ou la messagerie, pour un document existant rendu réutilisable (« Ajouter aux réutilisables », « Ranger »), pour une nouvelle version d'un réutilisable, et dès que le nom du fichier cite un client.

Chaque déclaration est conservée : qui, quand, et le texte exact affiché.

Puis-je ranger tous les documents « À ranger » d'un coup ?

Non : il n'y a ni rangement groupé ni sélection multiple. Rendre un document réutilisable est une déclaration qui porte sur ce document : elle se fait document par document. Onglet À ranger, bouton « Ranger » sur chaque ligne, et choisissez sa place selon son contenu (réutilisable, dossier d'un client ou pour vous). Ne mettez pas tout en réutilisable par facilité.

Comment garder mes notes privées sur un client ?

Deux possibilités, toutes deux invisibles pour le client :

un document : sa fiche, onglet Documents, « Ajouter un document », option « Pour {Prénom Nom} seulement », sans cocher « L'envoyer maintenant ». Il reste « Visible par le cabinet seulement » tant que vous ne cliquez pas sur « Envoyer » ;
des notes écrites : sa fiche, onglet Notes (voir Gestion des clients).

Pourquoi je ne peux pas rendre ce document réutilisable ?

La raison est écrite sous l'action grisée, dans le menu « … » :

document de séance (rangé avec un rendez-vous) : « Un document de séance concerne presque toujours la personne : il reste dans son dossier. » C'est voulu. Si la fiche ne contient vraiment aucune information sur le client, téléchargez-la (menu « … », « Télécharger »), puis ajoutez-la avec « Ajouter un document », option « Réutilisable, pour plusieurs clients » ;
facture : elle reste dans le dossier du client ;
case de déclaration non cochée : le bouton « Ajouter aux réutilisables » reste grisé tant qu'elle ne l'est pas.

Pourquoi je ne peux pas le garder pour moi, ou le classer dans un dossier ?

Des clients y ont accès : retirez-leur l'accès d'abord (menu « … », « Retirer l'accès »).
Il part automatiquement avec un motif de rendez-vous : retirez-le de l'envoi automatique, dans les réglages du motif.
Plusieurs clients ont reçu ce réutilisable : on ne peut le classer que chez un seul, retirez l'accès aux autres.

Le tableau complet : Documents, partie 6.

« Changer de client » est refusé

Le message « Ce document a été envoyé à d'autres clients : retirez-leur l'accès avant de le classer dans un dossier. » signifie que le client actuel a reçu le document. Retirez-lui l'accès, puis changez de client.

Envoyer

Comment envoyer la même fiche à plusieurs clients ?

La fiche doit être réutilisable. Dans Clients › Documents, onglet Réutilisables, bouton « Envoyer » de la ligne, puis tapez le nom de chaque client dans le champ « À » (2 lettres au moins) : ce n'est pas une liste à cocher. 20 clients au plus par envoi ; chacun reçoit son propre e-mail et aucun ne voit les autres. La ligne affiche ensuite « Envoyé à N clients ».

Plus de 20 personnes : faites plusieurs envois. Si ce sont les inscrits d'une séance collective, passez plutôt par « Écrire aux personnes inscrites » depuis la séance.

Une fois envoyée, ma fiche est-elle encore réutilisable ?

Oui : envoyer un réutilisable ne le sort pas des Réutilisables. Renvoyez-le à qui vous voulez, autant de fois que vous voulez, sans le réimporter. S'il est rangé dans le dossier d'un client, il ne part qu'à ce client : menu « … », « Ajouter aux réutilisables » (avec la déclaration), sauf pour un document de séance.

Comment envoyer plusieurs documents d'un coup ?

Depuis la fiche du client, onglet Messages : le trombone permet de joindre 5 documents à un même message (son dossier, vos réutilisables, ou un fichier de votre ordinateur). Pour 6 documents ou plus, faites deux messages. Évitez de les envoyer un par un : chaque envoi est un e-mail, et au-delà de 5 e-mails en 24 heures au même client, les suivants sont déposés dans son espace sans e-mail.

Mes documents n'apparaissent pas dans le trombone de la messagerie

« Documents de {Prénom} » ne montre que le dossier de ce client ; le dossier d'un autre client n'est jamais proposé.
Un document « Pour moi » ou « À ranger » n'est jamais proposé : rangez-le d'abord (onglet À ranger, « Ranger », ou menu « … »).
Une fiche générique rangée dans le dossier d'un autre client : menu « … », « Ajouter aux réutilisables ». Le lien « Un document manque ? » de la fenêtre le rappelle.

