Facturation et encaissements

Le module de facturation de Merci Solange vous permet d'encaisser vos séances en quelques clics, de générer des factures conformes, à chaque encaissement ou seulement quand vous le décidez, et de suivre votre chiffre d'affaires. Ce guide vous présente l'ensemble du processus, de l'encaissement à l'analyse de vos revenus.

1. Accéder à la facturation

Vous pouvez accéder au module de facturation de plusieurs manières :

• Depuis la barre latérale : cliquez sur Facturation.
• Depuis le volet latéral d'un rendez-vous : cliquez sur le bouton Encaisser.
• Depuis la page d'accueil : utilisez l'action rapide Encaisser sur un rendez-vous.

La page Facturation est organisée en trois onglets :

• Historique : la liste de toutes vos opérations (séances, bons, factures libres).
• Devis : la création et le suivi de vos devis.
• Tableau de bord : vos indicateurs de chiffre d'affaires.

Le module de facturation est disponible à partir du plan Proactivité (et inclus dans Croissance ainsi que dans l'essai gratuit). Il n'est pas accessible avec le plan Essentiel : si vous ouvrez la page Facturation sans y avoir accès, un écran vous invite à passer sur un plan compatible. Les factures émises pendant l'essai restent consultables et téléchargeables ensuite, quel que soit votre choix.

2. Encaisser un rendez-vous

L'encaissement se fait directement depuis le volet latéral du rendez-vous, depuis les actions rapides de la page d'accueil, ou depuis la liste de l'onglet Historique.

Étapes de l'encaissement

1. Ouvrez le rendez-vous à encaisser (clic dans le calendrier, depuis la page d'accueil, ou depuis l'historique de facturation).
2. Cliquez sur le bouton Encaisser.
3. La fenêtre Encaisser le paiement s'ouvre avec les informations pré-remplies :
   • Montant encaissé ce jour : le prix de la séance. Vous pouvez l'ajuster directement, ou cliquer sur Ajuster le prix pour modifier le prix total de la séance.
   • Libellé de facturation : déterminé automatiquement à partir du motif de la séance (avec la mention « Acompte » ou « Solde » si un règlement partiel est en cours).
   • Date de paiement : par défaut la date du jour. C'est cette date qui détermine le mois où la somme compte dans votre chiffre d'affaires — reculez-la si vous enregistrez un chèque reçu plus tôt. Elle reste corrigeable après coup (section 9).
4. Choisissez le mode de règlement.
5. Cliquez sur Valider l'encaissement.

Si l'adresse du client est incomplète, un encart vous invite à la renseigner directement dans la fenêtre : elle est obligatoire pour générer une facture conforme. Cet encart n'apparaît que si une facture part effectivement à cet encaissement (voir la section suivante sur les modes d'émission).

Modes de règlement disponibles

• 💳 CB (Stripe) : paiement par carte bancaire. Si vous avez activé les paiements en ligne (voir section 11), un bouton Payer par QR Code apparaît pour générer un lien de paiement à distance.
• 💶 Espèces : paiement en liquide au cabinet (limité à 1 000 € par la loi).
• 🖊️ Chèque : paiement par chèque bancaire.
• 🔄 Virement : paiement par virement bancaire.
• 🎫 Bon cadeau : le client utilise un code de bon cadeau ou de forfait. Saisissez le code (ou scannez-le avec l'appareil photo) ; le système vérifie sa validité et déduit le montant.

Le mode de règlement est pré-sélectionné en fonction du dernier mode utilisé par ce client, ou à défaut du dernier mode utilisé dans votre cabinet. Cela accélère l'encaissement pour vos séances régulières.

3. Choisir si Merci Solange émet vos factures

Rendez-vous dans Paramètres > Facturation clients, section Émission des factures. Trois choix s'offrent à vous :

• Automatique : une facture est émise à chaque encaissement, et déposée dans l'espace de votre client.
• À la demande (par défaut) : rien n'est émis automatiquement. À chaque encaissement, une case vous propose d'émettre la facture ; vous pouvez aussi le faire plus tard depuis l'onglet Historique, sur les séances marquées À facturer.
• Désactivée : Merci Solange n'émet aucune facture. Vous continuez à encaisser et à suivre votre chiffre d'affaires normalement.

Le mode Désactivée est fait pour les praticiens qui établissent leurs factures ailleurs (comptable, autre logiciel, carnet à souches). Dans ce mode, ni le SIRET ni l'adresse postale de votre client ne sont demandés pour encaisser.

