Questionnaires : créer, envoyer, lire les réponses

Votre client remplit votre questionnaire chez lui, sur son téléphone ou son ordinateur, avant de venir : la première séance ne commence plus par une série de questions. Vous lisez ses réponses sur sa fiche, sans rien ressaisir.

Tout se passe dans Clients > Questionnaires, en deux onglets :

• « Vos questionnaires » : vos questionnaires, prêts à envoyer ;
• « Envois et réponses » : ce que vous avez envoyé, à qui, et ce qui vous est revenu, pour tous vos clients.

Les questionnaires sont inclus dans tous les forfaits, essai gratuit compris. Ils ne sont pas proposés aux cabinets dont le compte est paramétré sans données de santé (voir les questions fréquentes en fin d'article).

1. Créer un questionnaire

Cliquez sur « Nouveau questionnaire ». Quatre façons de démarrer :

• Le modèle de votre discipline : si un modèle correspond à votre activité, le premier bouton le propose directement, par exemple « Utiliser le questionnaire de naturopathie ». « Voir tous les modèles » affiche les neuf modèles.
• « J'ai déjà mon questionnaire (Word, PDF) » : votre document vierge devient un formulaire en ligne.
• « Créer avec l'assistant » : vous décrivez ce que vous voulez, l'assistant rédige les questions.
• « Partir d'une page blanche » : vous écrivez tout vous-même.

Vous pouvez aussi demander un questionnaire à l'assistant de Merci Solange, depuis l'entrée Assistant du menu (voir la section 13).

Vos questionnaires apparaissent aussi dans votre Coffre-fort, avec le type « Questionnaire ». Les réponses de vos clients, elles, n'y sont jamais : elles restent sur leur fiche.

Les neuf modèles

Ce sont des exemples : vous pouvez tout modifier. Dans chaque modèle, les questions qui touchent à la santé sont facultatives et proposent la réponse « Je préfère en parler en séance », et la case d'accord du client est activée.

Le modèle d'atelier à compléter

« Informations avant l'atelier » demande une personne à prévenir et les situations à vous signaler, puis fait attester au participant qu'il a pris connaissance du déroulement de l'atelier. Pour que cette attestation ait un sens, la section « Déroulement de l'atelier » contient un passage surligné qui commence par « [À compléter » : remplacez-le par la description de votre atelier (son déroulement, son intensité, les situations dans lesquelles la pratique est déconseillée).

Tant qu'un passage marqué « [À compléter » reste dans le questionnaire, il ne peut pas partir : l'envoi affiche « Complétez les passages marqués « [À compléter…] » avant d'envoyer ce questionnaire. », et l'envoi automatique ne s'active pas.

Importer votre document Word ou PDF

1. Cliquez sur « Nouveau questionnaire », puis sur « J'ai déjà mon questionnaire (Word, PDF) ».
2. Cochez « Mon document est un questionnaire vierge ».
3. Cliquez sur « Choisir le fichier » : un fichier Word (.docx) ou PDF de 10 Mo au plus.
4. Comptez une trentaine de secondes. L'assistant reprend vos questions dans leur ordre, avec vos sections, et choisit pour chacune le type de réponse le plus adapté. Il laisse de côté les champs d'identité (nom, prénom, e-mail, téléphone, date de naissance), déjà présents sur la fiche du client.
5. Le questionnaire s'ouvre dans l'éditeur. Relisez-le : les questions surlignées portent la mention « L'assistant n'est pas sûr d'avoir bien compris cette question. ». Corrigez-les, ou cliquez sur « C'est bon ».

Votre fichier n'est pas conservé. L'ancien format Word (.doc) n'est pas lu : enregistrez votre document en .docx ou en PDF depuis Word ou votre logiciel habituel. Si la lecture échoue, un message vous invite à vérifier le format, ou à recopier vos questions dans une page blanche.

[!WARNING] N'importez jamais un questionnaire déjà rempli par un client : son contenu serait transmis à notre outil d'intelligence artificielle, exécuté dans l'Union européenne. L'assistant ne voit que vos questions, jamais les réponses de vos clients.

Créer avec l'assistant

Décrivez votre questionnaire en une phrase, par exemple « un bilan de vitalité avec un volet sommeil et digestion, une vingtaine de questions ». L'assistant rédige les questions, puis vous les ajustez en dialoguant avec lui (« une question en plus », « un ton plus simple »). Quand le résultat vous convient, cliquez sur « Ouvrir dans l'éditeur » et relisez-le avant de l'envoyer.

