Facturation et encaissements

Le module de facturation de Merci Solange vous permet d'encaisser vos séances en quelques clics, de générer automatiquement des factures conformes et de suivre votre chiffre d'affaires. Ce guide vous présente l'ensemble du processus, de l'encaissement à l'analyse de vos revenus.

1. Accéder à la facturation

Vous pouvez accéder au module de facturation de plusieurs manières :

• Depuis la barre latérale : cliquez sur Facturation.
• Depuis le volet latéral d'un rendez-vous : cliquez sur le bouton Encaisser.
• Depuis la page d'accueil : utilisez l'action rapide Encaisser sur un rendez-vous.

La page Facturation est organisée en trois onglets :

• Historique : la liste de toutes vos opérations (séances, bons, factures libres).
• Devis : la création et le suivi de vos devis.
• Tableau de bord : vos indicateurs de chiffre d'affaires.

Le module de facturation est disponible à partir du plan Proactivité (et inclus dans Croissance). Il n'est pas accessible avec le plan Essentiel ni pendant la période d'essai, qui démarre sur ce plan. Si vous ouvrez la page Facturation sans y avoir accès, un écran vous invite à passer sur un plan compatible.

2. Encaisser un rendez-vous

L'encaissement se fait directement depuis le volet latéral du rendez-vous, depuis les actions rapides de la page d'accueil, ou depuis la liste de l'onglet Historique.

Étapes de l'encaissement

1. Ouvrez le rendez-vous à encaisser (clic dans le calendrier, depuis la page d'accueil, ou depuis l'historique de facturation).
2. Cliquez sur le bouton Encaisser.
3. La fenêtre Encaisser le paiement s'ouvre avec les informations pré-remplies :
   • Montant encaissé ce jour : le prix de la séance. Vous pouvez l'ajuster directement, ou cliquer sur Ajuster le prix pour modifier le prix total de la séance.
   • Libellé de facturation : déterminé automatiquement à partir du motif de la séance (avec la mention « Acompte » ou « Solde » si un règlement partiel est en cours).
   • Date de paiement : par défaut la date du jour.
4. Choisissez le mode de règlement.
5. Cliquez sur Valider l'encaissement.

Si l'adresse du client est incomplète, un encart vous invite à la renseigner directement dans la fenêtre : elle est obligatoire pour générer une facture conforme.

Modes de règlement disponibles

• 💳 CB (Stripe) : paiement par carte bancaire. Si vous avez activé les paiements en ligne (voir section 8), un bouton Payer par QR Code apparaît pour générer un lien de paiement à distance.
• 💶 Espèces : paiement en liquide au cabinet (limité à 1 000 € par la loi).
• 🖊️ Chèque : paiement par chèque bancaire.
• 🔄 Virement : paiement par virement bancaire.
• 🎫 Bon cadeau : le client utilise un code de bon cadeau ou de forfait. Saisissez le code (ou scannez-le avec l'appareil photo) ; le système vérifie sa validité et déduit le montant.

Le mode de règlement est pré-sélectionné en fonction du dernier mode utilisé par ce client, ou à défaut du dernier mode utilisé dans votre cabinet. Cela accélère l'encaissement pour vos séances régulières.

3. Factures automatiques

Chaque encaissement génère automatiquement une facture au format Factur-X, le standard français de facturation électronique.

Contenu de la facture

• Vos coordonnées professionnelles (telles que configurées dans Paramètres > Facturation clients).
• Les coordonnées du client.
• Le détail de la prestation (motif, date, montant).
• Le mode de règlement et la date de règlement.
• Un numéro de facture unique et séquentiel.

Configuration préalable

Pour que les factures soient générées correctement, vous devez renseigner vos informations dans Paramètres > Facturation clients :

• Raison sociale ou nom professionnel.
• Adresse du cabinet, code postal, ville, pays.
• Numéro SIRET.
• Préfixe et numérotation de vos factures.

Tant que ces informations (notamment le SIRET, l'adresse et le préfixe de numérotation) sont incomplètes, un avertissement s'affiche sur la page Facturation et lors de l'encaissement, et les factures ne peuvent pas être générées.

Consultation, envoi et téléchargement

• Dans l'historique, cliquez sur le numéro d'une facture pour l'aperçu, puis téléchargez-la au format PDF.
• Pour une séance, le client reçoit une notification (email et/ou SMS, selon vos réglages de notifications) l'informant que sa facture est disponible dans son espace client, où il peut la consulter et la télécharger.

4. Facturer hors séance (facture libre)

Vous pouvez créer une facture libre pour tout ce qui n'est pas une séance enregistrée dans Merci Solange : formation, atelier, intervention en entreprise, vente de produits, prestation entre professionnels, etc.