« Ce document ne peut pas être envoyé à ce client »

Le document n'est pas envoyable à ce client : il est rangé dans le dossier d'un autre client (il ne part qu'à lui), ou c'est une facture, un document « Pour moi » ou « À ranger ». Regardez son étiquette dans Clients › Documents, onglet Dossiers clients. Si c'est une fiche générale sans information sur un client : menu « … », « Ajouter aux réutilisables ». Ne le changez de client que s'il a été rangé par erreur.

La saisie de mon message s'arrête au bout de quelques lignes

C'est la limite du message, affichée par le compteur sous la zone : 5 000 caractères si vous avez un site (vos clients ont alors un espace client), 1 000 caractères si vous n'avez pas encore de site. Un message de plus de 1 000 caractères, ou qui évoque la santé, n'est pas recopié dans l'e-mail : votre client le lit dans son espace client. Pour un texte plus long encore, joignez-le en document : trombone, « Importer un fichier », « Pour {Prénom} seulement ».

Pourquoi le bouton Envoyer est grisé ou absent ?

Absent sur un document « Pour moi », une facture ou un document « À ranger » : ils ne s'envoient pas. Rangez-le d'abord, ou ajoutez-le aux réutilisables.
Absent pour un membre en lecture seule : il voit « Télécharger » à la place.
Grisé dans la fenêtre d'envoi : aucun client choisi, ou un client sans adresse e-mail dans la liste (« … n'a pas d'adresse e-mail : sans elle, impossible d'ouvrir l'espace client. »).
Trombone grisé dans la messagerie : 5 documents sont déjà joints.

Puis-je envoyer un document par e-mail, en pièce jointe ?

Non. Un document ne part jamais en pièce jointe, et son nom n'apparaît pas dans l'e-mail : un nom de fichier peut révéler un sujet personnel, et un e-mail peut être lu par d'autres personnes. Votre client reçoit un e-mail qui l'invite à ouvrir son espace client, protégé par un code, où le document l'attend.

Comment joindre mon contrat à chaque réservation ?

Rangez le contrat (vierge, sans information sur un client) dans Réutilisables.
Paramètres › Gestion des RDV › Motifs de consultation, ouvrez le motif.
Section « Envois automatiques (facultatif) », « Ajouter un envoi automatique (facultatif) » : document = votre contrat, « Dès la confirmation du rendez-vous », « À chaque rendez-vous ».

Inclus dans le forfait Croissance, essai compris. Un questionnaire s'ajoute de la même façon dans « Envois automatiques ». Voir Questionnaires, partie 5.

Puis-je régler l'envoi automatique pour tous mes motifs d'un coup ?

Document : non, l'envoi automatique se règle motif par motif.
Questionnaire : oui, dans l'éditeur du questionnaire, interrupteur « Envoyer automatiquement à chaque nouveau client, dès la confirmation de son premier rendez-vous », valable pour tous vos motifs.

Je ne peux plus ajouter de document dans un rendez-vous

Une séance facturée ne se modifie plus : le bouton « Ajouter un document » disparaît de la section Documents du rendez-vous. C'est aussi le cas après la fin de l'essai ou pour un membre en lecture seule. Ajoutez le document depuis la fiche du client, onglet Documents, « Ajouter un document » : il ira dans son dossier. N'annulez pas la facture pour ça.

Comment envoyer un support à tous les participants d'un atelier ?

Dans l'agenda, ouvrez la séance collective, « Écrire aux personnes inscrites », sujet « Suite de la séance (exercice, support) », puis « Joindre des documents réutilisables ». Possible jusqu'à 72 heures après la fin de la séance, 5 messages au plus par séance et 2 par 24 heures. Avec un autre sujet, la fenêtre prévient que les documents ne partiront pas : renvoyez un message avec le bon sujet.

Passé 72 heures : onglet Réutilisables, « Envoyer » sur le support, et tapez le nom des participants dans « À » (20 au plus par envoi). Voir Envoyer un document à un client, partie 2.

Mon client n'a pas d'adresse e-mail

Il ne peut pas recevoir de document : c'est son adresse qui lui ouvre son espace client. Ajoutez-la dans sa fiche (Modifier), puis envoyez. Sinon, donnez-lui le document en main propre.

Mon client dit qu'il n'a rien reçu

Vérifiez le statut de la ligne : « Envoyé à {Nom} le … ».
Fiche du client, onglet Messages : la mention sous l'envoi (« Envoyé par e-mail », « Non envoyé par e-mail », « Lu »).
Vérifiez son adresse e-mail (faute de frappe).
Qu'il regarde ses courriers indésirables : l'e-mail est à votre nom, intitulé « {Votre nom} a déposé un document pour vous ».
Le document l'attend de toute façon dans son espace client, onglet Documents.

Le détail : Envoyer un document à un client, partie 6.

Pourquoi l'e-mail n'est pas parti ?