N'y mentionnez aucun client : l'assistant ne voit que vos questions.

L'import et l'assistant sont limités à 40 utilisations par jour pour votre cabinet. Au-delà, le message « Vous avez beaucoup utilisé l'assistant aujourd'hui : il sera de nouveau disponible demain. » s'affiche. Les modèles et la page blanche restent disponibles.

2. Modifier un questionnaire

Ouvrez le questionnaire depuis Clients > Questionnaires ou depuis le coffre-fort. L'éditeur s'enregistre tout seul : « Enregistré » s'affiche en haut à droite. Si « Non enregistré » apparaît, vérifiez votre connexion internet.

Sections et questions

• Le titre et un texte d'introduction facultatif, que votre client lit en premier.
• Les sections : un titre et un texte d'introduction, tous deux facultatifs. « Ajouter une section » en crée une ; les flèches la déplacent, la corbeille la supprime. Votre client remplit une section par écran.
• Les questions : « Ajouter une question », puis le libellé et le type de réponse. Pour chaque question, « Obligatoire » et « Ajouter une aide » (un texte affiché sous la question). Le menu de la question propose « Monter », « Descendre », « Dupliquer » et « Supprimer ».

Les 7 types de réponse

Pour une question à choix, « Proposer « Autre » avec précision » ajoute un choix « Autre » suivi d'une courte précision libre.

Combien de questions : les limites d'un questionnaire

• 20 sections et 150 questions au plus ;
• 120 caractères pour le titre, 300 pour une question, 500 pour une aide ;
• de 2 à 20 choix par question à choix, de 120 caractères chacun.

Un questionnaire ne peut pas être envoyé tant qu'il n'a aucune question, qu'une question à choix a moins de deux choix, qu'un passage « [À compléter » reste à remplir, ou que la case d'accord est activée avec un texte vide. Au moment de l'envoi, la liste de ce qu'il reste à corriger s'affiche.

Aperçu, durée et impression

• « Aperçu » montre ce que verra votre client.
• La durée estimée (« Environ 6 minutes pour votre client », par exemple) se calcule d'après le nombre et le type de vos questions. Votre client la voit dans l'e-mail et en haut du formulaire.
• Dans le menu « … », « Imprimer le questionnaire vierge » sert pour un client qui préfère le papier.

Les suggestions de vocabulaire

Sous un titre ou une question qui emploie un mot réservé aux professions de santé, ou qui promet un résultat, une suggestion de formulation s'affiche en orange. Elle ne bloque rien : vous restez libre de vos formulations.

Modifier avec l'assistant

« Modifier avec l'assistant » vous laisse demander un ajustement, par exemple « ajoute une section sur le sommeil » ou « rends les questions plus courtes ». Le questionnaire est mis à jour, et le message de confirmation propose « Annuler » pour revenir en arrière.

Modifier un questionnaire déjà envoyé

Un questionnaire déjà envoyé reste modifiable. L'éditeur vous le rappelle : « Ce questionnaire a déjà été envoyé : vos modifications s'appliqueront aux prochains envois. Les réponses déjà reçues gardent leurs questions. »

• Modifier les questions, le titre ou la case d'accord après un envoi crée une nouvelle version du questionnaire (« version 2 » sur sa carte).
• Chaque client remplit les questions telles qu'elles étaient au moment de l'envoi, même s'il n'a pas encore commencé. Pour qu'un client qui n'a pas encore répondu remplisse la nouvelle version, annulez son envoi (« Annuler l'envoi ») puis envoyez-lui de nouveau le questionnaire.
• Les réponses déjà reçues s'affichent toujours avec les questions qui ont été posées, et le numéro de version.

Dupliquer un questionnaire

Dans le menu « … » de l'éditeur, « Dupliquer » crée une copie (« Bilan de vitalité (copie) », par exemple) avec les mêmes questions et la même case d'accord, et l'ouvre dans l'éditeur. Ses envois automatiques ne sont pas copiés. Pratique pour préparer une variante : une version courte pour le suivi, une version pour vos ateliers.

Retirer un questionnaire

Dans le menu « … », « Retirer ce questionnaire » :

• il n'est plus proposé à l'envoi et disparaît de votre liste et du coffre-fort ;
• les réponses déjà reçues restent lisibles sur la fiche de vos clients ;
• ses envois automatiques s'arrêtent (dans les réglages du motif, la ligne indique « Questionnaire retiré ») ;
• les liens déjà envoyés restent valables jusqu'à leur échéance : pour en arrêter un, utilisez « Annuler l'envoi » sur la fiche du client.