Quel que soit le mode choisi, l'obligation de remettre une note à votre client reste la vôtre. À partir de 25 € TTC, c'est-à-dire pour le prix d'une séance ordinaire, elle est obligatoire d'office : votre client n'a pas à la réclamer. En dessous de ce montant, elle le devient s'il la demande. En mode Désactivée, c'est donc à vous de l'établir et de la lui remettre.

Et si votre client est une entreprise (interventions en entreprise, comité social et économique), c'est une facture en bonne et due forme qui est exigée, quel que soit le montant.

Changer de mode n'a aucun effet rétroactif : vos factures déjà émises restent consultables et téléchargeables, y compris après une bascule en Désactivée.

4. Contenu et configuration des factures

Chaque facture émise l'est au format Factur-X, le standard français de facturation électronique.

Contenu de la facture

• Vos coordonnées professionnelles (telles que configurées dans Paramètres > Facturation clients).
• Les coordonnées du client.
• Le détail de la prestation (motif, date, montant).
• Le mode de règlement et la date de règlement.
• Un numéro de facture unique et séquentiel.

Configuration préalable

Pour que les factures soient générées correctement, vous devez renseigner vos informations dans Paramètres > Facturation clients :

• Raison sociale ou nom professionnel.
• Adresse du cabinet, code postal, ville, pays.
• Numéro SIRET.
• Préfixe et numérotation de vos factures.

Tant que ces informations (notamment le SIRET, l'adresse et le préfixe de numérotation) sont incomplètes, un avertissement s'affiche sur la page Facturation et lors de l'encaissement, et les factures ne peuvent pas être générées. Cet avertissement ne s'affiche pas si vous avez choisi le mode Désactivée : ces informations ne vous servent alors à rien.

Si vous exercez dans plusieurs cabinets

Par défaut, toutes vos factures portent l'adresse unique saisie ci-dessus. Si vous consultez dans plusieurs cabinets, vous pouvez faire porter à chaque facture l'adresse du cabinet où la séance a eu lieu.

L'option s'appelle Adresse de facturation par cabinet, dans Paramètres > Facturation clients, en bas du bloc « Informations de l'émetteur ». Elle n'apparaît que si vous avez créé au moins deux lieux de consultation : les adresses de vos cabinets sont reprises telles que vous les avez saisies dans Paramètres > Lieux de consultation, vous n'avez rien à ressaisir.

Trois choses à savoir avant de l'activer :

• Vos factures afficheront votre numéro SIREN (9 chiffres) au lieu de votre SIRET (14 chiffres). Les cinq derniers chiffres du SIRET désignent un établissement précis de votre entreprise : les afficher à côté de l'adresse d'un autre cabinet donnerait une facture qui se contredit. Le SIREN est la mention exigée d'un entrepreneur individuel.
• Les séances en visio ou à domicile, les bons cadeaux et les devis ne sont rattachés à aucun cabinet : ils gardent l'adresse unique de vos réglages.
• Votre nom, votre numérotation et vos mentions légales ne changent pas. Vous conservez une seule série de numéros pour tous vos cabinets, ce qui est autorisé — si votre comptable préfère une série par cabinet, dites-le nous.

Une facture est un document figé au moment où elle est émise. Activer ou désactiver l'option, ou modifier l'adresse d'un cabinet, ne change jamais les factures déjà émises : seules les suivantes suivent le nouveau réglage.

L'option n'est pas disponible pour les sociétés (SASU, EURL, SARL) : leurs factures doivent porter l'adresse du siège social.

Consultation, envoi et téléchargement

• Dans l'historique, cliquez sur le numéro d'une facture pour l'aperçu, puis téléchargez-la au format PDF.
• Pour une séance, la facture est déposée dans l'espace client dès l'encaissement : votre client peut l'y consulter et la télécharger à tout moment.

5. Facturer hors séance (facture libre)

Vous pouvez créer une facture libre pour tout ce qui n'est pas une séance enregistrée dans Merci Solange : formation, atelier, intervention en entreprise, vente de produits, prestation entre professionnels, etc.

Créer une facture libre

1. Sur la page Facturation (onglet Historique), cliquez sur Nouvelle facture.
2. Une fenêtre « Que souhaitez-vous facturer ? » apparaît avec deux options :
   • Facturer une séance effectuée — vous renvoie vers vos séances non facturées (la facture est rattachée à la séance : émise à l'encaissement en mode Automatique, ou quand vous le décidez en mode À la demande ; c'est le flux à privilégier pour les séances).
   • Facturer autre chose (facture libre) — ouvre le panneau de création d'une facture libre.
3. Si vous choisissez la facture libre, le panneau vous guide en 3 étapes :
   • Client : sélectionnez un client existant (ou créez-le). Ses coordonnées (nom, email, adresse, code postal, ville) sont reprises automatiquement de sa fiche.
   • Lignes : ajoutez une ou plusieurs lignes (description, quantité, prix unitaire). La TVA n'est pas saisie par ligne : elle est appliquée au sous-total selon le régime de TVA défini dans Paramètres > Facturation clients.
   • Résumé : vérifiez le récapitulatif et les totaux, renseignez la date de facture, le statut et le mode de paiement (et, si besoin, une référence de devis), puis enregistrez.
4. La facture est générée immédiatement et apparaît dans votre historique.