Plafond atteint : au plus 5 e-mails par client et 50 pour tout le cabinet sur 24 heures (messages, documents et envois automatiques ensemble). Ce plafond ne peut pas être levé, ni par vous ni par l'équipe.
« Son adresse refuse nos envois » : la messagerie du client a déjà refusé un e-mail, souvent parce que l'adresse est fausse. Ce n'est pas forcément une désinscription : vérifiez et corrigez l'adresse dans sa fiche.

Dans les deux cas, le message et les documents sont quand même dans son espace client : l'écran vous l'indique. Prévenez-le autrement ou renvoyez le lendemain.

J'ai envoyé un document au mauvais client

Menu « … » du document, « Retirer l'accès », bouton à côté de son nom. Puis, si besoin, « Changer de client » et « Envoyer » au bon client. Une copie déjà ouverte ou téléchargée reste chez la personne. Voir Envoyer un document à un client, partie 8.

Comment savoir à qui j'ai envoyé un document ?

Le statut de la ligne le dit (« Envoyé à Camille Martin le 13/10/2026 » ou « Envoyé à 4 clients »). Pour la liste des noms : menu « … », « Retirer l'accès » ; la fenêtre les affiche, rien n'est retiré sans clic. Pour un client donné : sa fiche, onglet Documents, section « Envoyés à {Prénom} ».

Mon client a-t-il ouvert le document ?

L'outil ne suit pas l'ouverture d'un document. La mention « Lu » sous un message (fiche du client, onglet Messages) indique qu'il a ouvert ce message dans son espace client.

Mon client peut-il m'envoyer un document ?

Pas depuis son espace client : il ne peut pas y déposer de fichier (il peut en revanche vous y écrire un message). Il peut répondre à votre e-mail avec une pièce jointe (elle arrive dans votre boîte e-mail), ou vous l'apporter. Pour le garder : sa fiche, onglet Documents, « Ajouter un document », « Pour {Prénom Nom} seulement ». Jamais de document issu de son parcours de soins (ordonnance, résultats d'analyses) ni de numéro de sécurité sociale.

Je n'ai pas encore de site : puis-je envoyer des documents ?

L'espace client de vos clients se trouve sur votre site. Sans site, l'e-mail annonce le document mais ne contient pas de bouton pour l'ouvrir. Créez d'abord votre site.

Modifier, retirer, supprimer

J'ai corrigé une coquille : faut-il renvoyer le document ?

Non. Menu « … », « Remplacer par une nouvelle version » : le document garde ses accès, les clients qui l'ont reçu voient la nouvelle version, et les envois automatiques continuent avec elle. Ceux qui avaient téléchargé l'ancienne la gardent. La case « Prévenir les clients qui l'ont reçu » (cochée par défaut) leur envoie un e-mail. Un réutilisable se redéclare.

L'ancienne version est-elle conservée ?

Non : aucun historique n'est gardé, la nouvelle version remplace l'ancienne partout, espace client compris. Pour conserver l'ancienne, téléchargez-la (menu « … », « Télécharger ») avant de la remplacer.

Comment retirer un document à un client ?

Menu « … », « Retirer l'accès », bouton à côté de son nom. Le document disparaît de son espace client ; son message affiche « Un document joint à ce message a été retiré par votre praticien. » Il n'est pas prévenu par e-mail. Une copie déjà téléchargée reste chez lui.

Si je supprime un document, mon client le perd-il ?

Oui : il disparaît de son espace client et des messages ; le message affiche « Un document joint à ce message a été retiré par votre praticien. », sans le nommer. S'il l'avait déjà ouvert ou téléchargé, il garde sa copie. La suppression est définitive. Pour simplement le lui retirer, préférez « Retirer l'accès ».

Pourquoi je ne peux pas supprimer ce document ?

C'est une facture : pièce comptable, elle ne se supprime pas. Annulez-la depuis la facturation.
Il part automatiquement avec un motif : retirez-le de l'envoi automatique d'abord.

Images du site

Pourquoi je ne peux pas supprimer cette image ?

Elle sert encore : sur une page (publiée ou en brouillon), dans les réglages du site (photo, icône, image de partage, en-tête, logo de la barre de menu), dans un article de blog, sur un support imprimé, comme logo du cabinet ou des factures. Le message nomme chaque endroit : remplacez-la là, puis supprimez-la. Une image qui figure sur une facture, un devis ou un bon déjà émis ne se supprime jamais. Voir Les images de votre site.

Puis-je mettre la photo d'une cliente (avant/après) sur mon site ?

Non, jamais, même avec son accord écrit. Les images du site sont publiques et ne sont pas chiffrées : n'y mettez jamais une photo ni un document d'un client. Un document rangé dans le dossier d'un client ou envoyé à un client ne peut pas devenir une image du site.

Puis-je supprimer toutes mes images inutilisées d'un coup ?