Aucun bouton ne remet un questionnaire retiré dans la liste : si vous pensez en avoir de nouveau besoin, dupliquez-le avant de le retirer.

3. La case d'accord de votre client

Dans l'éditeur, l'interrupteur « Demander l'accord de votre client » est activé par défaut, quelle que soit la façon dont le questionnaire a été créé. Votre client coche cette case avant d'envoyer ses réponses. Le texte proposé est le suivant :

J'accepte que {praticien} enregistre mes réponses à ce questionnaire, y compris celles qui concernent ma santé, dans mon dossier client, pour préparer et suivre mon accompagnement. Je peux retirer mon accord à tout moment en le lui demandant, et obtenir la suppression de mes réponses.

• {praticien} est remplacé par votre nom.
• La case n'est jamais cochée d'avance.
• Vous pouvez adapter le texte ; « Rétablir le texte proposé » revient au texte d'origine. Un texte vide bloque l'envoi.
• Si votre client ne coche pas la case, il ne peut pas envoyer ses réponses : un message l'invite à la cocher, ou à vous en parler directement.
• L'accord est daté et son texte exact est conservé. Il s'affiche au-dessus des réponses : « Accord donné le … : « … » ».

Si vous interrogez vos clients sur leur santé, gardez la case activée (voir la section 12).

4. Envoyer un questionnaire

D'où l'envoyer

• Clients > Questionnaires : bouton « Envoyer » sur la carte du questionnaire, ou « Envoyer à un client » dans l'éditeur. Cherchez ensuite le client par son nom ou son prénom.
• La fiche du client, onglet « Questionnaires » > « Envoyer un questionnaire ».
• Le rendez-vous, section « Questionnaire » > « Envoyer ». La case « Lié au rendez-vous du … », cochée par défaut, rattache le questionnaire à la séance : il s'affiche sur le rendez-vous, et la durée du lien en tient compte.
• Une séance collective : « Envoyer un questionnaire aux participants » (voir plus bas).

La section « Questionnaire » du rendez-vous et le bouton de la séance collective n'apparaissent qu'une fois votre premier questionnaire créé.

Ce que reçoit votre client

Un e-mail à votre nom, intitulé « {Votre nom} vous envoie un questionnaire », complété de « avant votre séance du … » quand il est lié à un rendez-vous. Il indique la durée estimée et contient le bouton « Remplir mon questionnaire », suivi de votre signature.

Cet e-mail ne contient ni le titre du questionnaire, ni vos questions, ni ses réponses. Le lien est personnel : il donne accès aux réponses en cours de votre client, qui ne doit pas le transférer.

Ce qu'il faut pour envoyer

• Une adresse e-mail sur la fiche du client. Sans elle, l'envoi est refusé (« Ce client n'a pas d'adresse e-mail. ») et la recherche de client l'indique (« sans adresse e-mail »). Vous pouvez alors remplir le questionnaire avec lui en séance (section 8), ou l'imprimer.
• L'adresse e-mail de votre compte confirmée. Sinon : « Vérifiez votre adresse email pour publier votre site ou envoyer des communications. »
• Une adresse de site pour votre cabinet, car le lien s'ouvre sur votre site. Sinon : « Votre cabinet n'a pas encore d'adresse de site : elle est nécessaire pour le lien du questionnaire. »
• Un questionnaire prêt à partir (voir « Combien de questions : les limites d'un questionnaire », section 2).

Envoyer à tous les participants d'une séance collective

Ouvrez la séance dans votre agenda, puis, dans « Actions de la session », cliquez sur « Envoyer un questionnaire aux participants ». La case « Envoyer à tous les participants (…) » est cochée.

• Chaque participant reçoit son propre e-mail : personne ne voit l'adresse des autres.
• Chaque envoi est lié au rendez-vous du participant.
• Un participant sans adresse e-mail ne le reçoit pas.
• Un même envoi compte 50 destinataires au plus.

Combien de temps le lien reste valable

• Sans rendez-vous lié : 60 jours après l'envoi.
• Lié à un rendez-vous : jusqu'à 14 jours après la séance, sans dépasser 60 jours.
• Jamais moins de 7 jours après l'envoi, par exemple pour un questionnaire de suivi envoyé juste après la séance.