Les factures libres ne sont pas reliées à une séance. Pour facturer une séance déjà effectuée, passez toujours par l'encaissement du rendez-vous (première option de la fenêtre) — cela évite les doublons et garde votre historique cohérent.

6. Historique des opérations

L'onglet Historique de la page Facturation affiche l'ensemble de vos opérations, regroupées par mois.

Informations affichées

Pour chaque opération, vous retrouvez :

• La date (et l'heure).
• Le type : séance, bon cadeau ou facture libre.
• Le nom du client.
• La prestation ou le produit.
• Le montant.
• Le statut de paiement : à venir, en attente, partiel, payé, remboursé ou expiré.
• La ou les factures rattachées (cliquez sur un numéro pour l'aperçu et le téléchargement).

Sous le statut, deux mentions apparaissent quand elles ont lieu d'être. Elles expliquent pourquoi la colonne Montant ne s'additionne pas :

• « réglé le … » : la date à laquelle l'opération a fini d'être payée, affichée seulement si elle diffère du jour de la prestation. Une séance de mars encaissée en avril est classée en mars dans cette liste, mais comptée en avril dans votre chiffre d'affaires.
• « hors CA » ou « dont X,XX € hors CA » : la part réglée en défalquant un bon ou un forfait. Cette somme est déjà entrée dans votre chiffre d'affaires le jour de la vente du forfait ; la recompter ici la compterait deux fois. Survolez la mention pour retrouver l'explication.

Filtrer ce qui reste à traiter

Deux bandeaux peuvent s'afficher en haut de l'historique. Ils ne disent pas la même chose, et une opération peut relever de l'un, de l'autre, des deux ou d'aucun :

• « N prestations restent à encaisser » : l'argent n'est pas rentré, en totalité ou en partie. Un forfait vendu 250 € dont vous n'avez encaissé que 60 € y figure.
• « N prestations restent à facturer » : aucune facture active n'existe, indépendamment du paiement. Une séance réglée en espèces mais jamais facturée y figure. Ce bandeau ne s'affiche pas si vous avez choisi le mode Désactivée : sans émission de factures, il n'aurait aucun sens.

Cliquez sur un bandeau pour n'afficher que ces opérations, puis revenez à la vue complète avec Voir toutes les opérations. Côté rendez-vous, seuls ceux marqués Effectué sont comptés : un rendez-vous à venir n'est en retard de rien. Les ventes de bons et les factures libres, elles, comptent dès leur saisie.

7. Tableau de bord facturation

L'onglet Tableau de bord de la page Facturation vous présente vos indicateurs clés :

• CA encaissé (Mois) : le total encaissé sur le mois en cours, avec sa tendance par rapport au mois précédent. Chaque règlement est compté au mois de sa date de paiement, pas au mois où vous l'avez saisi.
• À encaisser (Mois) : le montant des séances passées non encore réglées.
• CA encaissé (Année) : le cumul de l'année, avec votre progression vers le seuil de TVA (37 500 €) le cas échéant.
• Panier moyen : le montant moyen par séance.

Un graphique d'évolution mensuelle vous montre, mois par mois, ce qui a été encaissé, ce qui reste à encaisser et ce qui est à venir.

Les séances réglées par un bon ou un forfait n'augmentent pas votre chiffre d'affaires. L'argent a déjà été encaissé — et compté — le jour où vous avez vendu le forfait. Une séance qui consomme ce crédit ne fait entrer aucun euro de plus. Compter les deux reviendrait à déclarer deux fois la même recette. Voir l'article Bons cadeaux & forfaits.

8. Une séance réglée par un bon ou un forfait

Sa facture ne ressemble pas aux autres, et c'est voulu. Elle comporte deux lignes :

• la prestation à son prix — par exemple « Consultation, 60,00 € » ;
• la part réglée par le forfait, en négatif, avec le numéro du bon débité : « Réglé par forfait n° SOL-XXXX-XXXX, −60,00 € ».

Le total est donc de 0,00 € lorsque le forfait couvre toute la séance. Votre client dispose d'un justificatif détaillé de sa séance, qu'il peut transmettre à sa mutuelle, sans que vous lui redemandiez un paiement déjà fait.