Créer une facture libre

1. Sur la page Facturation (onglet Historique), cliquez sur Nouvelle facture.
2. Une fenêtre « Que souhaitez-vous facturer ? » apparaît avec deux options :
   • Facturer une séance effectuée — vous renvoie vers vos séances non facturées (l'encaissement génère la facture automatiquement, c'est le flux à privilégier pour les séances).
   • Facturer autre chose (facture libre) — ouvre le panneau de création d'une facture libre.
3. Si vous choisissez la facture libre, le panneau vous guide en 3 étapes :
   • Client : sélectionnez un client existant (ou créez-le). Ses coordonnées (nom, email, adresse, code postal, ville) sont reprises automatiquement de sa fiche.
   • Lignes : ajoutez une ou plusieurs lignes (description, quantité, prix unitaire). La TVA n'est pas saisie par ligne : elle est appliquée au sous-total selon le régime de TVA défini dans Paramètres > Facturation clients.
   • Résumé : vérifiez le récapitulatif et les totaux, renseignez la date de facture, le statut et le mode de paiement (et, si besoin, une référence de devis), puis enregistrez.
4. La facture est générée immédiatement et apparaît dans votre historique.

Les factures libres ne sont pas reliées à une séance. Pour facturer une séance déjà effectuée, passez toujours par l'encaissement du rendez-vous (première option de la fenêtre) — cela évite les doublons et garde votre historique cohérent.

5. Historique des opérations

L'onglet Historique de la page Facturation affiche l'ensemble de vos opérations, regroupées par mois.

Informations affichées

Pour chaque opération, vous retrouvez :

• La date (et l'heure).
• Le type : séance, bon cadeau ou facture libre.
• Le nom du client.
• La prestation ou le produit.
• Le montant.
• Le statut de paiement : à venir, en attente, partiel, payé, remboursé ou expiré.
• La ou les factures rattachées (cliquez sur un numéro pour l'aperçu et le téléchargement).

Filtrer les séances à facturer

Un bandeau d'alerte indique le nombre de séances effectuées qui ne sont pas encore facturées. Cliquez dessus (ou utilisez la fenêtre Nouvelle facture) pour n'afficher que ces séances et les traiter rapidement, puis revenez à la vue complète avec Voir toutes les opérations.

6. Tableau de bord facturation

L'onglet Tableau de bord de la page Facturation vous présente vos indicateurs clés :

• CA encaissé (Mois) : le total encaissé sur le mois en cours, avec sa tendance par rapport au mois précédent.
• À encaisser (Mois) : le montant des séances passées non encore réglées.
• CA encaissé (Année) : le cumul de l'année, avec votre progression vers le seuil de TVA (37 500 €) le cas échéant.
• Panier moyen : le montant moyen par séance.

Un graphique d'évolution mensuelle vous montre, mois par mois, ce qui a été encaissé, ce qui reste à encaisser et ce qui est à venir.

7. Annuler une facture

Conformément à la réglementation, une facture finalisée ne peut pas être supprimée. Pour corriger une erreur, Merci Solange génère automatiquement une facture d'avoir (montant négatif) qui régularise votre comptabilité.

1. Dans l'onglet Historique, repérez la facture concernée dans la colonne Facture(s).
2. Survolez-la et cliquez sur l'icône d'annulation (Annuler la facture).
3. Confirmez l'annulation.

Si le règlement a été effectué par carte via Stripe, vous pouvez cocher l'option de remboursement automatique : le client est remboursé sur sa carte. Pour les autres modes de règlement déjà encaissés, vous devrez procéder au remboursement manuellement (espèces, virement, chèque…). L'avoir est disponible immédiatement en téléchargement.

8. Paiements en ligne via Stripe Connect

Merci Solange s'appuie sur Stripe Connect pour vous permettre d'accepter les paiements en ligne, directement depuis votre site ou via un QR Code.

Configuration

1. Rendez-vous dans Paramètres > Paiements en ligne.
2. Suivez le processus de connexion à Stripe (création ou liaison de votre compte Stripe).
3. Une fois connecté, les paiements en ligne sont activés.

Fonctionnement

• QR Code de paiement : lors de l'encaissement, choisissez le mode CB (Stripe), puis cliquez sur Payer par QR Code. Un lien de paiement est généré et affiché sous forme de QR Code que le client peut scanner avec son téléphone.
• Paiement sur le site : si vous vendez des bons cadeaux ou des forfaits en ligne, les paiements passent automatiquement par Stripe Connect.
• Suivi en temps réel : le statut du paiement est mis à jour automatiquement dans votre espace dès que le paiement est reçu.

Frais

Merci Solange ne prélève aucune commission sur les paiements en ligne. Seuls les frais de traitement Stripe (de l'ordre de 1,5 % + 0,25 € pour une carte européenne) s'appliquent — ils sont prélevés directement par Stripe sur votre solde.

9. Bonnes pratiques

• Encaissez en fin de séance : prenez l'habitude d'enregistrer le règlement juste après la consultation, pendant que les informations sont fraîches.
• Complétez vos informations de facturation : des informations complètes garantissent des factures conformes et professionnelles.
• Exportez régulièrement : téléchargez vos factures pour les transmettre à votre comptable ou pour vos déclarations.
• Proposez plusieurs modes de règlement : plus vous offrez de modes de règlement, plus c'est simple pour vos clients. Le QR Code de paiement est particulièrement apprécié.
• Vérifiez vos totaux : consultez votre tableau de bord en fin de mois pour vous assurer que tous les encaissements ont bien été enregistrés.

Des questions ? Notre support est toujours disponible pour vous accompagner.