Exemple : envoyé le 1er du mois pour une séance le 10, le lien fonctionne jusqu'au 24. Dans son espace client, votre client voit « À remplir avant le … ».

À l'échéance, la ligne du questionnaire passe à « Lien expiré » et ce que votre client avait commencé à remplir est effacé. S'il clique sur le lien, il lit : « Ce lien n'est plus valable. Si vous souhaitez remplir ce questionnaire, contactez votre praticien. » Vous pouvez lui « Renvoyer le lien » : il reçoit un nouveau lien, pour une nouvelle durée, et repart d'un questionnaire vierge.

Déplacer le rendez-vous ne change pas la date limite du lien. « Renvoyer le lien » la recalcule d'après la nouvelle date de la séance.

Suivre vos envois

Chaque envoi apparaît sur la fiche du client (onglet « Questionnaires ») et dans Clients > Questionnaires > « Envois et réponses », pour tous vos clients. Sur la carte de chaque questionnaire, un compteur indique les réponses reçues et les envois en attente.

La ligne précise aussi « envoi automatique » ou « rempli en séance » le cas échéant. Le menu « … » de chaque ligne propose, selon le statut :

• « Lire les réponses » ;
• « Renvoyer le lien » : un nouvel e-mail part avec un nouveau lien, et l'ancien cesse de fonctionner. Ce que votre client avait commencé est conservé, sauf si le lien avait expiré. Possible tant que le questionnaire n'est pas rempli, même après l'expiration du lien ;
• « Annuler l'envoi » : le lien cesse de fonctionner, et ce que votre client avait commencé à remplir est effacé ;
• « Supprimer les réponses » (voir la section 7).

Votre client n'a pas reçu le questionnaire

Quand le questionnaire est envoyé mais que l'e-mail ne part pas, la ligne l'indique sous la forme « E-mail non parti : … ». Les raisons possibles :

• « ce client a déjà reçu plusieurs questionnaires aujourd'hui » : 5 e-mails de questionnaire au plus par client sur 24 heures ;
• « le plafond d'envois du jour est atteint » : 200 e-mails de questionnaire au plus pour tout votre cabinet sur 24 heures ;
• « l'adresse de ce client refuse nos e-mails » : sa messagerie a déjà refusé un de nos e-mails. Vérifiez l'adresse sur sa fiche avec lui ;
• « l'envoi a échoué » : un incident technique, réessayez plus tard.

Le questionnaire attend alors votre client dans son espace client, onglet « Questionnaires ». Exception : quand son adresse refuse nos e-mails, il ne reçoit pas non plus le code de connexion à son espace client ; corrigez d'abord l'adresse avec lui. Une fois l'adresse corrigée ou les 24 heures écoulées, cliquez sur « Renvoyer le lien ».

Si l'e-mail est bien parti mais que votre client ne le trouve pas : il arrive à votre nom ; demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables, et vérifiez l'adresse sur sa fiche.

5. Envois automatiques

Un envoi automatique part sans que vous ayez à y penser : à chaque nouveau client, ou pour une prestation précise. Le moteur passe toutes les 5 minutes.

Envoi automatique du questionnaire à chaque nouveau client

Dans l'éditeur du questionnaire, activez « Envoyer automatiquement à chaque nouveau client, dès la confirmation de son premier rendez-vous (recommandé) ». Ce réglage vaut pour tous vos motifs :

• votre nouveau client reçoit le questionnaire dans les minutes qui suivent la confirmation de son rendez-vous, qu'il ait réservé en ligne ou que vous ayez ajouté le rendez-vous dans votre agenda ;
• une relance part la veille de la séance s'il ne l'a pas rempli ;
• les clients déjà venus ne le reçoivent pas ;
• seuls les rendez-vous pris après l'activation sont concernés : les rendez-vous déjà dans votre agenda ne le reçoivent pas d'un coup ;
• un rendez-vous en attente de votre validation ou d'un paiement ne le déclenche qu'une fois confirmé.

Sous l'interrupteur, l'éditeur rappelle aussi les autres envois automatiques de ce questionnaire, réglés sur vos motifs.