Si le forfait ne couvre qu'une partie, la facture porte le reste : 60 € de prestation moins 10 € de forfait donnent un total de 50 €, qui correspond à ce que vous avez réellement encaissé.

9. Corriger ou annuler un paiement

Vous vous êtes trompé de mode de règlement, ou vous avez enregistré un paiement sur la mauvaise séance ? Tant qu'aucune facture n'a été émise, vous pouvez corriger vous-même.

Depuis la page Facturation

1. Dans l'onglet Historique, repérez la ligne concernée (statut Payé).
2. Cliquez sur Modifier dans la colonne Actions.
3. Changez le mode de règlement, la date de paiement, ou les deux.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Depuis le rendez-vous

1. Ouvrez le rendez-vous et descendez jusqu'à la section Facturation.
2. Dans la liste Transactions, cliquez sur l'icône de crayon à droite de la ligne.
3. La même fenêtre s'ouvre.

Annuler un paiement

Dans cette même fenêtre, le lien Annuler ce paiement retire le règlement : la séance repasse en attente de paiement, votre chiffre d'affaires est recalculé, et le bouton Encaisser redevient disponible. Vous pouvez donc ré-encaisser immédiatement, avec le bon mode de règlement ou sur la bonne séance.

Le montant ne se corrige pas ici : il suit le prix de la prestation. Pour le changer, ajustez d'abord le prix depuis le rendez-vous, puis ré-encaissez.

La date de paiement détermine le mois où la somme compte dans votre chiffre d'affaires. Un chèque reçu le 15 juillet et enregistré le 26 août compte en juillet, à condition que vous ayez saisi le 15 juillet. C'est aussi ce que vous corrigez ici quand la date est fausse.

Une trace de chaque correction et de chaque annulation est conservée pour votre comptabilité : le paiement n'est pas effacé, il est neutralisé et disparaît de vos écrans et de vos totaux.

Quand cette correction n'est pas proposée

Le bouton Modifier n'apparaît pas dans trois situations, et c'est voulu :

10. Annuler une facture

Conformément à la réglementation, une facture finalisée ne peut pas être supprimée. Pour corriger une erreur, Merci Solange génère automatiquement une facture d'avoir (montant négatif) qui régularise votre comptabilité.

1. Dans l'onglet Historique, repérez la facture concernée dans la colonne Facture(s).
2. Survolez-la et cliquez sur l'icône d'annulation (Annuler la facture).
3. Confirmez l'annulation.

Si le règlement a été effectué par carte via Stripe, vous pouvez cocher l'option de remboursement automatique : le client est remboursé sur sa carte. Pour les autres modes de règlement déjà encaissés, vous devrez procéder au remboursement manuellement (espèces, virement, chèque…). L'avoir est disponible immédiatement en téléchargement.

11. Paiements en ligne via Stripe Connect

Merci Solange s'appuie sur Stripe Connect pour vous permettre d'accepter les paiements en ligne, directement depuis votre site ou via un QR Code.

Configuration

1. Rendez-vous dans Paramètres > Paiements en ligne.
2. Suivez le processus de connexion à Stripe (création ou liaison de votre compte Stripe).
3. Une fois connecté, les paiements en ligne sont activés.

Fonctionnement

• QR Code de paiement : lors de l'encaissement, choisissez le mode CB (Stripe), puis cliquez sur Payer par QR Code. Un lien de paiement est généré et affiché sous forme de QR Code que le client peut scanner avec son téléphone.
• Paiement sur le site : si vous vendez des bons cadeaux ou des forfaits en ligne, les paiements passent automatiquement par Stripe Connect.
• Suivi en temps réel : le statut du paiement est mis à jour automatiquement dans votre espace dès que le paiement est reçu.

Frais

Merci Solange ne prélève aucune commission sur les paiements en ligne. Seuls les frais de traitement Stripe (de l'ordre de 1,5 % + 0,25 € pour une carte européenne) s'appliquent — ils sont prélevés directement par Stripe sur votre solde.

12. Bonnes pratiques

• Encaissez en fin de séance : prenez l'habitude d'enregistrer le règlement juste après la consultation, pendant que les informations sont fraîches.
• Complétez vos informations de facturation : des informations complètes garantissent des factures conformes et professionnelles.
• Exportez régulièrement : téléchargez vos factures pour les transmettre à votre comptable ou pour vos déclarations.
• Proposez plusieurs modes de règlement : plus vous offrez de modes de règlement, plus c'est simple pour vos clients. Le QR Code de paiement est particulièrement apprécié.
• Vérifiez vos totaux : consultez votre tableau de bord en fin de mois pour vous assurer que tous les encaissements ont bien été enregistrés.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.