Non : il n'y a pas de suppression groupée. Ouvrez Images du site et supprimez-les une par une (corbeille de la vignette). Une image qui sert encore est refusée, avec l'endroit où elle sert.

J'ai annulé le cadrage : où est mon image ?

Dans votre bibliothèque, sans être posée : « Image ajoutée à votre bibliothèque, sans être utilisée. » L'emplacement a gardé son ancienne image. Pour l'utiliser : « Choisir une image », onglet « Ma Bibliothèque », cliquez sur sa vignette (ou « Recadrer » pour la recadrer).

Pourquoi mes photos ne sont-elles pas dans Documents ?

Parce qu'elles sont publiques, visibles par tous les visiteurs de votre site. Les documents de vos clients, eux, sont chiffrés et ne se voient que sur envoi.

Espace et sécurité

Combien d'espace ai-je ?

Essentiel : 50 Mo. Proactivité : 500 Mo. Croissance : 2 Go. Essai gratuit : 500 Mo. Votre consommation s'affiche en bas de Clients › Documents (« Espace utilisé : … sur … »). Documents, factures et images du site y comptent ; les versions recadrées d'images ont leur propre espace.

Mon espace est plein : que faire ?

Le message « Votre espace de stockage est plein : supprimez des documents, ou passez à un forfait supérieur. » s'affiche. Supprimez les documents ou images devenus inutiles (vidéos et audios d'abord), ou changez de forfait. Documents, factures et images du site comptent ; les versions recadrées, non. Ne supprimez pas de facture : elles ne se suppriment pas.

Les versions recadrées ont leur propre réserve, de la même taille. Si elle se remplit : « Vos versions ajustées occupent trop d'espace : supprimez-en depuis votre bibliothèque. »

Quels fichiers puis-je ajouter ?

Depuis Clients › Documents : PDF, Word, image, audio ou vidéo, 100 Mo au plus. Depuis la messagerie : PDF, Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG, WebP, MP3 ou M4A. Le nom du fichier n'a pas de contrainte (accents et espaces acceptés). Si le message « Le contenu du fichier ne correspond pas au type déclaré » s'affiche, ré-enregistrez le fichier depuis le logiciel d'origine.

Mes documents sont-ils en sécurité ? Où sont-ils hébergés ?

Les documents de Clients › Documents sont chiffrés au repos et hébergés en France. Un client ne voit que ce que vous lui avez envoyé, dans son espace protégé par un code. Les images du site ne sont pas concernées : elles sont publiques et non chiffrées, n'y mettez rien qui concerne un client.

Merci Solange est-il certifié HDS ? Puis-je y garder les bilans de santé de mes clients ?

Non. Merci Solange n'est pas certifié HDS (hébergeur de données de santé) et n'est pas un dossier médical. Les conditions d'utilisation (article 6.2) interdisent d'y déposer les documents du parcours de soins (ordonnances, résultats d'analyses ou d'imagerie, documents d'hospitalisation, courriers de médecins) et le numéro de sécurité sociale. Ne gardez que ce qui est utile à votre accompagnement.

Quels documents ne faut-il jamais déposer ?

Les documents issus du parcours de soins de vos clients (ordonnances, résultats d'analyses ou d'imagerie, documents d'hospitalisation, courriers de médecins) et leur numéro de sécurité sociale (conditions d'utilisation, article 6.2).

L'assistant peut-il lire ou envoyer mes documents ?

Non. L'assistant n'a pas accès au contenu de vos documents : il ne peut ni les ouvrir, ni les envoyer, ni les ranger. Il vous explique comment faire.

Équipe et abonnement

Un membre en lecture seule peut-il envoyer des documents ?

Non. Il voit tous les documents, l'aperçu, et peut les télécharger. Il ne peut ni ajouter, ni envoyer, ni ranger, ni supprimer.

Mon essai est terminé : ai-je encore accès à mes documents ?

Oui, en lecture seule : vous pouvez les consulter et les télécharger. Toute autre action (ajouter, envoyer, ranger, supprimer) affiche « Votre période d'essai est terminée. Abonnez-vous pour continuer à utiliser cette fonctionnalité. » Vos clients gardent ce que vous leur avez envoyé ; les envois automatiques sont en pause. Le propriétaire du cabinet peut aussi tout récupérer par l'export (question suivante).

Comment récupérer tous mes documents d'un coup (export) ?

Paramètres › Cabinet & Profil › Export, catégorie « Mon site web, mes images et mes documents », puis « Télécharger mes données ». L'archive contient tous les fichiers du cabinet, documents compris (dossier site-web/medias). L'export est réservé au propriétaire du cabinet et reste possible après la fin de l'essai ou de l'abonnement. Voir Exporter mes données.

Des questions ? Écrivez-nous à [email protected], nous vous accompagnons.