Pour une prestation précise

Ouvrez Paramètres > Gestion des RDV > Motifs de consultation, puis le motif (le crayon), section « Envois automatiques (facultatif) », et cliquez sur « Ajouter un envoi automatique (facultatif) ». Pour un nouveau motif, enregistrez-le d'abord. Vous réglez :

• « Envoyer » : un questionnaire, ou un document de « Mes documents » (votre livret d'accueil, vos conditions, un contrat…) ;
• « Quand » : « Dès la confirmation du rendez-vous », « Quelques jours après la réservation », « Quelques jours avant la séance » ou « Quelques jours après la séance », avec le nombre de jours (30 au plus) ;
• « Pour qui » : « Au premier rendez-vous du client », « À chaque rendez-vous », ou « Si le client ne l'a pas rempli depuis… » un nombre de mois (de 1 à 36). Pour un document : « Si le client ne l'a pas reçu depuis… » ;
• pour un questionnaire envoyé avant la séance, la case « Relancer la veille du rendez-vous si le questionnaire n'est pas rempli ».

Cliquez sur « Ajouter » : l'envoi automatique est enregistré tout de suite, sans attendre le bouton d'enregistrement du motif. Chaque envoi automatique a son interrupteur pour le suspendre, une corbeille pour le supprimer, et indique combien d'envois il a faits. Un cabinet compte 50 envois automatiques au plus.

Un envoi automatique fonctionne aussi pour une séance collective : chaque participant inscrit sur le motif le reçoit.

Le détail des moments

• « Dès la confirmation du rendez-vous » : dans les minutes qui suivent la confirmation, pour les rendez-vous pris après l'activation de l'envoi.
• « Quelques jours après la réservation » : N jours après la prise du rendez-vous, s'il est toujours confirmé et que la séance n'a pas encore eu lieu. Choisissez un délai plus court que l'écart habituel entre la réservation et la séance : sinon, rien ne part.
• « Quelques jours avant la séance » : dès que la séance entre dans les N jours qui viennent. Les rendez-vous déjà pris sont concernés : en activant l'envoi, ceux qui ont lieu dans les N prochains jours le reçoivent aussitôt.
• « Quelques jours après la séance » : N jours après une séance confirmée ou effectuée. S'il n'a pas pu partir dans les 2 jours qui suivent, il ne part plus.

Un envoi « Dès la confirmation du rendez-vous » ou « Quelques jours après la réservation » suspendu puis réactivé repart de zéro : il ne rattrape pas les rendez-vous pris pendant qu'il était suspendu.

La relance la veille

• Elle concerne les questionnaires envoyés automatiquement, avec la relance cochée. Un questionnaire envoyé à la main n'est pas relancé : utilisez « Renvoyer le lien ».
• Elle part une seule fois, la veille de la séance (entre 36 et 12 heures avant), si votre client n'a pas encore envoyé ses réponses.
• Elle ne part pas si le questionnaire a été envoyé moins de 24 heures plus tôt, ni si votre client est en train de le remplir (il y a enregistré quelque chose dans les 2 dernières heures).
• L'e-mail s'intitule « Petit rappel : votre questionnaire pour {Votre nom} ». Il contient un nouveau lien : celui du premier e-mail ne fonctionne plus. Ce que votre client avait commencé est conservé.
• La relance ne compte pas dans la limite de 5 e-mails par client.

Envoyer automatiquement un document de « Mes documents »

Seuls les documents rangés dans « Mes documents » peuvent partir automatiquement : le même document part chez tous vos clients concernés, il ne doit donc contenir aucune information sur l'un d'eux. Pour ranger un document dans « Mes documents », voir Écrire à un client et lui envoyer un document.

Le document est déposé dans l'espace client de votre client, comme lorsque vous l'envoyez depuis l'onglet Messages de sa fiche, et un e-mail l'en prévient, sans pièce jointe.

Si le document sort de « Mes documents » (supprimé, rattaché à un client ou rendu public), l'envoi automatique se désactive et le propriétaire du cabinet reçoit la notification « Envoi automatique désactivé ». Rangez le document de nouveau dans « Mes documents », puis réactivez l'envoi dans les réglages du motif.

Exemple : une prestation par écrit

Pour une prestation par écrit, sur le motif concerné :

1. un premier envoi automatique, document (votre contrat, rangé dans « Mes documents »), « Dès la confirmation du rendez-vous », « À chaque rendez-vous » ;
2. un second envoi automatique, questionnaire, « Quelques jours après la réservation », avec le nombre de jours de votre choix.

Le questionnaire ne part que si la date de votre réponse n'est pas encore passée : choisissez un délai plus court que l'écart entre la réservation et cette date.

Quand rien ne part

• Le rendez-vous n'est pas confirmé, a été annulé ou supprimé.
• Le client n'a pas d'adresse e-mail.
• Ce questionnaire a déjà été envoyé pour ce rendez-vous, à la main ou automatiquement : jamais de doublon.
• « Au premier rendez-vous du client » : le client a déjà un rendez-vous plus ancien.
• « Si le client ne l'a pas rempli depuis… » : il l'a rempli dans la période choisie.
• L'envoi automatique est suspendu, le questionnaire a été retiré, ou le document n'est plus dans « Mes documents ».
• Votre essai gratuit est terminé sans abonnement (section 11), ou votre cabinet est paramétré sans données de santé.

6. Ce que voit votre client

Votre client ouvre le lien de l'e-mail, sans mot de passe, sur son téléphone ou son ordinateur :

• en haut, votre titre, votre texte d'introduction et la durée estimée ;
• la case d'accord, si vous l'avez activée ;
• une section par écran, avec « Étape 1 sur 4 » et une barre de progression, puis « Suivant » et « Précédent » ;
• les questions obligatoires marquées d'un astérisque ;
• en bas, une mention qui lui indique à qui ses réponses sont destinées, où elles sont hébergées et comment exercer ses droits, avec un lien vers la politique de confidentialité de votre site quand il est publié.

Ses réponses sont enregistrées au fur et à mesure : il peut s'arrêter et reprendre plus tard, avec le même lien ou depuis son espace client. Il les envoie avec le bouton « Envoyer à {votre nom} » et lit « Merci, vos réponses ont bien été envoyées à … ». Il ne peut plus les modifier ensuite. Le lien affiche alors « Vous avez déjà envoyé ce questionnaire. Merci ! », jamais ses réponses.

Dans son espace client (il s'y connecte avec un code reçu par e-mail), l'onglet « Questionnaires » liste :

• les questionnaires « À remplir », avec leur date limite, la mention « Commencé » le cas échéant, et le bouton « Remplir » ;
• ceux qu'il a envoyés, avec « Relire mes réponses ».

Un questionnaire expiré ou annulé n'y figure plus.

Tant qu'il n'a pas envoyé ses réponses, vous ne voyez rien : un questionnaire en cours de remplissage reste privé.

Dès que vous créez votre premier questionnaire, la politique de confidentialité de votre site comporte une rubrique « Questionnaires ».

7. Lire les réponses

Être prévenu

Dès qu'un client envoie ses réponses, vous recevez la notification « Questionnaire rempli » : « Un client a rempli votre questionnaire « … ». Ouvrez sa fiche pour lire ses réponses. » Ni son nom ni ses réponses n'y figurent.

Elle arrive dans l'application et par e-mail. Vous pouvez la régler dans Paramètres > Vos notifications, ligne « Questionnaire rempli » (App ou Email ; pas de SMS). Elle va au praticien du rendez-vous lié, sinon à la personne qui a envoyé le questionnaire. Un questionnaire rempli en séance ne déclenche pas de notification.

Où lire les réponses

• Sur la fiche du client, onglet « Questionnaires » > « Lire les réponses ».
• Sur le rendez-vous lié, section « Questionnaire » : « Questionnaire « … » : reçu le … ».
• Dans Clients > Questionnaires > « Envois et réponses », pour tous vos clients.

Les réponses s'affichent avec les questions exactes qui ont été envoyées, la date de réception, le numéro de version des questions et, si la case d'accord était activée, la date et le texte de l'accord. Elles ne se modifient pas : vos propres remarques vont dans vos notes.

Comparer avec la fois précédente

Quand votre client a déjà rempli le même questionnaire, l'interrupteur « Comparer avec la réponse du … » apparaît. Activé, il marque « Modifié » les réponses qui ont changé, avec la réponse précédente en dessous (« La fois précédente : … »), et indique combien de réponses ont changé. Seules les questions présentes dans les deux versions sont comparées. C'est l'usage typique du modèle « Où en êtes-vous ? », envoyé avant chaque séance de suivi.

Télécharger les réponses en PDF

« Télécharger les réponses (PDF) » produit un PDF marqué « Confidentiel » : le nom du client, la date de réception (« rempli en séance » le cas échéant), la version des questions, l'accord, puis les questions et les réponses. Il est généré à la demande et n'est jamais conservé par Merci Solange. Il contient des données personnelles : rangez-le en lieu sûr.

Les émojis et les caractères d'alphabets non latins peuvent ne pas s'afficher dans le PDF ; à l'écran, ils s'affichent normalement.

Supprimer les réponses

Dans le menu « … » de la ligne, « Supprimer les réponses » : à faire quand votre client retire son accord ou vous le demande. Les réponses sont effacées définitivement ; l'envoi reste dans l'historique, avec la mention « Réponses supprimées ».

8. Remplir avec votre client, en séance

Pour un client qui n'a pas pu le faire avant de venir, ou qui n'a pas d'adresse e-mail, cliquez sur « Remplir avec mon client », depuis sa fiche (onglet « Questionnaires ») ou depuis le rendez-vous. Choisissez le questionnaire, puis « Commencer ».

• Vous remplissez ensemble à l'écran ; les réponses s'enregistrent au fur et à mesure.
• Si le questionnaire demande l'accord du client, c'est à lui de cocher la case.
• « Enregistrer les réponses » termine. Aucun e-mail n'est envoyé, aucune notification ne part.
• La ligne porte la mention « rempli en séance ». Si votre client a une adresse e-mail, il peut relire ses réponses dans son espace client.

Terminez dans la foulée : une saisie fermée avant « Enregistrer les réponses » ne se reprend pas, et elle est effacée au bout de 24 heures.

9. Qui voit les réponses dans votre cabinet

Les questionnaires et les réponses appartiennent au cabinet : tous ses membres y ont accès, selon leur rôle.

Mode assistance. Quand l'équipe Merci Solange se connecte à votre compte pour vous aider, elle peut voir vos questionnaires et l'état de vos envois, mais jamais les réponses de vos clients. Elle ne peut pas non plus télécharger un PDF ni remplir un questionnaire en séance, et un export de données fait dans ce mode ne contient pas les réponses.

10. Rendez-vous annulé ou supprimé, client supprimé

• Rendez-vous annulé, par vous ou par votre client : le questionnaire lié qui attendait une réponse est annulé, le lien cesse de fonctionner, et ce que votre client avait commencé est effacé. Les réponses déjà reçues restent sur sa fiche.
• Rendez-vous supprimé : même chose. Les réponses déjà reçues restent sur la fiche du client, sans être rattachées à une séance.
• Client supprimé : ses questionnaires en attente sont annulés, et les réponses qu'il avait envoyées sont effacées définitivement, avec sa fiche.
• Questionnaire non rempli : il ne bloque jamais le rendez-vous, qui a lieu normalement.

11. À la fin de l'essai gratuit

Si votre essai se termine sans abonnement :

• les envois automatiques et les relances s'arrêtent ;
• vous pouvez toujours lire les réponses et télécharger les PDF ;
• vous ne pouvez plus créer, modifier ni envoyer de questionnaire : « Votre période d'essai est terminée. Abonnez-vous pour continuer à utiliser cette fonctionnalité. » ;
• vos clients peuvent encore remplir les questionnaires déjà envoyés, jusqu'à l'échéance de leur lien.

12. Confidentialité et responsabilité

Vous choisissez librement vos questions, et vous êtes responsable de ce que vous demandez à vos clients. Si vous les interrogez sur leur santé :

• gardez la case d'accord activée (elle l'est par défaut) ;
• limitez-vous à ce qui est utile à votre accompagnement ;
• ne leur demandez ni de recopier ou de transmettre des éléments de leur parcours de soins (ordonnances, résultats d'analyses, comptes rendus), ni leur numéro de sécurité sociale ;
• supprimez les réponses d'un client qui retire son accord.

De son côté, Merci Solange :

• chiffre les réponses de vos clients, hébergées en France ;
• ne les envoie jamais par e-mail, ni dans une notification, et ne les transmet jamais à une intelligence artificielle, assistant compris ;
• ne permet pas à l'équipe de les consulter, même lorsqu'elle vous aide en se connectant à votre compte ;
• ne vous montre rien tant que votre client n'a pas envoyé ses réponses, et efface son brouillon quand le lien expire ou que l'envoi est annulé ;
• les inclut dans l'export de vos données (section 14).

Les règles complètes figurent à l'article 6.2 ter des conditions générales d'utilisation.

13. L'assistant et les questionnaires

Depuis l'entrée Assistant du menu, vous pouvez demander : « Prépare-moi un questionnaire de première séance pour la sophrologie, avec un volet sommeil ». L'assistant vous propose le questionnaire dans une carte : rien n'est créé tant que vous ne l'avez pas confirmé. Une fois confirmé, il est rédigé (ou repris du modèle de votre discipline, si vous le demandez) et le bouton « Ouvrir » l'affiche dans l'éditeur, pour que vous le relisiez avant de l'envoyer.

L'assistant ne lit jamais les réponses de vos clients, et il n'envoie pas de questionnaire à votre place. Pour savoir qui a répondu, ouvrez Clients > Questionnaires > « Envois et réponses ».

14. Exporter vos questionnaires et les réponses

L'export de vos données (Paramètres > Export, catégorie « Mes clients et rendez-vous ») contient un dossier questionnaires :

• data.json : vos questionnaires, y compris ceux que vous avez retirés, et les réponses reçues ;
• reponses.csv : pour chaque questionnaire reçu, une ligne par question (client, questionnaire, version, date de réception, section, question, réponse), à ouvrir dans Excel, Numbers ou Google Sheets.

Seules les réponses envoyées par vos clients y figurent : jamais un questionnaire en cours de remplissage ni des réponses supprimées. Voir Exporter mes données.

Questions fréquentes

Combien de questions peut contenir un questionnaire ? Jusqu'à 150 questions, réparties en 20 sections au plus. Gardez un œil sur la durée estimée affichée dans l'éditeur : un questionnaire court est rempli plus volontiers.

Quels types de réponse puis-je proposer ? Sept : réponse courte, réponse longue, oui / non, un seul choix, plusieurs choix, échelle de 0 à 10 et date (voir la section 2).

Mon client n'a pas reçu l'e-mail. Regardez la ligne du questionnaire sur sa fiche : si l'e-mail n'est pas parti, elle en donne la raison (voir « Votre client n'a pas reçu le questionnaire », section 4). S'il est parti, demandez à votre client de regarder dans ses courriers indésirables et vérifiez son adresse. Le questionnaire l'attend aussi dans son espace client. Vous pouvez enfin « Renvoyer le lien ».

Mon client me dit que le lien ne fonctionne plus. Plusieurs raisons possibles : le lien a expiré, vous avez renvoyé le lien ou une relance est partie (seul le lien du dernier e-mail fonctionne), l'envoi a été annulé, ou le rendez-vous lié a été annulé. Cliquez sur « Renvoyer le lien », ou envoyez-lui de nouveau le questionnaire. S'il a déjà envoyé ses réponses, le lien le lui dit.

Puis-je envoyer un questionnaire à un client qui n'a pas d'adresse e-mail ? Pas par e-mail : ajoutez d'abord son adresse sur sa fiche. Sinon, remplissez le questionnaire avec lui en séance (« Remplir avec mon client »), ou imprimez-le vierge.

Mon client peut-il corriger ses réponses après les avoir envoyées ? Non, ni lui ni vous. Il peut les relire dans son espace client. S'il souhaite corriger une réponse, il vous le dit : notez-le, ou envoyez-lui de nouveau le questionnaire.

Un questionnaire non rempli bloque-t-il le rendez-vous ? Non. Le rendez-vous a lieu normalement : vous voyez simplement que le questionnaire est « en attente ».

Mon client recevra-t-il deux fois le même questionnaire ? Pas pour le même rendez-vous : un envoi automatique ne part pas si ce questionnaire a déjà été envoyé pour ce rendez-vous, même à la main. En revanche, avec « À chaque rendez-vous », il le reçoit avant chaque séance.

Puis-je poser des questions sur la santé ? Vous choisissez librement vos questions, sous votre responsabilité. Si vous le faites, gardez la case d'accord activée et limitez-vous à ce qui est utile à votre accompagnement (voir la section 12).

Puis-je récupérer un questionnaire retiré ? Non, aucun bouton ne le remet dans la liste. Les réponses déjà reçues restent lisibles sur la fiche de vos clients.

L'assistant peut-il résumer les réponses de mon client ? Non. Les réponses de vos clients ne sont jamais transmises à une intelligence artificielle : vous seul les lisez.

Je ne vois pas « Questionnaires » dans mon menu. Les questionnaires sont désactivés pour les cabinets dont le compte est paramétré sans données de santé, notamment les professions de santé réglementées. Le menu, l'onglet de la fiche client et la section du rendez-vous sont alors masqués, et les liens déjà envoyés ne fonctionnent plus. Pour en savoir plus, écrivez-nous depuis l'assistant.